Az ECR Magyarország szervezésében megtartott „ECR szakmai konferencia az EDI-ről és az elektronikus számlázásról” a Telekom székházban fogadta pénteken a szakma és az érdeklődő cégek képviselőit. Az ún. EDI (Electronic Data Interchange) papír nélküli ügyvitelt tesz lehetővé a rendeléstől kezdve egészen a számlázásig.

A konferenciát Polgár Péter, az APEH elnökhelyettese és José Maria Cervera, az ECR társelnöke nyitotta meg. Balogh Ferenc, az ECR Magyarország főtitkára bevezetőjében elhangzott, hogy az elektronikus számlázással számlánként akár 200 Ft is megtakarítható, hiszen például nincs szükség nyomtatásra és postázásra. Ezzel Magyarországon becslések szerint mintegy 850 milliárd forintos megtakarítás érhető el – a környezetkímélő hatásokról nem is beszélve, melyek szintén igen jelentősek.

A megtakarításon túl számos praktikus előnnyel jár még az elektronikus számlázás: „csökkenti az adminisztrációs terheket és a hibalehetőségeket, felgyorsítva ezzel a folyamatokat, ami végső soron a vevők magasabb szintű kiszolgálását eredményezheti” – mondta Balogh Ferenc.

Csorba László a Metro ellátási lánc vezetője előadásában kitért arra, hogy jelenleg még 1% alatt tart az elektronikusan befogadott számlák aránya cégüknél, de azt tervezik, hogy 2008-ban jelentősen nő ennek aránya (2010 végére 80% a célkitűzés). Többen hangsúlyozták, hogy egy cég nem tud forradalmat csinálni az EDI bevezetése terén, ahhoz olyan, kritikus tömeget alkotó összefogásra van szükség, mint amilyet az ECR Magyarország Egyesület is képvisel.

Mezei Mónika a Tesco képviseletében és Kepenyes Zita, a Henkel munkatársa elmondták, 2008. január 1-én indították el éles üzemben EDI alapú elektronikus számlázási rendszerüket. A két vállalat Magyarországon az FMCG szektorban elsőként kötött megállapodást az új rendszer használatáról. Közösen vettek részt az EDI bevezetésének előkészítési munkáiban, melynek eredményeként vélhetően rövid időn belül más vállalatok is alkalmazni fogják a rendszert. „A bevezetést követően az érintett cégek közötti számlázás biztonságos, elektronikus adatátviteli rendszeren keresztül történik. Az elektronikus megrendelést követően történik a kiszállítás, az átvétel, majd a szállító elektronikusan állítja ki és küldi meg a számlát a megrendelőnek, aki befogadja, ellenőrzi, és végül kiegyenlíti azt. Az archiválás mindkét vállalatnál a pénzügyi/törvényi előírásoknak megfelelően történik”, magyarázta el Kepenyes Zita.

Varga Attila, a Coca-Cola Beverages Magyarország képviseletében arról beszélt, hogy cégük 2008-ra minden EDI partnerével elkezdi az elektronikus rendelést és számlázást, majd 2010-től egy belső SAP rendszerintegrációt követően az elektronikus szállítólevél és átvételi elismervény használatát is bevezetik. Mint mondta, „ezek fontos lépések lesznek a papírmentes iroda megvalósulása felé”.

Dr. Boros Richárd az APEH KAIG főosztályvezető-helyettese és szakértője arról beszélt, hogy az ellenőrzés szempontjából milyen előnyöket rejt magában az elektronikus számlázási rendszer. Érintette továbbá, hogy milyen lépéseket tett és tesz a hivatal azért, hogy partnerként segíthesse az új rendszer terjedését.
Az előadásokat követő kerekasztal-beszélgetésen a konferencián résztvevő cégek képviselői elsősorban arra voltak kíváncsiak, hogy a nagy kereskedelmi cégek milyen elvárásokat támasztanak velük szemben az elektronikus számlázás terén. Elhangzott, hogy a már résztvevő cégek szeretnék elérni, hogy minél hamarabb és minél több vállalkozást bevonhassanak az elektronikus számlázás rendszerébe partnerként.

Ami a szükséges beruházást illeti, kisebb cégek számára léteznek olyan költséghatékony, webes platformon működő számlázási rendszerek, melyek rövidebb idő alatt és alacsony költségek mellett üzembe helyezhetők. Átlagosan mintegy 3-4 hónapot vesz igénybe egy elektronikus számlázási rendszer bevezetése, melyből 2-3 hónap a tesztelés időigénye. A rendszer gyors bevezetése azonban, csak akkor lehetséges, ha az érintett cégeknél megvan az ehhez szükséges elkötelezettség. A beszállítói motivációról szólva Csorba László kifejtette, hogy az elektronikus számlázás bevezetése esetén - a számlázási folyamatok és ennek átfutási idejének jelentős felgyorsulása és pontossá válása miatt - a beszállítók még a vitatott tételek esetén is a fizetési határidőn belül juthatnának jogos követeléseikhez. Hiszen azokat így igen rövid időn belül tisztázni lehetne. Véleménye szerint „ez adhatja talán a legnagyobb ösztönzést a partnereknek az elektronikus számlázás mielőbbi bevezetéséhez”.