A toborzási portfólió hatékony összeállítása sokat tompíthat a fenti jelenségen, de még így is akadnak olyan esetek (például a kevés objektív előfeltételt támasztó pályakezdő pozíciók), amikor több száz jelentkező között kell megtalálnunk az igazit. Ha sok a pályázat, és a toborzási keretünk, valamint a vállalat HR-politikája megengedi, a pályázatok előszűrésére vegyünk igénybe külső segítséget! A toborzás és a kiválasztási folyamat első, előszűrési szakasza viszonylag kis kockázattal kihelyezhető, hiszen ekkor csak az objektív elvárásoknak való megfelelés ellenőrzését és a pályázóknak való visszajelzés feladatát adjuk át.

Ahhoz, hogy a megfelelő jelöltek megtalálását és a kiválasztás teljes lebonyolítását is nyugodt szívvel kihelyezhessük, bizalmi kapcsolatot kell kiépítenünk szolgáltató partnerünkkel, aki így a konkrét pozíció mellett szervezeti kultúránkat is megismerheti. Épp emiatt fontos, hogy megfelelő körültekintéssel válasszuk ki a tanácsadókat, akikkel hosszú távon együtt tudunk dolgozni. A szakember-közvetítők kiválasztásához támpontot nyújthat egy stabil szolgáltatási színvonalat és tisztességes üzleti magatartást garantáló szakmai érdekképviseleti szervezet ajánlása. Bármilyen szintű tanácsadói együttműködésről legyen is szó, fontos meggyőződni arról, hogy valóban minden pályázó kap visszajelzést, hiszen ennek elmaradása esetén cégünk megítélése szenved csorbát.

Hatékony előszűrés "házilag"

Ha a teljes "önéletrajzkupaccal" nekünk kell megbirkóznunk, érdemes hatékony előszűrési módszereket bevetnünk.

Sok vállalatnál megfigyelhető, hogy az önéletrajz alapján megfelelőnek tűnő pályázókat azonnal interjúra invitálják. Azután a személyes találkozás első perceiben kiderül, hogy például a jelentkező csak három hónap múlva tud kezdeni, és nem is beszél folyékonyan angolul. Az ilyen interjúkra való felkészülés, az udvariasságból végigbeszélgetett 10-15 perc értékes munkaidőt vesz el.

Telefonos vagy e-mailes előszűréssel könnyen elébe mehetünk az ilyen eseteknek: vegyük sorba azokat az alapvető szempontokat, amelyek a szakmai és képzettségi háttér mellett segítik a pályázóval kapcsolatos döntéshozatalt. Mikor tud munkába állni? Miért szeretne váltani? Vállalja-e a bejárást? Mennyi fizetésre tart igényt? Van-e tanulmányi szerződése, vállalati hitele? Mennyire aktív az önéletrajzban megjelölt nyelvtudása? Ha a kérdésekre kapott válaszokat elektronikus formában, optimális esetben valamilyen toborzási szoftverben rögzítjük, majd ennek alapján automatikus összesítő rangsort készítünk, már nagyobb az esélye, hogy a személyes interjúig valóban csak a potenciális jelöltek jutnak el.

A standard előszűréshez nem szükséges különösebb tapasztalat, így alkalmazásával értékes szakértői munkaidőt spórolunk meg.

Kiválasztási tudásbázis építése

Az interjú során koncentráljunk azoknak a kritikus kompetenciáknak a felmérésére, amelyek nélkül a pozíció nem tölthető be sikeresen. A vállalat és a feladatkör bemutatását szabjuk rövidre - az előszűrés során jelezhetjük a pályázóknak, elvárjuk, hogy felkészüljenek a "cégből".

Első körben mindenképpen strukturált interjút készítsünk! Az azonos kérdésekre adott válaszok alapján könnyebben összehasonlíthatók a jelöltek, és az interjúk értékelései is egyszerűbben rögzíthetők elektronikus formában. A jegyzetelés a kinyomtatott önéletrajzra rövid távon hasznosnak tűnik, de lássuk be, a papírra vetett benyomások már néhány hét múlva sem lesznek használhatók egy esetleges újabb keresés során.

Gondolkodjunk hosszú távon: ha az interjúalany az adott pozícióra nem felel meg, de személyisége, kompetenciái és szaktudása alapján később vagy más pozícióra értékes jelölt lehet, igyekezzünk ugyanolyan alapossággal interjúztatni őt. Ha az elhangzottakat egységes, visszakereshető formában rögzítjük, egy-egy új keresés esetén pályázói adatbázisunkban már előre "feldolgozott" jelöltek közül válogathatunk.

Ha több szakember foglalkozik a vállalatnál a munkaerő-felvétellel, a közös kiválasztási tudásbázisnak köszönhetően az interjúkra fordított energiából minden munkatárs profitál.

Rögzítsük az adatokat ésszerűen: nem kell mindig teljes körűen tárolnunk az interjún tett megfigyeléseinket. Koncentráljunk az információk "érték/idő" mutatójára: mérjük fel, hogy az információ ér-e annyit, mint amennyit a rögzítésére "költünk". A vállalati alapértékeknek nem megfelelő pályázók esetében tárolt "vétóértékű" információk rögzítésével a jelölttel később kapcsolatba kerülő kollégáknak értékes interjúidőt takarítunk meg.

