A NetLock Kft., a magyarországi hiteles elektronikus ügyintézés vezető vállalata és a nemzetközi MBS kompetenciával és MCP minősítéssel rendelkező szoftverfejlesztő vállalat, az ECOBIT Kft. együttműködésének eredményeképpen a Microsoft Dynamics NAV rendszerben is elérhető az elektronikus számlakibocsátás és másodbizonylat megőrzés. Az új E-számla modul a Microsoft Dynamics NAV alapszolgáltatásait kiegészítő, a vállalatirányítási rendszerbe teljes körűen integrálható alkalmazás, mely a papír alapú számlázást a jogszabályoknak megfelelő elektronikus számlázással váltja ki a Microsoft Dynamics NAV rendszert használó vállalatoknál.
Az új alkalmazás lehetőséget biztosít a felhasználóknak, hogy a jogszabálynak megfelelően elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlát bocsássanak ki, és azokat hiteles elektronikus bizonylat formájában őrizzék meg. Az alkalmazás segítségével csökken a munka-, a papír-, a nyomtatási-, tárolási- és posta költség, illetve a postai kézbesítéssel járó időveszteség. Az E-számla modul bevezetése az egyedi igényektől függően 3-5 napot vesz igénybe.
A Microsoft Dynamics NAV egy széles körben elterjedt vállalatirányítási rendszer, amely összefogja és integrálja a vállalat különböző folyamatait, így az alaprendszerben hagyományosan papír alapú számlázást is. Az E-számla modul ezt az alapértelmezett számlázási funkciót bővíti ki elektronikus számlázási mechanizmussal.
Az E-számla modul két fontos fejlesztést tartalmaz. Az egyik a Microsoft Dynamics NAV számlázási funkcióinak a kibővítése, melynek keretén belül felkészítik a rendszert az e-számla generálására és tárolására. Az így elkészülő számla formája megegyezik a Microsoft Dynamics NAV rendszerében előre definiált riporttal. A másik fejlesztés a digitális aláírás megvalósítása. Az alkalmazás az Interneten keresztül lekéri a Netlock Kft. szervereitől a szükséges információkat, majd digitálisan aláírja az elektronikus számlát. Ekkor megtörténik a PDF e-számla hitelesítése, mely ezután hamisíthatatlan lesz. A rendszer a saját adatbázisban a számlázási adatok mellé tárolja el a digitálisan hitelesített e-számlát, mely a „Megtekintő” funkció segítségével bármikor lekérdezhető, és bemutatható a megfelelő ellenőrző szerveknek. Mivel az e-számla csak elektronikus formában hiteles bizonylat, ezért e-mailen keresztül küldhető el az ügyfeleknek.
Az E-számla modul funkciói közé tartozik a PDF és XML fájlok generálása, a kötegelt feldolgozás csoportos számlákhoz, az e-mail küldés, valamint a naplózás funkció, mely a rendszer működéséről ad visszakereshető tájékoztatást.
Cél, hogy a vállalatok minél szélesebb körben ismerjék és használják az e-ügyintézés eszközeit. Az együttműködés eredményeképpen megszületett új alkalmazásnak köszönhetően többek között csökken a munka-, a papír-, a nyomtatási-, és posta költség, nő a költséghatékonyság és egyben lehetővé válik a környezettudatos vállalati működés. Az E-számla modul tervezésekor az egyedi felhasználói igényeket helyeztük a középpontba, melyhez olyan partnert kerestünk, akinek a segítségével, valamint a két vállalat tapasztalatának és tudásának egyesítésével egy felhasználóbarát szolgáltatást hozhatunk létre. Az alkalmazásnak köszönhetően így jelentősen csökkenthetők a dolgozók adminisztrációs terhei, és a hibalehetőségek száma, valamint hatékonyabbá válik a munkavégzés, mivel az integrált vállalatirányítási rendszert használó vállalkozások néhány kattintással képesek előállítani, előkeresni és továbbítani e-számlákat” – mondta Kiss György, az ECOBIT Kft. ügyvezetője.