A levelezőrendszerek kihívásairól tartott előadásában Hadnagy László, a Symantec kiemelt ügyfelek értékesítési menedzsere elmondta, hogy miközben az üzleti kommunikáció egyre nagyobb arányban folyik e-mailen, a kockázatok és kihívások is egyre nagyobbak. Példaként említett egy kutatást, amelyben a válaszadók többsége az üzenetkezeléssel kapcsolatos informatikai kihívások között a legnagyobb arányban az e-mailek tárolóhelyigény-növekedését és a kéretlen levelek okozta problémákat, illetve az elégtelen e-mail archíválást említették (Osterman Research, Inc., Messaging Security Market Trends, 2005-2008).

A szakember az üzemeltetési kihívások között említette még az e-mail szolgáltatás folyamatos elérhetőségét, a napi e-mail backup feladatok csökkentését, katasztrófák esetén a gyors visszaállíthatóságot, a vírusok és egyéb károkozó kódok elleni védelmet, a kéretlen levelek okozta forgalom csökkentését, a tárolókapacitások hatékony kezelését a növekvő e-mail mennyiségek mellett, a PST-k konszolidálását és a levelesláda-kvóták megszüntetését, illetve az azonnali üzenetküldő rendszerek jelentette kockázat kezelését.

Ugyanakkor az e-mail forgalom bizalmas kommunikációs tartalma miatt a levelezőrendszerek előtt üzleti kihívások is állnak. Hadnagy László szerint ezek az adatszivárgás, a peres ügyek jelentette kockázat és költség csökkentése, a szabályozói és vállalatkormányzási feladatok támogatása és az üzleti kritikus üzenetkezelő rendszerek rendelkezésre állása.

A sokrétű támadások és egyéb veszélyek miatt tehát a rendszeradminisztrátorok feladatai is igen összetettek: a legkevesebb adminisztrációs ráfordítással kell távoltartaniuk a „rossz” dolgokat, ugyanakkor megtartaniuk a „jókat”. Például úgy kell minél inkább kiszűrni a szervereket és munkatársakat egyaránt terhelő kéretlen leveleket, hogy minél kevesebb „false positive”, azaz károsnak ítélt, de valójában valódi üzenetet tartalmazó e-mail kerüljön karanténba. A Symantec munkatársa bemutatta a cég integrált megoldását, egy olyan integrált információ biztonsági és archiválási csomagot, amely lehetővé teszi a tartalmi ellenőrzések következetes betartását a vállalat egészén belül, az e-mail gateway biztonságtól az archiválásig. A Symantec Information Foundation alkalmazásával az IT szakemberek segítséget nyújthatnak az adatvesztés és az előirások megsértésének kiküszöbölésében, miközben gyorsan és költség hatékonyan reagálhatnak az elektronikus felderítésre (e-felderítés) irányuló kérésekre.

A kéretlen levelekkel kapcsolatban egy esettanulmány formájában ismertette tapasztalatait Katona Zoltán, az Országos Egészségbiztosítási Pénztár számítástechnikai üzemeltetési főosztályvezetője. A 40 helyszínen 3000 felhasználó által használt rendszer üzemeltetője elmondta, hogy a Symantec Mail Security beüzemelése óta gyakorlatilag elhanyagolható (10 alatti) az olyan bejelentések száma, amelynek kapcsán egy állomány hibásan került volna karanténba, és a levelet tovább kellett volna küldeni a címzett számára. Katona Zoltán elmondta még, hogy a képes spamek sikeres szűrése óta a felhasználók által beküldött és a rendszer által fel nem ismert spamek száma lecsökkent a korábbi szintre (5-10 levél/nap). A főosztályvezető szerint a termékkel a felhasználók és az üzemeltetők egyaránt meg vannak elégedve.

Pulai András, a Symantec vezető technikai konzultánsa az e-mail archiválásról tartott előadást. Ismertette azokat a stratégiákat, amelyek mentén a nagyobb szervezetek a nagy mennyiségű e-maileket hoszú távon tárolni tudják. Míg az összes állomány megőrzésének a költségei a nagyok, minden levél törlése esetén ez a kockázatokra igaz. Így a tudatos menedzselés az optimális módszer a probléma kezelésére, azaz a vezetőknek azt kell eldönteniük, hogy pontosan milyen tartalmakat és mennyi ideig akarnak tárolni. Mivel nem minden információ keletkezik ugyanolyan módon, a szervezeteknek az információ értéke alapján kell menedzselniük és megőrizniük azt. Az Enterprise Strategy Group elemző cég egy nemrégiben végzett felmérése szerint a szervezetek 63 százaléka el is várja, hogy különböző megőrzési irányelveket alkalmazhasson a tartalomtól és a forrástól függően. Miközben egyes tartalmakat meg kell őrizni évekig, ilyenek például a megrendelések és szerződések, más adatokat, mint amilyenek a személyes e-mailek vagy hírlevelek, sokkal hamarabb meg lehet semmisíteni.

Ezt a problémát kezeli nagy hatékonysággal a Symantec intelligens archiválási megoldása, amely egyszerre biztosít rugalmasságot és ellenőrzést. Az Enterprise Vault 7.0 költséghatékonyan archivál e-maileket és egyéb tartalmakat, a megőrzési és megfelelési előírások szerint kezeli őket, illetve támogatást nyújt az e-felderítéshez és a tudásmenedzsmenthez. A Symantec szalembere elmondta, hogy az elektronikus tartalom nagymértékű növekedése üzleti és jogi kihívások elé állítja a szervezeteket. A Symantec Enterprise Vault közel 5000 ügyfél mintegy 8 millió postafiókját kezeli világszerte, csökkenti az IT és jogi kiadásokat, valamint az információs kockázatokat, miközben több százezer felhasználót és több milliárd archivált dokumentumot menedzsel.

Az Enterprise Strategy Group szerint a szervezetek 7000 petabájtnyi adatot archiválnak majd az elkövetkezendő években, ezzel jelentős kihívások elé állítják az IT szakembereket ezen vállalati értékek kezelésében és biztosításában. Az ESG szerint az elektronikus felderítéssel szembekerült vállalkozások 77 százalékának e-maileket is be kellett mutatniuk.

Az Enterprise Vault 7.0 lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy exponenciálisan megnöveljék ezeket a lehetőségeket az automatizált, felhasználó alapú osztályozással, a megőrzési időtartam meghatározásával és megtartásával, amely a megfelelési és felderítési folyamataok egyik kulcseleme. A tartalommenedzsmenti megoldásokhoz kiterjesztett támogatás az Enterprise Vault rugalmasságát és bővíthetőségét mutatja, amelynek a felhasználók akkor látják hasznát, amikor egységesíteni szeretnék a különböző, archivált tartalomtípusok menedzselésére szolgáló megoldásokat.”