Az optimális megoldás: Alapértelmezettként menjen Multipart levél , + TEXT azoknak, akik kifejezetten azt kérték

Először is tisztázzunk néhány alapfogalmat!

TEXT formátum: Csak karaktereket és sortörést tartalmazhat. Nem lehet színeket, különböző betűméreteket, betűstílusokat (aláhúzott, vastag, dőlt, stb.) és képeket használni benne. A TEXT e-mail elkészítésére legalkalmasabb program a Jegyzettömb, angolul Notepad (Programok / Kellékek).

HTML formátum: A weblapok nyelvén készült, a weblapokon használható összes vizuális eszközt felsoroltatni képes formátum. Az elkészítése lehetséges valamilyen weblap szerkesztő programmal (Dreamweaver, Homesite, stb.), de a gyakorlottabbak a HTML kód megírásával készítik.

Multipart küldési mód: Az arra alkalmas levelezőprogram által elküldésre kerül mind a TEXT, mind a HTML verzió. Azon levelezőprogramok, amelyek képesek a HTML formátum megjelenítésére, a levélnek a HTML részét, az összes többi levelezőprogram, pedig a TEXT verziót jeleníti meg. Ez a küldési mód választ ad arra a dilemmára, hogy vajon mely formátumot tudják fogadni az egyes olvasók. (De nem oldja meg azt a kérdést, hogy melyiket szeretnék olvasni!)

Az alcímben megfogalmazott megoldás tehát azt jelenti, hogy aki kifejezetten a TEXT verziót kéri, annak küldjön azt, viszont mindenki másnak menjen a Multipart levél, és majd a levelezőprogramja azt a formátumot jeleníti meg, amelyiket tudja (Ha mindkettőt tudja, akkor a HTML-t jeleníti meg!).

MarketingSzoftverek megoldás: (www.marketingszoftverek.hu/mailmaster )

Amennyiben a hírlevél feliratkozó űrlapban szerepeltet egy rádiógomb párost, melynek alapértelmezettként megjelölt állása a "HTML formátumú levelet kérek", és másik állása a "Csak TEXT levelet kérek", akkor a levelek elküldésekor egy mozdulattal be fogja tudni állítani, hogy mindenki azt a formátumot kapja, amit a jelentkezéskor beállított, miközben aki HTML-t kért, de levelezőprogramja mégsem képes annak megjelenítésére, az az általa olvasható TEXT verziót fogja látni.

Milyen szempontokat mérlegeljen, ha mégis úgy dönt, hogy csak a TEXT vagy csak a HTML változatot szeretné elkészíteni és elküldeni?

Ha mégis úgy dönt, hogy nem szeretne energiát fordítani mindkét formátum elkészítésére, akkor a következő szempontokat érdemes mérlegelnie, mielőtt véglegesítené döntését:

Mi a célja a levéllel?

Ha levelének nem célja a márka építése, a cégről kialakult kép erősítése, hanem csak az információ eljuttatása, vagy ha Ön abban a speciális helyzetben van, hogy a márka építése már a megfelelő információ eljuttatásával is elérhető, akkor küldjön TEXT levelet. Ha a levélnek akár a legkisebb mértékben is célja a márka építése, az image erősítése, akkor küldjön HTML levelet!

Milyen közönségnek küldi a levelét?

Ha potenciális olvasótáborának zöme ingyenes levelezőrendszert (Freemail, Hotmail, stb.), vagy MS Outlook v Outlook Express programokat használ, bátran küldhet HTML levelet, el fogják tudni olvasni őket! Ha azonban olvasói nagy része a nagyvállalatoknál használatos levelezőrendszerek valamelyikét (MS Exchange, Lotus Notes) használja, akkor szinte kötelező a TEXT formátum. Honnan tudhatja meg, hogy mit használnak olvasói? Ismét a legegyszerűbb megoldás, ha megkérdezi tőlük, rögtön a feliratkozáskor.

Milyen a levél szerkezete?

Bizonyos esetekben a levél hossza és/vagy szerkezete lehetővé teszi, hogy TEXT formátum esetén is könnyen olvasható legyen, a legtöbbször azonban nagy segítség a HTML adta lehetőség a megfelelő tördelésre. Általában minél hosszabb egy levél, annál inkább szüksége van a könnyű olvashatóság érdekében a különböző kiemelések, sorszámozott listák, nagyméretű címek, keretes részek stb. használatára.

