Dr. Márkus Csaba, a Deloitte Zrt. EU-tanácsadási üzletágának igazgatója elmondta, az új európai gazdasági modellben az eddiginél is kiemeltebb, hangsúlyosabb szerepet szán a kis- és középvállalkozásoknak az Unió, és a KKV-szektor szereplőinek szóló, vállalatfejlesztést és a komplex beruházások megvalósítását ösztönző kiírások is ezt a törekvést tükrözik. A KKV-k hagyományosan a legérzékenyebbek ugyan az üzleti környezet változására és az adminisztratív terhek növekedésére, de általában a kedvező lehetőségekre is ez a szektor reagál a leggyorsabban – mondta dr. Márkus Csaba.

A kis- és középvállalkozások versenyképessége alapvetően befolyásolja a gazdaság egészének teljesítményét – Magyarországon a kkv-k adnak például munkát a foglalkoztatottak több mint 70 százalékának. A projektek, saját kiszámítható működésük, és a gazdaság teljesítménye szempontjából is indokolt tehát, hogy a vállalkozások szem előtt tartsanak néhány fontos „önvédelmi” szabályt a pályázati folyamat során, és fel legyenek készülve arra, hogy akár menet közben is reagálniuk kell majd a változó körülményekre – figyelmeztetett a Deloitte szakértője.

A Deloitte a teljes pályázati folyamat során végig kíséri ügyfeleit, így az egyes pályázati szakaszok tapasztalatait összegezve állította össze a KKV-szektor pályázóira leselkedő, 10 leggyakoribb csapdahelyzet listáját. Az alábbi gyakori buktatók ismerete természetesen még nem jelent garanciát a sikerre, de a bosszantó, és költséges kudarcokat jó eséllyel elkerülhetővé teszi:

1.    Az üzleti és a pályázati projekt közötti összhang hiánya

A meghirdetett pályázatok fényében mindenképpen ajánlott megvizsgálni a vállalkozás saját üzleti projektjének rugalmasságát, alakíthatóságát, de ezt mindig csak egy bizonyos határig, kizárólag az üzleti ráció keretein belül szabad és érdemes megtenni – mondta a Deloitte szakértője. Dr. Márkus Csaba szerint kerülni kell például a túlzott árbevétel-vállalásokat és egyéb irreális kötelezettségeket, mert az eredeti tervek radikális megváltoztatása az egész projekt sikerét veszélybe sodorhatja.

2.    A pályázati konstrukciók változása

Márkus Csaba kiemelte: A pályázóknak a beadási határidők pontos betartásán túl alapvető feladata az is, hogy rendszeresen tájékozódjanak, és nemcsak folyamatosan nyomon kövessék az egyes kiírások feltételrendszerében történt változásokat (amelyek akár a meghirdetés után is bekövetkezhetnek) hanem megfelelően reagáljanak is ezekre. Egyes népszerű pályázatoknál pénzt, és sok fáradságot spórolhatnak meg például a vállalkozások azzal, ha a meghirdetett pályázati véghatáridőt megelőző felfüggesztésekről kellő időben tájékozódnak, és ennek megfelelően felgyorsítják, vagy átütemezik a projektjüket.

3.    Új pályázati támogatási rendszer

A Deloitte EU-tanácsadási üzletágának igazgatója arra is figyelmeztetett, hogy a legújabb pályázati kiírások és legfrissebb jogszabályok sem fedhetik le (egyelőre) mindenben a támogatási rendszerben alkalmazott új szabályozási környezetet, az új közreműködő-, és döntéshozó szervek, illetve a pályázók viszonyrendszerét. Az ezzel kapcsolatos gyakorlati tapasztalatok jelenleg is sorra épülnek be a központi gyakorlatba, aminek köszönhetően fokozatosan csökkenhet az ellentmondásos esetek száma. A nem teljesen egyértelmű esetek az üzleti lét természetes velejárói, amelyek tisztázása gyakran hosszas procedúrát, időigényes állásfoglalásokat tesz szükségessé – mondta dr. Márkus Csaba.

