A közigazgatási rendszer mind teljesebbé és naprakészebbé válásával párhuzamosan a közigazgatás által kibocsátott, a hivatalos érintkezést és információ-szolgáltatást szolgáló, nyomtatott dokumentumok előállítása is ugrásszerűen megnőtt. A hivatalokat sújtó dokumentum-előállítási terhek azonban levehetőek a hivatalnokok válláról - jelentette ki Bayer József, a Qualysoft Zrt. portálüzetágának menedzsere. Mint elmondta, ilyen dokumentumok például az önkormányzatok által küldött levél, csekk, szerződés, határozat. Jelentős és költséges terhet jelent a hivataloknak mind a dokumentumok előállítása, mind pedig az eljuttatása az állampolgárokhoz. Bár a kapcsolattartás on-line dokumentumokkal is történhet, ám a legelterjedtebb még mindig a papír alapú iratok, amelyeket nem egyszerű lecserélni az olyan településeken, ahol nem elterjedt még az internet. Az önkormányzatok helyzetét nem csak a különféle dokumentumok nagy száma nehezíti, hanem az is, hogy ezen iratok a legkülönfélébb címzetti körnek, nagyságrendileg eltérő példányszámban és számos rendeletben, vagy törvényben meghatározott határidővel kell kipostázniuk - vázolta a nehézségeket a szakember.

"Mindezek ellenére ma még gyakori, hogy Word-öt és Excelt használnak "iratautomatizálási rendszerként" az önkormányzatok, ám ezek a szoftverek legfeljebb 300-400 iratig hatékonyak és csak akkor, ha a helyettesítendő nevek, összegek mechanikusan cserélhetők.  Látva, hogy nincs a piacon olyan könnyen testreszabható általános iratautomatizálási rendszer, amely a közigazgatás igényeit költséghatékonyan képes kiszolgálni, elhatároztuk a Dokflow rendszer kifejlesztését" - mondta Bayer József. Mivel a fejlesztés költségei még egy olyan biztos lábakon álló kis-multinak is, mint a Qualysoftnak is megterhelő lett volna, ezért pályázatot nyújtottunk be a GOP1.4.1-es pályázat keretében, ahol a költségeink felét, 100 millió forintot nyertünk - tette hozzá a szakember.

A Dokflow rendszert úgy tervezték, hogy bármilyen adatbázisból és vállalati rendszerből olvashassa az adatait. Külön munkafolyamat vezérlővel, és Template Designerrel, és számos más modullal rendelkezik. A Template Designerben például a levelek külalakja és tartalma, a Word szövegszerkesztőhöz hasonló módon építhető fel, így a felhasználók betanulási ideje nagyon rövid lehet. A költséghatékonyságot növeli, hogy az adatbázis programozásán kívül nincs szükség informatikai szakemberre a rendszer üzemeltetéséhez - azaz bármilyen módosítást az ügyintézők is elvégezhetik. A rendszer üzemeltetéséhez általában nincs szükség segítségre - jelentette ki Bayer József.

A Dokflow-hoz hasonló iratkezelő rendszerekhez eddig csak egyedi projektek útján juthattak a közigazgatási szervek, amelyek így viszonylag drágák, azonban a Dokflow-val már néhány százezer forintért működő rendszert lehet majd összeállítani. Ilyen költséghatékony szoftver csakis egy jól kialakított platformmal lehetséges. A Dokflow platformmal 2009 novemberében lehet először iratkezelő rendszereket készíteni.