Egy ügykövető- és dokumentumkezelő rendszer bevezetése minden cég életében jelentős lépés, amely sok veszélyt is rejthet magában. Éppen ezért a kockázatok minimalizálására a Posta Biztosító először csak egy szűkített funkcionalitású rendszer bevezetését rendelte meg, azzal, hogy siker esetén a teljes projektet a Montana szakembereire bízza.

A Montana Rt. saját projektvezetési módszertanával, a Montana Quality segítségével a rendszerbevezetés első fázisában megvalósítandó dokumentumtárat a határidőn belül, két hét alatt átadta. December végére a 2. fázis keretében megvalósítandó ügy- és kötvénytár is elkészült. A Posta Biztosító sikeresnek minősítette a pilot projektet, így rövidesen indul a teljes rendszerbevezetés, mely - terveink szerint - közel 1600 embernapnyi ráfordítást jelent a Montana Rt. részéről.

A pilot projekt megvalósítása kb. 1000 munkaóra ráfordítással 1,5 hónap alatt készült el. A teljes rendszer kialakítása során a biztosító ügyviteli folyamatainak teljes körű támogatását kell megoldani. Erre 10 hónap áll rendelkezésre.

A Montana munkáját a Doc-Soft támogatta alvállalkozóként, amely a MonDoc-hoz integrálódó Ascent Capture megoldással valósította meg a papír alapú dokumentumok tömeges elektronizálását.

A Posta Biztosító a hazai biztosítási piac fiatal, és az egyik legdinamikusabban fejlődő szereplője. 2003-ban, az alapítás évében a társaság díjbevétele még csak 144 millió forint volt, amelyet 2005-ben már 16,5 milliárd forintra növelt. A Posta Biztosító a Magyar Posta Zrt. és a német, több mint százéves múltra visszatekintő Talanx AG, amely a német biztosítási piac harmadik legjelentősebb szereplője, összefogása által jött létre.

A pilot projekt keretében leszállított MonDoc alkalmazás lehetővé teszi a beszkennelt papír alapú dokumentumok és az elektronikusan érkező faxok, e-mailek gyors visszakereshetőségét, az ügyek elektronikus úton történő nyomon követhetőségét. A rendszer a Posta Biztosító biztosítástechnikai rendszereivel integráltan fog működni, és lényegében az ügyfélszolgálati és kárrendezési kollégák számára biztosít majd modern és rugalmasan alakítható ügyfélkapcsolati megoldást.

A folyamatosan bővülő dokumentumtár idővel elérheti a több százezres ügyiratállományt is. Egy ekkora rendszer stabil működtetése során kritikus fontosságú lehet egy megbízható keretrendszer kialakítása és működtetése. A MonDoc különlegessége, hogy önálló ügyirat-kezelési rendszert bevezetve lehetővé válik a vállalati belső, valamint a partnerek, ügyfelek ügyeinek automatizált követése, ami gyorsabb ügyintézést, és a vállalaton belüli folyamatok egyszerűsödését, ill. a költségek csökkentését is magában foglalja.

A Posta Biztosító a közös munka eredményeként az ügyfélszolgálati folyamatok hatékonyságának növelését várja. Reméljük, hogy a pilot sikere után rövidesen bevezetésre kerülő, teljes funkcionalitású MonDoc ügykövető- és dokumentumkezelő rendszer megfelel a Posta Biztosító magas elvárásainak.