Kiválasztási eszközök tárháza

A szinte minden munkaerő-felvétel során alkalmazott személyes interjú mellett a kiválasztási eszközök széles palettáját hívhatjuk segítségül a döntéshozatalhoz.

Ezek közül a Kiválasztási Központ (Assessment Center) a legkomplexebb, amelynek megrendezésére azonban a komoly szervezési, idő- és költségteher miatt csak viszonylag kevés esetben van lehetőség. Ennél gyakrabban fordulnak a hazai HR-szakemberek a különféle tesztelési technikákhoz.

A tesztszolgáltatók által kínált csomagok viszonylag nehezen összevethetők, és általában mind univerzális megoldással kecsegtetnek. Hogy megalapozottan válasszunk, ilyen jellegű eszköz első bevetésekor érdemes néhány pozícióra többféle tesztet kipróbálnunk, összevetve az azok alapján kapott értékelést saját benyomásainkkal.

Léteznek olyan tesztek, amelyek kizárólag a jelöltre koncentrálnak, és a leendő munkakörnyezettől, vállalati kultúrától, munkatársaktól függetlenül értékelik a pályázót. Épp ezért fontos, hogy a tesztek kiválasztásakor, hasznosságuk értékelésekor fókuszáljunk a gyakorlatra: figyelembe tudjuk-e venni a tesztelés során saját vállalatunk sajátosságait, egyedi elvárásait, tudjuk-e a teszt segítségével a jelölt kompetenciáit a leendő munkakörnyezet "szűrőjén" keresztül értékelni?

Munkaköri kompetenciaprofilok

Ha vállalatunknál a munkaerő-felvétel szervesen kapcsolódik a meglévő munkatársak fejlesztéséhez, a teljesítményértékeléshez és a karriertervezéshez, érdemes belevágnunk egy testre szabott kompetenciarendszer kidolgozásába.

A vállalati alapértékek mellett fel kell tárnunk az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges alapvető személyiségjegyeket, készségeket, képességeket, és ezeket egységes fogalmakkal kell leírnunk. Fontos, hogy a kompetenciákhoz könnyen értelmezhető és különbségtételre alkalmas értékelési skálát rendeljünk. Egy teljes körű kompetenciarendszer szinte minden HR-részterületen bevethető, de kidolgozása valóban munkaigényes feladat. Szerencsére nem kell nulláról indulnunk - egy színvonalas általános kompetenciakatalógusból szakértői segítséggel viszonylag rövid időn belül összeállíthatjuk a vállalatunkra jellemző munkaköri kompetenciaprofilokat.

A kiválasztás során a pályázók értékelése történhet e kompetenciák mentén: ez megkönnyíti a jelöltek összehasonlítását, és - amennyiben a szakmai vezetőket is kiképezzük a kompetenciák értékelésére - támpontot ad az interjúztatáshoz.

Ha a kompetenciaprofilokat és értékeléseket integrált HR-informatikai rendszerben tároljuk, a jelöltrangsorok összeállítása vagy egy interjúsegédlet létrehozása már nem jelent pluszmunkát.

A szervezés megszervezése

Bármilyen kiválasztási módszertant alkalmazunk, mindenképpen jelentős munkafeladatot és sok-sok adminisztrációt jelent az interjúk, tesztelések megszervezése, a döntések nyomon követése, a szakmai vezetők folyamatos tájékoztatása és a visszajelzés a pályázóknak.

Ezt a munkát a feladatok ismétlődő jellegének és az információk strukturáltságának köszönhetően kiválóan lehet informatikai eszközökkel támogatni.

Ne töltsünk el keresésenként órákat a pályázói listák bepötyögésével vagy a körlevelek, e-mailek kiküldésével - válaszszunk olyan toborzási szoftvert, amely szinte automatikusan elvégzi ezeket a "gépies" feladatokat! Fontos, hogy rendszerünk rendelkezzen beépített e-mail küldési lehetőséggel, hiszen ma már ez a pályázókkal való kapcsolattartás legelterjedtebb és leginkább költségkímélő módja.

Ha megvan az igazi...

Míg a kiválasztást a legtöbb HR-szakember tervszerűen, nagy odafigyeléssel végzi, gyakori jelenség, hogy pont a kritikus pillanatban "lazít a gyeplőn". Ha már megvan a kiválasztott (esetleg néhány) jelölt, ne engedjük "kisiklani a kezünkből"!

Természetes, hogy a felvételi döntés meghozatala sokszor heteket, hónapokat is igénybe vesz. De az is természetes, hogy a másik oldalon álló munkakereső számára minden bizonytalanságban eltöltött nap újabb megpróbáltatás. Ilyenkor kevés jelölt képes várni. Mi már úgy érezzük, letudtuk a keresést, ám a kiszemelt jelölt időközben rábólint egy kevésbé vonzó, de biztos állásajánlatra.

Tartsuk a lelket a legjobb jelöltekben, rendszeresen beszéljünk velük telefonon, egyeztessünk velük minél több konkrét részletet a munkával kapcsolatban! Így nekik rengeteg aggódást, magunknak pedig esetleg egy újabb több hónapos kiválasztási procedúrát spórolunk meg.