4.    Közbeszerzés

Fontos tudni, hogy egyes pályázati közreműködői ügyfélszolgálatok tájékoztatásával szemben a pályázók csak akkor kerülnek a Közbeszerzési Törvény hatálya alá, ha ténylegesen támogatást is kapnak – tisztázta a gyakori félreértést a Deloitte szakértője. Éppen ezért, amennyiben a támogatás mértéke miatt – vagyis 50 százaléknál magasabb támogatásintenzitás esetén - a pályázóknak közbeszerzési kötelezettsége van, ezt csupán a támogatásról szóló döntést követően kell lefolytatniuk, természetesen a pályázati kiírás egyéb feltételeinek, például a projekt megkezdésére vonatkozó előírásnak a figyelembe vételével – tette hozzá.

5.    Előzetes helyszíni szemle

A Deloitte szakértője felhívta a figyelmet arra is, hogy a Közreműködő Szervezet nem minden esetben küld listát a szemlén átvizsgálásra kerülő dokumentumokról. Ennek ellenére a vizsgálat során mégis minden, a pályázati adatlapon feltüntetett adatot ellenőrizhet, és a helyszínen akár a projekt tartalmának alátámasztását is elrendelheti, tehát például a költségvetés, a különböző vállalások, árajánlatok és engedélyek bemutatását is kérheti a helyszínen. A tapasztalatok szerint igen gyakori csapdahelyzetről van szó, amelyre a pályázóknak érdemes tehát előre felkészülniük, és gondosan összekészíteniük minden előírt dokumentumot – mondta el Dr. Márkus Csaba.

6.    Szerződéskötés

A Deloitte szakértője hozzátette: A pályázóknak számolniuk kell azzal, hogy a támogatásról szóló döntés és a szerződés megkötése között akár több hónap is eltelhet. Számításba kell venniük tehát azt a lehetőséget is, hogy akár megfelelően megválasztott áthidaló hitelek igénybe vételére is szükségük lehet a projekt sikeres megvalósításához.

7.    Támogatási szerződés vs. pályázati tartalom

A támogatási szerződést ajánlatos minden esetben alaposan átvizsgálni, mert adminisztrációs tévedés következtében előfordulhatnak eltérések a pályázat tartalmához képest, leggyakrabban például a vállalások mértékére, vagy a forrásösszetételre vonatkozóan – hívta fel a figyelmet a számok és vállalások gondos ellenőrzésre Márkus.

8.    Változás a projektben

A szakértő kiemelte: Az üzleti környezet változásaiból fakadóan még a támogatási szerződés megkötése előtt változhatnak a projekt egyes paraméterei, így többek között a költségek és a megvalósításba bevont eszközök listája is. Számítani kell ugyanakkor arra is, hogy a Közreműködő Szervezet a pályázatban eredetileg megadott paraméterekkel fogja megkötni a támogatási szerződést a pályázóval, és a szerződés módosítására pedig már csak ezután biztosít lehetőséget. A vállalkozásoknak a változtatási igényeikkel ezért érdemes előre felkészülniük, hogy a hatályba léptetett szerződés azonnal, késlekedés nélkül módosítható legyen – mondta dr. Márkus Csaba.

9.    Cégszerű aláírás

Az elszámoláshoz a számlamásolatokat és más igazoló dokumentumokat is, mint például a banki kivonatokat, szerződések másolatait a Kedvezményezettnek minden esetben cégszerű aláírással kell hitelesíteni. Fel kell rá készülni, hogy az adott cég ügyvezetőjétől az elszámolható költségtételek nagy száma esetén mindez jelentős időráfordítást követel meg – emlékeztetett a Deloitte szakértője.

10.     Projekt Előrehaladási Jelentés

Dr. Márkus Csaba tapasztalatai szerint a leggyakoribb pályázati buktatók egyike, hogy hosszabb megvalósítási idejű projektek esetében, a szerződéskötés elhúzódásakor a dokumentációs kötelezettség részét képező „Projekt Előrehaladási Jelentés” útmutatójának előírásai ellentmondásokat eredményeznek. Az útmutató értelmében ugyanis a Kedvezményezett már a szerződéskötést megelőzően kötelezetté válhat a Jelentés benyújtására, miközben aláírt szerződés híján ilyen irányú kötelezettsége ebben a szakaszban még nem is keletkezhetne – mutatta be az ellentmondást a Deloitte szakértője. Hozzátette: a vállalkozások kellő körültekintéssel az effajta csapdákat is kivédhetik, például jó előkészítéssel megelőzhetik azokat a helyzeteket, amelyek a projekt egy részének, vagy egészének az elhúzódásához vezethetnek, rengeteg adminisztratív terhet és egyébként elkerülhető költségektől óvva meg a cégeket.