Az évek során természetesen aztán bővültek az elektronikus levelezési lehetőségek, ám a legtöbben megtartották az első postafiókjukhoz tartozó e-mail címet – nem azért, mert nem lett volna lehetőség a váltásra, hanem mert sokáig csak azt az egy címet adták meg mindenkinek, azzal az egy címmel regisztráltak webshopokban, fórumokon, így kényszerűségből meg kellett tartani, hiszen bármikor szükség lehet a postafiókra egy elfelejtett jelszó, vagy egy régi kapcsolat miatt. Sokan ráadásul a virtuális térben működő „felhő” szolgáltatásban bízva az e-mailben érkezett fájlokat sem mentették le - erre később a szolgáltatók tárkapacitás bővítése is lehetőséget nyújtott -, hanem a postafiókban tárolták a levelekkel érkezett dokumentumokat, képeket, így bármikor, bárhonnan hozzáférhetőnek gondolták az így beállított „szervert”. A „rendszer” pedig már több mint egy évtizede működik, hiszen a legrégebbi magyarországi ingyenes e-mail szolgáltatók is immár több mint tíz éve jelen vannak. 

A méret nem garancia
Az ingyenes szolgáltatóknál sokan bíznak abban, hogy a több százezer, esetleg millió felhasználónak e-mail fiókot biztosító cégek mérete már önmagában garancia, hogy a levelek mindig elérhetőek lesznek, sohasem fognak eltűnni – és sohasem kell ezért a szolgáltatásért fizetni. Arra viszont csak kevesen gondolnak, hogy jöhet egy kiküldetés, egy nyaralás, esetleg egy baleset, vagy egy 3 hónapig tartó kórházi kezelés, és a szolgáltatók törlik a teljes ingyenes postafiók tartalmát, így visszaállíthatatlanul eltűnnek a levelek és fájlok, amelyeket biztonságban hittünk.

Manapság már a legtöbb felhasználó az első ingyenes szolgáltatónál igényelt mellett több e-mail címmel is rendelkezik: a munkahelyi elektronikus postafiók mellett legalább egy ingyenes szolgáltatónál regisztrált, illetve az otthoni internet-szolgáltató által biztosított házi villanypostát is igénybe vesznek a felhasználók. Az otthoni levélfiók különösen azoknak fontos, akik munkahelyükön a vállalati e-mailcímet a tárhely-kapacitás szűkössége, vagy a vállalati szabályozás miatt nem használhatják magánlevelezésre – még egy közüzemi szolgáltatóval való kapcsolattartásra sem. Problémát jelenthet az is, ha munkahelyváltás miatt megszűnik a régi cím, vele együtt pedig eltűnik a korábbi levelezés is. Csakhogy az évek során felhalmozódó levelekre bármikor szükségünk lehet, arról nem is beszélve, hogy a szeretteinkkel való kapcsolattartás emlékeit is szeretnénk megőrizni. Ezért kulcsfontosságú, hogy valamennyi elektronikus levelünket bármikor, bárhonnan és garantáltan elérjük.

Értesítés az adminisztrátortól: leveleidet töröltük
Az ingyenes levelezési szolgáltatók azonban nem garantálják ezeket a feltételeket. Elég, ha egy ideig nem lépünk be és valamennyi levelünket törli a szolgáltató a postafiókból – mindegy, hogy milyen régóta vagyunk felhasználók. A freemail, és több más hazai levelezési szolgáltató például 90 napi inaktivitás után kiüríti a felhasználó postafiókját, amelyet a következő belépéskor újra lehet ugyan aktiválni, ám a korábbi leveleknek örökre „lába kél”. A Yahoo pedig bármikor, előzetes értesítés nélkül felfüggesztheti a belépési lehetőséget, illetve törölheti a postafiók tartalmát. A Google ennél egy kicsit megengedőbb: 9 havi távolmaradás esetén szünteti meg a postafiókot. „A fenti példák jól mutatják, hogy a felhőszolgáltatások bár hasznosak, korántsem jelentenek garanciát az ott tárolt tartalmakra. Elektronikus levelezésünk megőrzése az egyik legfontosabb feladat, amely ráadásul könnyen és ingyenesen elvégezhető.” – mondja Bódis Ákos, a levelezésbiztonsági programok forgalmazásával foglalkozó MailStore hazai képviseletének ügyvezetője. Az ingyenesen elérhető MailStore segítségével például néhány kattintással beállítható, hogy mely postafiókok tartalmát szeretnénk archiválni. A program a folyamat során tömöríti a leveleket, így a több gigabájtnyi postafiók-tartalmak is kezelhető méretűvé válnak, ráadásul egy kattintással kiírhatjuk a tartalmat CD-re, DVD-re és másolatot készíthetünk egy pendrivera. A MailStoreban archivált levelek között a hagyományos levelezőprogramoknál lényegesen gyorsabban kereshetünk, illetve a teljes tartalmat bármikor visszaimportálhatjuk egy másik postafiókba, levelezőkliensbe. A MailStore archiváló egyéni használatra teljesen ingyenesen elérhető a www.mailstore.hu honlapról.