Miközben az Office alkalmazásai - a vásárlói igényeknek megfelelően - a teljesítmény és egyéb képességek szempontjából is jelentős fejlődésen mentek keresztül, az alapvető felhasználói felület közel 20 éven át tulajdonképpen változatlan maradt. A Microsoft Office Word 2003 eszköztára gyakorlatilag ugyanúgy néz ki, mint az 1998-as Word 2.0 verzióé. Az eszköztár 1997-es bevezetése óta az új felhasználói felület jelenti majd a legnagyobb látható változást az Office alapalkalmazásainak működésében.

A Microsoft újságírók számára fenntartott weboldalának (PressPass) munkatársa interjút készített Julie Larson-Greennel, a Microsoft Office felhasználói élményért felelős csoport programmenedzserével, aki beszámolt az új felhasználói felülettel kapcsolatos újdonságokról, valamint elmondta, hogy mindez miként teszi lehetővé az infómunkások számára a hatékony munkavégzést

• Miért döntött úgy a Microsoft, hogy az Office számára új felhasználói felületet kell kialakítani?

Larson-Green: Vizsgálataink szerint az emberek igen elégedettek az Office jelenlegi verziójával, és ebben nagy szerepet játszott az is, hogy az évek során egységes maradt a felhasználói felület. Amikor a számítógépek még újdonságot jelentettek, és az emberek épp csak ismerkedtek a használatukkal, nagy segítséget jelentett, hogy a Microsoft Word, az Excel és a PowerPoint külsőben is nagyon hasonlított egymásra. Az idő múltával azonban, miközben újabb és újabb szolgáltatásokat építettünk be a programokba, a felhasználók számára egyre nehézkesebbé vált előkeresni a termékben használni kívánt funkciókat. A Word 1.0 verzióban körülbelül 100 parancs volt, és a menükön végighaladva látható volt minden lehetőség. A Word 2003 azonban több mint 1500 parancsot tartalmaz, és ezek között sok olyan van, amely nehezen található meg. Ez egyike azoknak az alapkérdéseknek, amelyekre az új felhasználói felület választ ad.

• Milyen célokat tartottak szem előtt az új felhasználói felület kialakításánál?

Larson-Green: Négy alapvető tervezési célunk volt. A legfontosabb, hogy a felhasználók könnyebben megtalálhassák a szükséges funkciókat, és egyszerűbben használhassák azokat. Ennek megfelelően nekiálltunk, hogy a felhasználó szempontjából, tehát "eredményközpontú" módon gondoljuk át a felhasználói felülettel kapcsolatos tennivalókat, szemben a fejlesztőkre jellemző "funkcióközpontú" vagy "parancsközpontú" megközelítéssel. Ennek révén a felhasználók arra összpontosíthatnak, hogy mit kívánnak elérni, és nem annak a mikéntjére. Az így kapott eredményeket "galériákba" rendeztük, így például nem kell megtanulni azt, hogyan kell árnyékot hozzáadni egy elemhez, vagy milyen képarányt, hány százalékos szürkét kell használni, hanem az ember egyszerűen azt mondja: "Hm, ez jó lesz", kiválasztja, rákattint, és már ott is van a dokumentumban. Egyszóval vizuálisabbá válik a használat.

A tervezésnél a második elv az volt, hogy a felhasználó munkaterületének növelése érdekében áttekinthetőbbé tegyük a felhasználói felületet. Ez azt jelenti, hogy a felhasználói felület maga a háttérben marad - nincsenek előugró ablakok ott, ahol az ember éppen dolgozni próbál, nem jelenik meg eszköztár, ha képet illesztünk be, és nem nyílnak meg automatikusan munkaablakok. Nem csupán arról van szó, hogy annak a dokumentumnak, melyen épp dolgozunk, a képernyőn látható legfontosabb dolognak kell lennie, hanem megpróbáltuk egyúttal a felhasználó számára a kezelést kiszámíthatóbbá tenni.

A következő tervezési alapelv mögött az az igény állt, hogy a felhasználók könnyebben megtalálják a kívánt eredmény eléréséhez szükséges funkciókat. Ennek érdekében az új felhasználói felületet az elvégzendő feladatok szerint rendeztük, mindent eltávolítottunk belőle, ami nem a dokumentumok készítéséről szól, az ilyen funkciókat kivettük a dokumentumkészítési munkaterületről, míg a tartalomkészítési szolgáltatásokat feladatok szerint csoportosítottuk. A PowerPoint használatánál jelenleg az összes parancs bármikor elérhető, ugyanazon a szinten. Bár ennek megvannak a maga előnyei, de több ezer parancs elérhetősége esetén egyszerűen túl sok minden van egyszerre a képernyőn. A munkakörnyezet-függővé alakítás következtében csak az adott feladathoz tartozó funkciók láthatók, így a felhasználó is könnyebben átlátja, hogy milyen szolgáltatásokat nyújt a termék.

