Roppant adatmennyiségek gyűlnek össze a számítógépes rendszerekben, amelynek jelentős része az ügyvitel "produktuma". De vajon ennek mekkora hányadát hasznosítjuk? Kimutatások szerint csupán 20 százaléka válik értékes információvá, a fennmaradó rész értékét akár a tárolására költött adathordozók árával is jellemezhetjük. Ez utóbbiak hasznosítására szolgál a Megatrend kínálatában lévő Controlling, amely az OLAP-os rendszerekkel szemben saját, előre beépített tudásbázison alapul. Az adatokat - valós idejű feldolgozással - közvetlenül a vállalat éles adatbázisából meríti, és lehetőség nyílik a kiszámítottak adatbázisban történő elmentésére, tárolására és későbbi visszaolvasására is.
Főbb jellemzők
A kívánt tény/bázis, tény/terv meghatározáshoz automatikusan történik a megfelelő adatok kigyűjtése a meglévő adattárakból, s mivel további manuális beavatkozást nem igényel, csökken a hibák kialakulásának lehetősége, míg maga a folyamat felgyorsul.
Az előkészítő funkciókkal elért testre szabott alkalmazási lehetőségeket kihasználva az alrendszer egyéni beállításokat, célspecifikus adatmegjelenítési opciókat és gyorsabb munkatempót biztosít.
A vezetői információ forrását az analitikus és a főkönyvi tételek, valamint az éves beszámolók adatai képezi, amelyek - az időhorizontok szerint - éves, féléves, negyedéves és havi bontásban gyűjthetők, illetve dolgozhatók fel.
A rendszerfunkciók a költség-, árbevétel- és eredményközpontú megközelítést, valamint a készletekkel, a pénzügyi helyzettel és a mutatókkal kapcsolatos elemzéseket helyezik előtérbe.
Funkciók
Költséghelyek, költségviselők
A Controlling segítségével tetszőleges mélységű részletekből kirakható a teljes kép. Hogy érezzük ennek jelentőségét, elég végiggondolnunk, milyen téves következtetéseket vonhat le az a vezető, aki nem látja át költséghelyenként a termelési, szolgáltatási költségeket, így például a takarékossági intézkedések kihatásait, s így nem érez rá az időben eltolódva jelentkező veszteségekre. A minél kisebb kompakt egységekben - költséghelyekben és költségviselőkben - való gondolkodással mindez kiküszöbölhető. A Controllingba ezért bekerült - az elkülönített költséghelyeken belül, költségnemenként - a felmerült kiadások pontos és gyors kimutatása. A költségviselő és a költséghely szétválasztható, előre paraméterezhetők a költségfelosztási szabályok, meghatározásuk után aztán a költségkimutatás bármelyik időszakra kérhető. A felosztandó költség számozott, illetve tervezett lehet, s mert a rendszeres felosztások eredményét a rendszer automatikusan könyveli, így a költségkimutatás mindig rendelkezésre áll. Emellett a nem könyvelendő, csak vezetői információs igényeket szolgáló ad hoc felosztásra is van lehetőség, mint amilyen például a részlegek összevonási vagy szétbontási hatásmechanizmusának kockázat nélküli, "laborkörülmények" közötti elemzése.
Költségszámítások
A költségfelosztás szabályai előre paraméterezhetők, majd meghatározásuk után bármely választott időintervallumra elvégezhetők. A rendszer automatikusan könyveli a felosztásokat, de emellett a nem könyvelendő, csak vezetői információs igényeket szolgáló felosztások meghatározására is lehetőséget nyújt. A költségek a szervezeti egységen vagy vállalati tevékenységen, illetve az általános rezsimunkaszámon gyűjtött adatok alapján más szervezeti egységekre, költségviselőkre is feloszthatók.
További Controlling-funkció az árbevétel-, illetve a készletváltozás-elemzés, az eredménykimutatás és a pénzügyi helyzet alakulása. Ez utóbbinál a legfontosabb, hogy a vállalati likviditás minél pontosabb és aktuálisabb információkon alapuljon.
Elemzések
A Controlling modul különböző alapokon nyugvó, többféle elemzést képes végrehajtani - ilyen például a pénzügy vagy a készlet, illetve a mutatók segítségével végzett munkaszámelemzés, illetve a vezetői információk elérése. Végezetül ez utóbbinál érdemes kicsit hosszabban elidőzni, hiszen a vállalatok további üzletvitelét, sorsát jelentősen befolyásolhatja a vezetők tájékozottsága és a jövő tervezéséhez rendelkezésre álló információ.
A Controlling modul felhasználói, így a vezetők is - az előkészítő funkciók segítségével - testre szabott menürendszert alakíthatnak ki maguknak. Az egyéni ízlés szerint összeállított menürendszer segítségével áttekinthetőbben s így hatékonyabban dolgozhatnak.
A már említett előkészítő funkciókban az egyes felhasználókhoz vagy menüpontokhoz vezetői táblák és grafikonok rendelhetők, így a Controlling rendszerbe való bejelentkezést követően azonnal indíthatók a vezetői lekérdezések. A megjelenő, a fentiek alapján már a vezető saját elvárásainak megfelelő menürendszer segítségével gyors tájékozódásra és a már csak releváns információkat tartalmazó táblázatok és grafikonok azonnali megjelentetésére is lehetőség nyílik. A vezetői táblázatok sorai és oszlopai a rendelkezésre álló műveletek segítségével az egyedi igények szerint alakíthatók.