San Francisco és Los Angeles között félúton fekszik Kalifornia állam hatodik legnagyobb városa, a több mint 450 000 lakosú Fresno (www.fresno.gov). A város több mint 3200 embernek biztosít munkát.

A kihívás

Az Egyesült Államok kormányhivatalának álláspontja szerint az államok megközelitőleg 20 000 városa és települése egy közös célért dolgozik: a közösség előzékeny és hatékony szolgálata, mely alkalmazkodik a meghatározott költségvetéshez, és nyitott marad a közösség igényei felé. Mint általában minden nagyvárosban, Fresno hivatalai is túlterheltek, miközben folyamatosan bizalmas információkat kezelnek. A legtöbb hivatalnak határidős, bizalmas dokumentumokat kell folyamatosan eljuttatnia belső és külső felhasználásra megbízható módon.

Például:

• A város anyagi erőforrásainak biztosításához és szolgáltatási projektjeihez a beszerzési hivatal folyamatosan ajánlatkéréseket vagy más szerződéskötésekkel kapcsolatos dokumentumokat küld faxon, melyek egyenként akár 50 oldalasak is lehetnek, különböző lehetséges vagy már meglévő beszállítóknak.
• A lakosság megfelelő tájékoztatása érdekében a különböző városi rendezvényekkel, ügyekkel, és eredményekkel kapcsolatban a köztájékoztatásért és parkokért felelős hivatal hetente a helyi médiakapcsolatoknak időérzékeny bejelentéseket küld szét.
• A bűnözés hatékonyabb visszaszorítása érdekében a helyi rendőrség naponta, akár hétvégén is riasztásokat, körözéseket küld a többi bűnüldözési hatóságnak.

Mivel nagyon sok dokumentumon fontos az aláírás, és néhány címzettnek nincs internetelérhetősége, ezért Fresno továbbra is a faxkommunikációt használja. A probléma: a faxküldés hagyományosan megbízhatatlan, időigényes, költséges, és hiányoznak belőle a kiszámíthatóság és a bizalmasság feltételei. Az alkalmazottak akár több mint napi egy órát faxolással töltenének. "Legyilkolta a termelékenységet" - nyilatkozta a kérdéssel kapcsolatban Raj Nagra vezető hálózati mérnök, akinek a becslése szerint a város havi szinten mintegy 5700 faxot küld és fogad.

Továbbá a magasszintű, bizalmas dokumentumok akár órákon át is ott csücsültek a faxon érkezésük után, így bárki elolvashatta őket, ami kifejezetten a polgármesteri, a beszerzésért és a humán erőforrásokért felelős hivatalt érintette a legkényelmetlenebbül. "Ott volt a lehetősége bárkinek, hogy a bizalmas faxokat olvasgassa, ha a címzett éppen nem akkor ment a faxhoz, amikor neki jött üzenet." Egy ERP bevezetésének keretében a város megbízott egy szakértőt, hogy kivizsgálja a felhasználói tapasztalatokat, és a javítási lehetőségeket a faxkommunikáció területén. A megoldásnak mindenképpen kompatiblisnek kellett lennie a már meglévő alkalmazásokkal , Oracle PeopleSoft ERP és Novell GroupWise e-mail. A költségvetés és a felhasználói hatékonyság követelményei is fontos szerepet játszottak a döntésben.

A megoldás

Mára a RigthFax már több éve alkalmazásban van Fresnóban, az alkalmazottak tapasztalatokkal teli mondhatják erről a gyors, megbízható elektronikus dokumentum kezelési megoldásról, hogy "Ez megy ... már mindenki ezt várja el." Minden városi alkalmazott, akinek van e-mail elérhetősége, azonnal és könnyen küldheti, fogadhatja, és menedzselheti a faxokat a RightFaxon keresztül. "A hivatalok és alkalmazottaik függnek attól, hogy a RightFax ott van és működik."

A város 1999-ben vette alkalmazásba a RightFaxot, és folyamatosan tartotta a lépést a fejlesztésekkel, szolgáltatásokkal. A hagyományos faxolással szemben a RightFax növeli a telefonvonal rendelkezésre állási idejét, és kényelmesebbé teszi a felhasználást a DID-val, vagyis a direkt betárcsázással. A városnak összesen 16 faxvonala van, 4 dedikált csak fogadó vonal és 12 küldésre és fogadásra is alkalmas vonal, melyet a terhelési igények figyelembevételével osztanak be. A hivatalok bármikor küldhetnek akár 12 vagy fogadhatnak 4, illetve 16 faxot egy időben, korábban csak egy egyidejű faxolásra volt lehetőségük. A város a RightFax Fax-On-Demand (igényalapú faxolás) megoldását is kiaknázza azáltal, hogy lehetőség van az üzleti engedélyek, városi engedélyek, adóbevallások és más formanyomtatványokra irányuló kéréseket automatikusan kezelni, azzal szemben, ami korábban akár többórányi munka volt az alkalmazottak számára.

"A RightFax segített az időt, a munkaerő-igényeinket csökkenteni az e-faxolás által, és ugye az adófizetők mindig örülnek a költséghatékonyabb hivataloknak."

A város már 400-at kiosztott 500 DID száma közül az alkalmazottak között. A megoldás növekvő népszerűségét figyelembe véve valószínűleg többre is szükség lesz. Régebben csak a beszerzésekért felelős hivatal küldött rajta keresztül 1000-nél több oldalnyi faxot havonta. Ahogy terjedt a rendszer híre, a RightFaxot egyre több helyen vették alkalmazásba, a rendőrségen és a köztájékozatáson is előszeretettel használják már. Igazából a számok mutatják legjobban a rendszer sikerét, a kezdeti felhasználók száma 50-ről mára már 600-ra duzzadt. A belső kommunikáció is nagy hasznát vette a megoldásnak, miután felismerték az alkalmazottak, hogy milyen egyszerű egy aláírt, hitelesített dokumentumot a hivatalok között szétosztani a RightFaxszal.

Eredmények

Költséghatékonyság

"A RightFax segít csökkenteni a faxolással töltött időt, és ezáltal csökken a munkaerőigény is, az adófizetők pedig minden megtakarításnak örülnek a közhivatalokkal kapcsolatban. Sok dokumentummal kapcsolatos folyamatot automatizáltunk, mely tovább csökkenti a szükséges időt és munkaerőt."

Sebesség

"Elmúltak már azok a napok, amikor valakinek ott kellett állnia a fax mellett, míg elment vagy megérkezett egy dokumentum, az alkalmazottak most már többet tudnak koncentrálni a fő feladataikra. Mikor többoldalas faxot kell küldened, akár 1000 címzett felé egyesével, az napokig is eltarthat, a RightFaxszal ez a munka elvégezhető pár perc alatt."

Biztonság

Nem kell többé aggódni a bizalmas iratok kezelése, illetéktelenek kezébe jutása miatt, a RightFax Fax Engedélyezési Rendszerének köszönhetően az illetékesek saját számítógépükre kapják a bizalmas dokumentumokat, amit ott már úgy kezelnek, ahogy szeretnének.

További információ a RightFax magyarországi disztribútoránál, a Comfort-NETshare Kft-nél, vagy a www.captaris.com oldalon található.