– Személyzeti vezetőként egy ekkora dolgozói állomány menedzselése, adminisztrálása – főleg akkor, ha ez dinamikusan bővül – bizonyára nem egyszerű feladat. Milyen informatikai megoldások támogatták a munkájukat az új rendszer bevezetése előtt?

– Az OBI 17 tagú áruházláncában, illetve az ezt támogató franchise-központban jelenleg, 2005 elején több mint 1300-an dolgoznak, ráadásul ez a létszám évről évre több száz fővel növekszik. Valóban elég komoly feladatot jelent a meglévő létszám megfelelő szolgáltatásokkal való ellátása, miközben gondoskodni kell a növekedést biztosító új dolgozók felvételéről, betanításáról és rendszeres képzéséről. Ez folyamatos kihívást jelent a humánerőforrás-gazdálkodás és bérszámfejtés területén dolgozóknak, de általában véve minden munkatársunknak, hiszen az áruházakat meg kell tervezni, fel kell építeni, be kell rendezni és vevőink elvárásainak megfelelően üzemeltetni. 2004-ben például 62 napon belül nyitottunk meg 4 új áruházat, s ez jelentős terhelést jelentett. Ami a szoftveres segítséget illeti: mielőtt bevezettük a Nexon bér- és humánügyviteli megoldását, a HR részére komolyabb informatikai támogatás nem állt rendelkezésre. Volt egy beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer, amely most is alapja az integrált megoldásnak, illetve egy másik bérszámfejtő alkalmazás, de ez utóbbival nem voltunk túlságosan elégedettek.

– Milyen elvárásokat támasztottak az új programmal, illetve szolgáltatóval szemben?

– Elsősorban a kiszolgálás minőségével és színvonalával kapcsolatban fogalmazódtak meg elvárásaink. Véleményem szerint az ügyfél minden szituációban szent, és ha problémája van, akkor azt illik megoldani. Ha ez nem így történik, akkor sérül a kiszolgálás színvonala. Minden cégnek vannak vevői – ha máshol nem, akkor a szervezeten belül –, akiket megfelelő színvonalon kell kiszolgálni. Például az összes kollégám „belső vevője" a HR-nek, hiszen mi bérszámfejtjük a fizetésüket, képezzük őket, egyengetjük a karrierjüket. Mindez kifelé is igaz, hiszen kereskedők vagyunk, így mindennap találkozunk a vevőinkkel. Ha pedig külső és belső vevőink megkövetelik tőlünk, hogy figyeljünk oda rájuk, akkor mi is elvárhatjuk beszállítóinktól, hogy figyeljenek az igényeinkre, legyenek érzékenyek a problémáink iránt. Ha ez nem így történik, akkor ebből levonjuk a megfelelő konzekvenciát. Sajnos nem mindig sikerült zöld ágra vergődnünk a korábbi szolgáltatónkkal, így aztán úgy döntöttünk, hogy megválunk tőle.

– Milyen egyéb indokokat sorakoztattak fel az új – ráadásul a korábbinál jóval nagyobb funkcionalitással bíró – rendszer bevezetése mellett?

– Nagyon fontos szempont volt számunkra, hogy az új megoldás integrálható legyen a már meglévő, illetve a jövőben bevezetésre kerülő informatikai rendszereinkkel. Egy HR-rendszeren belül a bérszámfejtés mindennek az alapja, hiszen onnan mennek ki az alapinformációk, a személyes és a béradatok. Ezt továbbgondolva olyan – a HR munkáját támogató – szolgáltatásokat is be akartunk vezetni, amelyek integrálhatók a bérszámfejtési megoldással. Mindez egybevágott azzal az elképzeléssel, hogy mi jó HR-t szeretnénk csinálni, jó szolgáltatói szeretnénk lenni munkatársainknak.

– Tehát az egyik céljuk az volt, hogy integrált HR-rendszereket vezessenek be. A másik oldalról – valamilyen vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódóan – beszélhetünk-e integrációs törekvésről?