A tervezésnél követett negyedik elv a dokumentum teljes életciklusának figyelembevétele volt. Az Office egyre több olyan folyamatot tartalmaz, amely nem csupán a dokumentumok készítésére vonatkozik, hanem az együttműködésre, a munkafolyamatokra és a vállalati dokumentumkezelésre is. Az ilyen funkciókhoz jelenleg nincs megfelelő hely a felhasználói felületen, ezért elhelyezésükhöz azt ki kellett alakítanunk.

• Össze lehetne foglalni a felhasználói felület legfontosabb újdonságait?

Larson-Green: Ahhoz túlságosan sok a funkció, hogy mindenről részletesen beszámoljak, de említek néhányat a legfontosabb újítások közül. A felhasználó szempontjából talán az egyik legjelentősebb rész az általunk "szalagnak" nevezett felület. Itt egy helyen találhatók a szerkesztői feladatokkal - a szöveges dokumentum, bemutató vagy táblázat készítésével - kapcsolatos parancsok. Ezentúl nem kell egy sor munkaablakot, menüt és eszköztárat áttekinteni, hiszen a parancsok egy helyen találhatók.

Egy másik funkció a "galériák" szolgáltatásai. A galériák vizuálisan jelenítik meg a dokumentumban használható formázási funkciókat anélkül, hogy a végrehajtáshoz külön-külön több elemet kellene beállítani. Ha például a margót akarjuk szélesebbre vagy keskenyebbre, feljebb vagy lejjebb állítani, megnyithatunk egy galériát, ahol képi formában azonnal látható, hogyan fog kinézni, és nem egy párbeszédpanelen kell egy csomó dolgot megváltoztatni. A galériák sok esetben "élő mintát" fognak bemutatni, így még a művelet végrehajtása előtt pontosan látható, hogy a dokumentum hogyan fog kinézni - így könnyebb kísérletezni. Olyan egyszerű esetekben például, mint a betűtípus megváltoztatása, meg lehet tenni azt, hogy a dokumentumban kijelöljük a szöveget, majd felmegyünk a betűtípus legördülő menüjébe, és a menüben haladva párhuzamosan látjuk a dokumentumban a betűtípus változását, még a kívánt beállítás végrehajtása előtt. Így könnyebb a megfelelő megjelenésű dokumentumot létrehozni. Az ilyen élőképes galériák a termékben szinte mindenütt megtalálhatók. Olyan ez, mint amikor vásárlás előtt ki lehet próbálni a dolgokat, és ezzel számos lépés kiiktatható.

A jelenleg "szuper-eszközleírások" néven emlegetett szolgáltatás a súgó témaköreit újszerűen illeszti bele a termékbe. A felhasználók szempontjából a súgó témaköreivel kapcsolatos egyik legfontosabb probléma az volt, hogy nem ismerték a szolgáltatások leírásához, elmagyarázásához használt kifejezéseket. A szuper-eszközleírások az egy-egy paranccsal kapcsolatos információkat gyorsan elérhetővé teszik, közvetlenül a parancsnak a "szalagon" elfoglalt helyéről. Maga az eszközleírás általában elég információt biztosít a funkcióról annak használatához.

Egy másik szolgáltatás a "gyorsindítási eszköztár", melynek segítségével a felhasználói felület egy eszköztára - tetszőleges számú parancsot használva - az egyedi igényekre szabható. A felhasználó itt egy helyre gyűjtheti össze az általa gyakran használt parancsokat. A jelenleg "úszócska" néven emlegetett funkció olyan formázási eszköz, amely a leggyakoribb szövegformázási funkciókat kínálja a kijelölt szöveg felett "úszkáló" eszközlapon. Ezzel hatékonyabb a formázás, mert nem kell az egérrel a parancsterületig eljutni. Ha például éppen a képi eszközök vannak megnyitva, és a felhasználó észreveszi, hogy a címet félkövérré kellene tenni, az "úszó" használatával nem kell másik lapot megnyitnia a változtatáshoz.

• Az új felhasználói felület komoly tanulási folyamatot igényel majd a felhasználók részéről? Mire számít a Microsoft?

