A vállalkozásoknak manapság jogi, gazdasági és egyéb okokból szükségük van bizonyos dokumentumok – akár hosszabb távú – tárolására. Bár számos fejlett eszköz és szoftver áll az irodák rendelkezésére, a dokumentumokat legtöbbször mégis a helyi munkaállomásokra mentik el, ami nagymértékben megnehezíti azok kezelését, visszakeresését. 

Kifejezetten az irodai archiválásra ajánlja a Ricoh DigiDocFlow nevű alkalmazását, melynek segítségével bárki könnyen és gyorsan digitalizálhatja, archiválhatja dokumentumait. A szoftver három egyszerű lépésben képes a dokumentum szkennelésére és intelligens hálózati tárolására, bármilyen adatbáziskezelő-, dokumentumkezelő- vagy CRM rendszerrel kompatibilis módon. Kapcsolatban áll az informatikai hálózattal, de futtatásához nem szükséges dedikált szerverkörnyezet. A DigiDocFlow egy biztonságos, központosított archiváló program, amely összekapcsolható a már telepített XML alapú alkalmazásokkal, ezzel kizárva a dokumentumvesztés kockázatát.

 A DigiDocFlow szoftver digitalizálja az eredeti papír alapú dokumentumokat és megadott indexadatok beépítésével automatikusan elmenti őket. Ezek után bármely dokumentum, bármely időpillanatban egyetlen gombnyomással visszakereshető. A szövegen belüli keresést 100 százalékig támogató PDF-formátum nemcsak gyors és pontos keresést tesz lehetővé, de kifogástalanul kezeli a magyar ékezeteket, és digitális bélyegző elhelyezésére is képes a PDF állományon. A dokumentumok a szkennelés után akár .pdf, .doc, .tiff, .jpg vagy .xls formátumban is rendelkezésre állnak.

A dokumentumok visszakereséséhez egyszerűen csak be kell gépelni a keresett dokumentum egy kulcsszavát – mint például egy ügyfélnevet, egy dátumot, vagy egy árat – és a keresett fájl már fel is tűnik a képernyőn. A különböző keresési kritériumok dokumentumhoz rendelésével, a hálózaton keresztüli dokumentum-elérés és -kezelés személyre is szabható.

A DigiDocFlow mindemellett sokféle vonalkód szabványt tud értelmezni, a vonalkód információt feldolgozva egyaránt használható a dokumentumok kötegelt szkennelésére, illetve indexadatok megadására a felhasználó közvetlen beavatkozása nélkül is.

A DigiDocFlow a felhasználók igényeinek figyelembevételével került kifejlesztésre, használata rendkívül egyszerű: nem kell programozni, és nincs szükség betanításra sem. Magától értetődő működésének köszönhetően bárki elboldogul használatával, hiszen mindössze követni kell a Ricoh eszköz kijelzőjén látható egyszerű utasításokat. A dokumentum három lépéssel eltárolható a kiválasztott könyvtárba: csak be kell helyezni a Ricoh készülék lapadagolójába, ki kell választani a célkönyvtárat és megnyomni az indítógombot. A rugalmas adatbázis struktúrának köszönhetően a szoftver nemcsak a felhasználók, de a rendszergazdák munkáját is megkönnyíti.

A DigiDocFlow a már rendelkezésre álló interfészek segítségével bármely dokumentum-menedzsment rendszerrel összekapcsolható, nagyvállalati környezetbe is könnyen illeszthető; ekkor az alkalmazás csak az input oldali, szkennelési funkciókat egyszerűsíti és a bővített, bonyolultabb feladatokat a dokumentum-menedzsment rendszerre bízza. Leghatékonyabban a Ricoh Dokumentum szerverével képes együttműködni.

A DigiDocFlow egyszerű és mégis biztonságos szkennelési megoldást kínál az Equitrac költségfigyelő rendszer keretein belül is. A felhasználó mindössze azonosítja magát Pin kódjával vagy kártyájával az Equitrac felhasználói között, a Ricoh multifunkciós berendezés pedig az összes személyes információt a DigiDocFlow rendelkezésére bocsátja. Így lehetséges az egyedi jellegű szkennelés, ahol nincs szükség a felhasználó további beavatkozására – pl. saját e-mail cím vagy könyvtár megadására.