„Pillanat, kapcsolom” - kiabálás és rohangálás helyett

Minden olyan cégnél, ahol egy helységben három vagy annál több munkatárs dolgozik, előbb-utóbb felmerül az igény: mennyivel kényelmesebb lenne átkapcsolni egy hívást, mint a kézibeszélőt félretéve azt kiabálnia a kollégának: „Telefonod van!”

Ezt a szolgáltatást hívásátadásnak (más néven kapcsolásnak) hívják, és erre már a legolcsóbb – már néhány tízezerért beszerezhető - telefonközpont is képes. Legnagyobb előnye, hogy a véletlenül rossz számot vagy melléket tárcsázó ügyfeleinknek sem kell újra hívniuk: minden bejövő hívás átadható (kapcsolható) egy másik kollégának, a kapcsolás ideje alatt pedig kellemes zene nyugtatja várakozó hívóinkat.

Kicsivel többért, már főnök-titkár funkciót is kapunk – azaz a kapcsolás előtt a titkárnőnek lehetősége van megkérdezni a főnököt, hogy az kíván-e beszélni az adott hívóval. Az eredmény: nyugodtabb főnök, akit nem idegesítenek a folyton betelefonáló ügynökök, adománygyűjtők vagy a kéretlen piackutató cégek hívásai.

Sok bejövő hívás? Titkárnő helyett kapcsoljon az automata kezelő!

Kevés idegörlőbb dolog van, mint a nagy szolgáltatók ügyfélszolgálatainak menürendszere. Különösen bosszantó, ha csak valami egészen egyszerű ügyet intéznénk el, és ennek ellenére hosszú perceket kell töltenünk egy automata hang társaságában. A türelmetlenek ki sem várják az ügyintéző kapcsolását: egyszerűen leteszik a telefont.

Ám egy jól beállított automata kezelő nemhogy csökkenti, hanem egyenesen növeli egy kisvállalkozás hatékonyságát. A jó menürendszer:

   1. mindössze egyszintű – azaz a választás után rögtön élő emberhez és nem egy újabb menübe kapcsol.
   2. legfeljebb 3-4 választási lehetőséget kínál – ennél többet ugyanis képtelenek hívóink fejben tartani.
   3. következő alkalommal kikerülhető – a menü végighallgatása nélkül betárcsázható a mellékszám, ezáltal kevesebb idő alatt kerül a hívó az adott mellékhez.

A fentiek egyrészről nagymértékben növelik a cég hatékonyságát és rendkívül profi ügyfélkezelő benyomását keltik a hívókban. Másrészről jelentős energiát takarít meg vállalkozásunk számára, mert nem köt le élő munkaerőt a bejövő hívások kapcsolgatása.

Személyi kódos rendszer: elkerülhető telefonadó és 30%-kal csökken a telefonszámla

„Az egyik legnépszerűbb telefonközpont-vásárlási okká nőtte ki magát a 2006 szeptembere óta bevezetett telefonadó miatt szükségessé vált PIN kódos rendszer” - világosít fel Sándor Zoltán, a Gloster telekom műszaki ügyvezetője. A törvény szerint ugyanis az olyan cégeknél és közintézményeknél, ahol nincs szétválasztva a privát és hivatalos hívás, ott a telefonszámla után személyi jövedelemadót – azaz telefonadót – kell fizetni. A telefonadó elkerülésére az APEH által is ajánlott megoldás az ún. PIN kódos rendszer.

A munkatársak két PIN kódot kapnak, egyet a hivatalos, egyet a magánhívásaikhoz. A megfelelő PIN kódot a megfelelő típusú hívás elé tárcsázva, a hónap végén személyre szabott telefonszámlák készíthetőek. A tapasztalatok szerint a személyi kódos rendszer bevezetése után mintegy 30%-kal „belsőleg” csökken a céges telefonszámla.

Telefonszámla-csökkentés: de hogyan?

Arra a kérdésre, hogy miért vásárolnak telefonközpontot, a „telefonszámla-csökkentés miatt” választ a megkérdezettek több mint egyharmada ikszelte be! Lássuk a telefonszámla csökkentés két közkedvelt módját:

   1. mobilhívások ingyen vagy féláron – ún. GSM adapter használatával. A GSM adapter tulajdonképpen egy mobiltelefon, ugyan olyan SIM kártyával működik, mint a zsebünkben lapuló készülék. Annyi a különbség, hogy ezt a különleges 'mobiltelefont' nem magunknál tartjuk, hanem a céges telefonközpontra kötjük rá. Ha a valaki mobiltelefont tárcsáz a hivatali asztali készülékéről, akkor a hívása GSM adapteren (SIM kártyán) keresztül végződik. Így csak a 20-25 Ft/perc mobil-mobil hívás díját kell kifizetni (a mobil szolgáltatónak) a 45-55 Ft/perces vezetékes-mobil hívás helyett, ami közel 50%-os megtakarítást eredményez!

   2. 9 Ft alatti percdíjak az uniós országokba – ún. VOIP szolgáltatón keresztül. A VOIP nem más, mint „hang a hálón”, azaz internettelefon. Használatához 3 dolog szükséges: szélessávú internet, VOIP átjáró (mely összeköti telefonközpontunkat az internettel) és egy ún. VOIP szolgáltató, amely a kedvező percdíjakat adja. A VOIP legnagyobb előnye, hogy „hálózaton belül” ingyenesek a beszélgetések (pl. akár Kubában is lehetünk hálózaton belül), a vezetékes irányokban pedig sokkal kedvezőbb tarifákkal telefonálhatunk, mint a vezetékes szolgáltatóval. Hátránya, hogy hangminősége még nem éri el a vezetékes telefon színvonalát (de már nem sok választja el tőle).

A hívásátadás, az automata kezelő, a személyi kódos rendszer és különféle megtakarítási lehetőségek természetesen „csak a jéghegy csúcsa”, a kutatásban megjelölt négy legnépszerűbb alközpont vásárlási ok. De rögtön tegyük hozzá: egy megfelelően kiválasztott és szakemberek által telepített telefonközpont sokkal többet tehet vállalkozásunk sikeressége érdekében!