Attól, hogy jól hangzanak, még nem kell elhinni őket!

Segítségül a szempontok mérlegeléséhez az alábbiakban tisztázunk néhány - még a szakemberek szájából is - gyakran elhangzó félreértést:

·    Félreértés: A HTML levél jobban építi a márkát, mint a sima szöveges üzenet.
·    Az igazság: A HTML levél erőteljesebben formálja a márkáról kialakult képet - pozitív és negatív irányban egyaránt! Így csak akkor használja a HTML formátumot, ha azzal professzionális képet tud festeni cégéről! Egy HTML levél professzionális kialakítása néhány órás feladat egy szakembernek. Ha Ön nem az, megéri a feladatot szakemberre bízni!

·    Félreértés: A HTML-t sokáig tart letölteni a nagy képek miatt.
·    Az igazság:
o    (a) Nem muszáj a HTML levélnek képeket is tartalmaznia. Ha azért alkalmaz HTML formátumot, hogy levele könnyen "emészthető" legyen, lehet, hogy egy képet sem kell elhelyeznie benne (kereteket, különböző levélpapírra emléketető megoldásokat képek alkalmazása nélkül is meg lehet valósítani!).
o    (b)A megfelelő levélküldő szoftverrel történő levélküldés esetében a levélben található képek nem, csak a rájuk való hivatkozások kerülnek elküldésre, így azokat a felhasználónak nem kell mindenképpen letöltenie, csak akkor, ha meg is kívánja nyitni az üzenetet.

·    Félreértés: A HTML levélből nehezen "hámozható" ki a lényeg. Tele van figyelemelterelő elemekkel, amelyek megnehezítik a lényegi információ befogadását.
·    Az igazság: Attól függ, ki készíti, és hogyan. Mivel a HTML levélben valóban jóval több vizuális elemet lehet használni, a hozzáértés vagy az érzék hiánya elképesztő végeredményt produkálhat. A jó tipográfiával elkészített HTML e-mail pedig nemcsak, hogy nem zavaros, de könnyebb olvasni, mint TEXT változatát.

·    Félreértés: Ha Business to Business (B2B) piacon dolgozik, vagyis ha vállalatoknak értékesít, akkor címzettjei biztosan nem tudják elolvasni a HTML üzeneteit.
·    Az igazság: A vállalati levelezőrendszerek használata inkább a nagyobbakra jellemző. Kis és középvállalatok esetén a legelterjedtebb még mindig a MS Outlook és Outlook Express használata, melyek tökéletesen alkalmasak a HTML üzenet megjelenítésére, ráadásul egyre több ilyen vállalat használ szélessávú internet kapcsolatot, amely megint csak kedvez a HTML levélnek. A legjobb azonban ebben az esetben is megkérdezni a feliratkozókat, hogy tudnak-e HTML levelet fogadni. Aki egy MS Exchange vagy egy Lotus Notes mögött ül, és csak TEXT levelet tud fogadni, az nagy valószínűséggel tud erről.

·    Félreértés: A TEXT levél egyáltalán nem formázható.
·    Az igazság: A TEXT levélben jóval kevesebb lehetősége van a formázásra,azonban még így is marad elég eszköz arra, hogy olvasóinak emészthető szöveget küldjön el.

·    Félreértés: Ha az olvasók ki szeretnék nyomtatni az e-mailt, akkor a TEXT formátummal könnyebb boldogulni.
·    Az igazság: Ha a HTML levél szélessége nem haladja meg a 600 pixelt (képpontot), akkor kinyomtatva az sem lóg le a papírról. Másik technika a nyomtathatóság biztosítására, ha a szélesség meghatározásánál csak relatív méretezést használ (pl.: width="80%").

Végezetül egy jó tanács:

Bármilyen formátum mellett dönt is, feltétlenül küldjön saját magának különböző levelezőprogramokon használatos e-mail címeire egy-egy tesztlevelet, mielőtt a végső változatot elküldi listájára, és próbálja azt az olvashatóság szempontjából is szemügyre venni! Inkább tartson tovább egy levél elkészítése, minthogy olvasói az első pillantás után a lomtárba dobják!

Amennyiben további információra van szüksége a fentiekkel kapcsolatban, nyugodtan írja meg nekünk kérdéseit! (http://www.internet-marketing.hu/kapcsolat.html )

A témában további információkat talál a www.internet-marketing.hu weboldalon.