– Igen, hiszen a pénzügyi oldalon SAP vállalatirányítási rendszer működik. Ebből adódik, hogy nemcsak „lefelé", a bérmodul irányába szeretnénk megvalósítani az integrációt, hanem „felfelé" is, amerre az információ tovább áramlik. Az SAP-val való kapcsolat megteremtése is része volt a projektnek, hiszen így a manuális bérfeladást automatikusra lehet cserélni. A korábbi munkahelyemen is tökéletesen működött ez a megoldás, ott hasonló szisztémában, szintén az SAP és a Nexon megoldását alkalmaztuk, s ezt a Nexon az OBI esetében is biztosítani tudta.

– Kicsit forgassuk vissza az idő kerekét! 2004 szeptemberében úgy döntöttek, hogy tendert írnak ki az új rendszer kiválasztása érdekében. Hogyan és az eddig említetteken túl milyen szempontrendszer alapján esett a választás a Nexonra?

– 2004 őszén alaposan körbenéztünk a piacon, majd tendert írtunk ki bérszámfejtő program bevezetésére és támogatására, illetve humánerőforrás-gazdálkodásunkat informatikai alapokra helyező integrált megoldás bevezetésére. A legfontosabb szempont az volt, hogy a rendszer képes legyen integráltan, moduláris elemekből felépülve összekötni több különböző szolgáltatást, így a bérszámfejtést, a teljesítménykiértékelés megalapozását, az emberek kiválasztását, a tréningrendszert, és egyfajta könnyen lekérdezhető információs bázist adjon a felső vezetés kezébe. Szintén fontos szempont volt a rendszerek integrálhatósága mellett a minőség. Ez utóbbival kapcsolatban korábbi munkahelyemen szintén nagyon pozitív tapasztalatokat szereztem a Nexonról, hiszen a működés zökkenőmentes volt. Ugyanakkor nem hagytuk figyelmen kívül az árat sem, de nem önmagában vizsgáltuk a kérdést, hanem az ár és az érték kapcsolatára koncentráltunk. Egy rendszer ugyanis lehet olcsó, amikor megvásároljuk, de azután a járulékos problémák mégis drágábbá teszik. Szóba került az SAP HR-moduljának bevezetése is, de az ma Magyarországon még nem biztos, hogy hasonló áron nyújtja azt a rugalmasságot, amit mi elvárunk egy ilyen megoldástól. Az apró részleteket is figyelembe vevő kiválasztási procedúra győztese a Nexon lett, amellyel november közepén meg is kötöttük a szerződést. Elsőként a nexONBÉR-t vettük meg, de jeleztük, hogy érdekel bennünket a nexONHR több modulja. Utólag bevallom, elég szűk határidőt szabtunk meg – ami a munkatársaim terheltségén is jól látszott –, hiszen a januári bérszámfejtést már a nexONBÉR-rel akartuk megcsinálni, ráadásul a HR-modulok iránti érdeklődésből végül egy második, a nexONBÉR bevezetésével párhuzamosan futó projekt született.

– Ezek szerint egy egyébként is nehéz időszakban, évzáráskor vezették be a nexONBÉR-t, ráadásul – az előzetes tervekkel ellentétben – mindjárt a nexONHR-rel együtt?

– Igen, pontosan ez volt a helyzet. Közösen elkészítettük a projekttervet, ami nagy terheket rótt mindkét félre, de tarthatónak tűnt, ezért mindkét fél elfogadta. Ezt követően megkezdődött a kollégák oktatása, illetve ezzel párhuzamosan az adatfelvitel, a rendszer bevezetése és az integrált kapcsolat megteremtése. Kisebb zökkenők előfordultak ugyan, de a projekt jól sikerült. Jó volt látni, hogy egyes rossz tapasztalatokkal ellentétben a Nexon szakemberei mindig elérhetők voltak. A nexONBÉR bevezetését Purcsi János, míg a HR-modulokét Hadnagy Tünde és Réti Marica vitte a Nexon részéről. Nemcsak szakmailag, de emberileg is nagyon elégedettek voltunk mindhármukkal, a projekt idején különösen a két hölgy szinte az OBI csapatának részévé vált, ami véleményem szerint nagyon pozitív dolog. Erre az erős egységre szükség is volt, hiszen decemberben szembesültünk vele, hogy az előző szolgáltató nem frissítette a 2004-re vonatkozó adó- és tb-rendszert. Ez a magatartás szerencsére nem lepett meg minket különösebben...

