Mi az a szoftvereszköz-gazdálkodás?

A szoftvereszköz-gazdálkodás (Software Asset Management - SAM) az informatikai költségek csökkentésére, a szoftver licenceléséhez és használatához kapcsolódó kockázatok korlátozására, valamint az informatikai és a végfelhasználói hatékonyság növelésére irányuló üzleti gyakorlat.

„A szoftvereszköz-gazdálkodás az informatikai környezet menedzselése szempontjából alapvető fontosságú, mivel a hatékonyság komolyan sérülhet, ha valamely szervezet nem tudja, milyen szoftvereszközökkel rendelkezik, azok pontosan hol futnak, hogyan konfiguráltak, hogyan és ki használja azokat. Számos informatikai folyamat – úgymint a konfiguráció, a release- és a változásmenedzsment – gyakorlatban történő bevezetése a saját informatikai rendszer pontos ismeretének függvénye” – magyarázza Gaidosch Tamás, a KPMG IT-tanácsadás részlegének partnere.

Ma még éretlen terület

A felmérés rámutatott: a SAM még nem egy érett területe az IT-menedzsmentnek. A megkérdezettek 86 százalékának nem volt teljes és pontos képe szoftverei licencelési és telepítettségi státusáról. Ezen szervezetek licencszerződés-megfelelőségi kockázatokkal szembesülhetnek, és csak korlátozottan képesek IT-környezetük hatékony menedzselésére.
Az ebből következő hátrány óriási lehet, ugyanis a proaktív szoftvereszköz-gazdálkodás magával hozza a kapcsolódó munkaerőköltség jelentős – akár 50 százalékos – csökkenését. Ez leginkább a nagyméretű és fejlettebb szervezetek esetén szembetűnő, ahol jellemző a SAM-eszközök használata.    

Nagyok előnyben

„A nagyobb szervezetekben általában érettebb a szoftvereszköz-gazdálkodás, melynek oka, hogy ezek a vállaltok gyakran fejlettebb IT-menedzsment folyamatokkal operálnak. Az egyes iparágak tekintetében is megfigyelhető a különbség, kiemelkedő az autó- és repülőgépipar esetében, de a bank- és biztosítási szektor érettségi szintje is magasabb. Magyarországon ez utóbbiak estében mi is tapasztaljuk a különbséget a kisebb cégekkel szemben, de az állapotuk gyakran még messze nem optimális” – tette hozzá Gaidosch Tamás.  

A magyarországi helyzet

„A szoftverlicenc-megfelelőségi vizsgálatok és informatikai auditok során gyűjtött tapasztalataink alapján azt mondhatom, hogy a hazai társaságok szoftvereszköz gazdálkodási érettsége sem megfelelő” – véli Molnár István, a KPMG IT-tanácsadási részlegének menedzsere. A főbb problémák között említette a hardver- és szoftvereszközök leltárak hiányosságait, mivel azok nem pontosak, naprakészek és nem fedik le az eszközök teljes spektrumát. „Számomra is meglepő volt látni, hogy az eszközleltárak még nagy társaságok esetében is gyakran Excel-alapúak, vagy csak pénzügyi nyilvántartási rendszerre támaszkodnak, konfigurációs szintű adatokat pedig nem tartalmaznak.” A következmények között kiemelte, hogy a társaságok nem képesek az ITIL szerinti kontrollált IT-menedzsmentre, melynek fontos elemei az eszközök hatékony konfiguráció- és változáskezelése. Továbbá gyakran nem felelnek meg a licencelési szabályoknak sem, melyek a jogi nem-megfelelőségi konzekvenciák mellett pénzügyi következményekkel is járhatnak, úgymint az akár évek óta elmaradt licencdíjak egyösszegű megfizetése. „A hiányosságok vagy éppen a túl sok vagy sokféle szoftver használata miatt a cégek nem tudják csökkenteni üzemeltetési költségeiket, ami nem mellékes szempont, nem csak a mostani gazdasági helyzetben, de általában sem. A válság tulajdonképpen egy szűrő is, lesznek társaságok, melyek elbuknak, akik viszont talpon maradnak, azoknak sem mindegy, milyen háttérrel indulnak az újra pályára állított gazdasági környezetben. Ebben kulcsfontosságú szerepe van a jól kontrollált informatikai háttérnek és a jól működő szoftvereszköz-gazdálkodásnak” – összegezte Molnár István.