1.    A szövegformázás lehetőségével könnyebb jól olvasható, könnyen befogadható üzenetet készíteni.
2.    Az egyéb grafikai elemek használatával jól átvihető a levélbe a márkaimidzs. Míg a TEXT levél esetében "mindenkié ugyanolyan", addig egy jól elkészített HTML levél alkalmas a márkáról kialakult kép javítására, erősítésére.
3.    Mérhetőség. A HTML levél esetében a megfelelő e-mail marketing programokkal (mint amilyen a MarketingSzoftverek MailMaster is) lehetőség van a levélmegnyitások és a linkekre való rákattintások nyomon követésére.

A professzionális HTML levél elkészítésének alapelvei

Csak akkor készítse, ha azzal erősíti cége arculatát!

A web egyik alapszabálya, hogy amennyit az olvasó az Ön cégéből lát, azzal azonosítja a céget. Ha ez a cég hírlevele, akkor azzal. Az online megjelenés vagy hozzátesz az Önről kialakult képhez, vagy elvesz belőle. Ha már energiát fektet az internetes megjelenésre - és ebbe hírlevele is beletartozik - akkor legyen ez a megjelenés professzionális!

HTML sablonját készíttesse el szakemberrel!

Egy HTML sablon elkészítése egy profinak néhány óra munka. Ez Önnek néhány ezer, legfeljebb néhány tízezer forintjába kerül, viszont ez lesz az egyik legjobb befektetése! A levél tartalmának beillesztése egy professzionálisan elkészített sablonba nem igényel se túl nagy munkát, se túl nagy szakértelmet, azonban a minőség a legnagyobbak közé emeli cégét az olvasók szemében.

Nézzünk szembe a tényekkel. Az olvasók nagy része el sem olvassa a levelet, még akkor sem, ha ő kérte. Ha levelének külalakja nem sugall profizmust, lehet a tartalom bármilyen brilliáns, jó esély van rá, hogy mondandója soha nem ér célba. Ha viszont megfelelő a külalak, akkor azzal többszörösen is nyerhet: aki kész elolvasni a levelet, azt a profi külső jobban ösztönzi az olvasásra, aki meg úgysem olvassa el, az legalább megjegyzi magának, hogy "Hát ezek legalább nem amatőrök!"

Legyen következetes a külalakban!

Hírlevele nézzen ki mindig ugyanúgy, és képviselje azt a márkaarculatot, amit a témával kapcsolatos terméke, szolgáltatása képvisel. Ha egy előre elkészített HTML sablont használ, akkor ez nem fog különösebb erőfeszítést okozni, sőt, éppen ellenkezőleg!

Méret: ha kinyomtatják e-mailjét, ne lógjon le a papírról!

Az olvasók nagy része nem szeret a képernyőn olvasni. Ráadásul az elfoglalt emberek szeretik kihasználni idejüket azzal, hogy az érdekes vagy fontos leveleket maradék idejükben olvassák. Ez nem biztos, hogy gépközelben telik, így jó, ha levele könnyen nyomtatható. Ha HTML levele legfeljebb 550 - 600 képpont szélességű, akkor valószínűleg nem fog lelógni a papírról. Készítse el a levelet, küldje el saját magának, és nyomtassa ki. Ha elégedett az eredménnyel, jó esély van rá, hogy olvasóinak is tetszeni fog.
A háttérképek és háttérszínek nem kerülnek nyomtatásra!

Az elkészítés során legyen tisztában vele, hogy a képernyőn látható háttérképek és háttérszínek a legtöbb esetben takarékossági okokból nem kerülnek kinyomtatásra. Ennek lehetnek előnyei és hátrányai egyaránt. Ez újabb ok arra, hogy tesztelje levelét ilyen szemmel is, és elvégezze a szükséges módosításokat.

Tartalom: legyen következetes és logikus a levél felépítése

Mi minden levelünket a leiratkozási információkkal kezdünk, utána következik a levél címe, majd a tartalomjegyzék. A tartalomjegyzék ún. bookmark (könyvjelző) linkeket tartalmaz, hogy könnyű legyen a levélen belül navigálni. Ezután jön maga az aktuális téma jól tagoltan. A levelet a hasznos oldalak, kapcsolódó linkek jegyzéke, a következő szám tartalmának összefoglalója, és a részletes adatmódosítási és leiratkozási információk zárják. Bizonyos hírleveleinkben - mint pl. ez is - használunk egy oldalsó sávot - szigorúan jobb oldalon - az aktuális érdekességek és önreklámok elhelyezésére.

Nem szükséges ezt a sémát követnie, de fontos, hogy legyen egy jól átgondolt, az olvasók számára is könnyen átlátható, logikus szerkezete a levélnek, ami segít abban, hogy mindig tudják, hogy mit hol keressenek.

Tegye könnyen befogadhatóvá a levél tartalmát!