– Hogyan sikerült venni a váratlan akadályt? Milyen partnernek bizonyult ebben a helyzetben a Nexon?

– Jeleztük a problémát a Nexon szakembereinek, akik nagyon készségesek voltak, és azonnal segítő kezet nyújtottak. Rögtön megkezdtük az adatok új rendszerbe történő manuális feltöltését, ami jó pár napot vett igénybe. Ebben az időszakban a kollégáim nagyon le voltak terhelve. El kellett végeznünk a havi számfejtéseket, teljesíteni az APEH felé az adatszolgáltatást, miközben ismerkedtünk az új rendszerrel. Január 28-án – a közelgő adóhatáridő nyomása mellett – jeleztük a Nexonnak, hogy extra segítségre lenne szükségünk. Ekkor már sikeresen lezajlott a januári bérszámfejtés, viszont az éves adóbevallásban segítségre szorultunk. A Nexon részéről Purcsi úr jött el hozzánk, és megoldotta a feladatot. Fél nyolckor ugyan még három forint eltérést kerestünk, de végül megtaláltuk. Háromszor egyforintnyit tévedtünk elsőre, három dolgozónk bérszámfejtésénél. Így január 31-én este nyolc órakor elment az APEH felé a 2004-es bevallás, méghozzá hibátlanul.

– Miben lett az OBI élete más a Nexon megoldásainak bevezetése óta? Hozzájutnak-e például olyan információkhoz, amelyek eddig nem álltak rendelkezésre?

– Ha rövid választ szeretnék adni, azt mondanám, hogy az életünk sokkal könnyebb lett. A számunkra fontos információkat eddig is ki tudtuk szűrni, de ez jelenleg már sokkal egyszerűbb, átláthatóbb, kezelhetőbb. Miután korábban nem volt HR-rendszer, addig egy-egy információ kikeresése jelentős manuális munkát igényelt. Természetesen a HR-rendszert is fel kell tölteni, ami manuális adatbevitelt feltételez, de utána már gyakorlatilag gombnyomásra jön az információ. Ha például meg akarom tudni, hogy hány olyan jelöltünk van a hálózaton belül, aki ad abszurdum 3 nyelvvizsgával rendelkezik, és ezek között szerepel a svéd, akkor ezt pillanatok alatt lekérdezhetem. Korábban ez hosszú keresést jelentett volna. A mi stratégiánk része, hogy az új áruházainkban dolgozók egy részét meglévő alkalmazottaink közül válasszuk ki. Ennek nyilván több oka van: lehetőséget biztosítunk a karrierépítésre, illetve olyan embereket is foglalkoztatunk az új áruházakban, akik már jól ismerik az OBI-t. Márpedig ha első körben a belső jelölteket preferáljuk, ahhoz tudnunk kell, hogy kikből lehet válogatni. Ha például kiírunk egy áruháznyitást, akkor minden pozícióhoz tartozik egy profil, amely tartalmazza az elvárásokat. Most már képesek vagyunk arra, hogy az egyes profilokra nézve gyorsan meghatározzuk, kik lehetnek a megfelelő jelöltek.

– Kimondhatjuk, hogy ez a felgyorsult reagálóképesség stratégiai előnyt jelent a szervezet számára?

– Igen. Hatékonyabban, gyorsabban s ebből eredően olcsóbban és szervezettebben tudunk megfelelő embereket találni az áruházaink számára. A hatékonyság egyben azt is jelenti, hogy ha nem kell manuálisan keresgélni az emberek között, mert a szükséges információ 2 perc alatt rendelkezésre áll, akkor az így szabaddá vált napokat arra tudjuk felhasználni, hogy a konkrét kiválasztás jobb minőségű legyen, hogy valóban a legjobb embereket találjuk meg az adott pozíciókra. A nexONHR lehetővé teszi, hogy képesek legyünk belső jelölteket találni az adott pozíciókra. Összességében pedig elmondható, hogy dinamikus növekedésünket, az évi 300-350 dolgozó felvételét, képzését, karriertervezését, bérszámfejtését nagyon jól támogatja a Nexon megoldása.

– Mennyire volt könnyen megtanulható a rendszerek kezelése?