Larson-Green: Az új felhasználói felülettel kapcsolatban gyűjtött felhasználói adatok azt mutatják, hogy nem nagy léptékű a tanulási folyamat, így nem kell a hatékonyságban nagy fokú kezdeti visszaeséssel számolni. Ennek egyik oka, hogy az Office felhasználói élményének javítására szolgáló programban a leggyakoribb parancsok a "szalag" első lapjára kerültek. Az összegyűjtött felhasználói adatokból kiderült, hogy a felhasználók mely szolgáltatásokat használják a leggyakrabban, illetve milyen gyakran veszik ezeket igénybe, ezért az első lap teljes mértékben ismerős és megszokott lesz a felhasználók számára. Ránézésre tudni fogják, hogyan kell használni. És ami még jobb, hogy az új felhasználói felület segít felderíteni azokat a további széles körű szolgáltatásokat, amelyre gyakran szüksége lenne a felhasználóknak, de sokszor nehezen találják meg.

Mindemellett új oktatási módszereket is kínálunk. Az informatikai szakemberek számára például előzetesen testreszabható oktatási anyagokat és képernyőfelvételeket biztosítunk, annak érdekében, hogy igényeik szerint használhassák fel saját cégükön belül. Továbbá felhasználói oktató- és videoanyagokat is készítünk a termék használatával kapcsolatban. A programba beépített kompatibilitási mód lehetővé teszi, hogy a felhasználók a megszokott billentyűparancsokat használják. Ügyelünk arra, hogy a korábban a vállalatoknál használt beépülő modulok az új felhasználói felületben is elhelyezhetők legyenek egy kiegészítő lapon, így a beépülő modulok szerzői átdolgozhatják a modulokat, és azok a helyükre kerülhetnek az új felületen belül. A külsős szoftverfejlesztők és vállalatok új, összefoglaló panelek és a paneleken belül új területek hozzáadásával könnyen testreszabhatják a felhasználói felületet, vagy akár saját panellap-struktúrát is alkothatnak.

• Megtehetem azt, hogy frissítek az Office "12" verzióra, de megtartom a régi megjelenést és kezelési lehetőségeket?

Larson-Green: Nem, "klasszikus üzemmódot" nem használunk. Felmérést végeztünk a felhasználók körében azzal kapcsolatban, hogy miként segíthetnénk a számukra az átállást, és kiderült, hogy sokkal inkább egy továbbfejlesztett alkalmazást várnak tőlünk, mint a klasszikus üzemmód átalakítását. Nem csupán a felhasználói felületet terveztük át, hanem sok új szolgáltatást is beépítettünk az Office "12" verzióba. Ha mindezeket az új funkciókat megpróbáltuk volna a régi felhasználói felületen keresztül elérhetővé tenni, nem tudtuk volna megtartani a régi parancsközpontú modellt, és egyúttal megkönnyíteni a felhasználók számára az új funkciók megtalálhatóságát, ezért a merészebb megközelítés mellett döntöttünk.

• Mely alkalmazások fogják megkapni az új felhasználói felületet?

Larson-Green: A Word, az Excel, a PowerPoint, az Access és az Outlook tartalomkészítési részei, azaz a naptár, a levelezés és a kapcsolattartók kezelése. Fontosnak tartom megjegyezni, hogy az új felhasználói felület nem általános célú alkalmazásmodellt jelent. Nem helyettesíti minden alkalmazás esetében a menüket és az eszköztárakat. A menük és az eszköztárak használatával semmi baj nincsen. Csupán arról van szó, hogy a nagy teljesítményű tartalomkészítő alkalmazásainkban nagyon sok a parancs, ezért más megközelítést kellett alkalmaznunk, a parancsok megjelenítésének magasabb szintű módját.

• Miután az elmúlt három évben kifejezetten az Office "12" új felhasználói felületén dolgozott, mit talál benne a legizgalmasabbnak?

Larson-Green: Érdekes kérdés, és kicsit nehéz is rá választ adni, mert a munkatársaim és én magam is nagyon közel állunk ehhez a projekthez. Elképzelhetik, hogy mennyire örülök minden kutatásnak, újításnak és kreativitásnak, ami az új felhasználói felületbe beépült. A végeredmény hátterében a fejlesztők igen kemény munkája áll, akiknek legfőbb célja a felhasználók munkájának megkönnyítése. Mindazonáltal, a legizgalmasabbnak azokat a visszajelzéseket találom, amelyeket az új felhasználói felület tesztelésében részt vevő felhasználóktól kaptunk, miszerint a változás egyszerű, intuitív, és megkönnyíti munkájukat.