– Azt gondolom, hogy minden rendszernek más a logikája, más a gondolkodásmódja, így bizonyos szintű energiát mindenképpen felemészt a megtanulása. A konkrét tréningnapokat tekintve ez a nexONBÉR esetében 3, míg a nexONHR-nél 8 napot vett igénybe. Általánosságban azt mondhatom, hogy nem volt nehéz a betanulás, a kolléganőim egyébként szeretik a rendszereket, és elismerősen nyilatkoznak róluk. Sokféle információhoz hozzá lehet férni, számos lekérdezést lehet végrehajtani, látszik, hogy konzisztens szoftverekről van szó, amelyek rugalmasak, és a magyar viszonyokra lettek kitalálva.

– Az elmúlt hónapok után már rutinszerűen használják a rendszert. Milyen tapasztalatokat osztana meg másokkal, akik hasonló megoldás bevezetése előtt állnak?

– Nyilván minden cég saját maga ismeri legjobban az igényeit, így nem adnék tanácsot, csak azokat a kulcsfontosságú momentumokat fogalmaznám meg, amelyekre mi odafigyeltünk a sikeres projekt érdekében. Egyrészt legyen tisztában a vállalat azzal, hogy mire van szüksége, mit akar elérni, és ez hogyan illeszthető bele a vállalati stratégiába. A mi esetünkben például a vállalati kultúraváltás támogatásában is részt vesz az új rendszer. Ezenkívül nem szabad túl sokat vállalni egyszerre, és nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő partner kiválasztására. Számunkra a Nexon kiváló megoldást nyújtott, ráadásul a váratlan és kritikus pillanatokban eddig jó választásnak bizonyult.

– A fokozatosság jegyében milyen bővítési terveket szőttek az elkövetkezendő időszakra?

– Első körben – egyelőre még konkrét bevezetési időpont nélkül – bővíteni szeretnénk a nexONHR funkcionalitását, méghozzá a karrier- és utódlástervezési modullal. Azt is szeretnénk megvalósítani, hogy felületeink a világhálón keresztül szintén elérhetők legyenek, vagyis képesek legyünk arra, hogy az internetről – a megfelelő jogosultságok ellenőrzése után – a belső hálózatra lépve felvihessünk, lekérdezhessünk, módosíthassunk adatokat. Úgy látjuk, hogy a Nexon eddig be nem vezetett megoldásai komoly fejlődési lehetőséget jelenthetnek számunkra a jövőben.

Kapcsolódó webcímek:

http://www.nexonber.hu
http://www.nexon.hu

***

A Nexon – Magyarország vezető humánügyviteli szolgáltatója


A Nexon 1989-ben három fővel alakult, és együtt fejlődött a rendszerváltó Magyarországgal. Napjainkban a hazai humáninformatikai megoldások piacvezető szolgáltatója, ma tíz magyarországi telephelyén 2400 ügyfél és több mint 1 millió munkavállaló igényeit szolgálja ki. A Nexon 1996 óta rendelkezik ISO 9001-es minősítéssel, 2002-ben pedig – a szoftvertermékek kategóriájában elsőként – megkapta a legmagasabb szakmai felkészültséget elismerő Microsoft Gold Certified Partner címet.

A Nexon humánerőforrás-gazdálkodási rendszere, a nexONHR kifinomult eszköz a tudatos munkaerő-gazdálkodásban. Segít megalapozott döntéseket hozni a céggel kapcsolatban álló minden személyre vonatkozóan, legyen az alkalmazott vagy pályázó, és hozzájárul ahhoz, hogy a vállalatok humán tőkéjüket a legsikeresebben kamatoztathassák.

A Nexon bérügyviteli rendszere a nexONBÉR, amelynek különböző verzióival jelenleg több mint egymillió munkavállaló bérét számfejtik Magyarországon. A nexONBÉR integrálható többek között a Baan, az Exact, az MFG-Pro, az IFS-Avalon, a Microsoft Business Solutions Axapta és Navision, a ROSS, az SAP, a TÜSZ, a rEVOLUTIONS Iroda++ és a Zenit vállalatirányítási rendszerekkel. A program moduljai – munkaügy, OEP-ellátások, családtámogatás, Nexon általános lekérdezések és cafeteria – átfogó módon lefedik a bérügyvitel összes területét.