Ennél vélhetően jóval humánusabb megoldás lenne leiratkozni a különböző e-mail-listákról vagy módosítani az egyes oldalakhoz kapcsolódó beállításokat. Igen, de ez jóval több időt is venne igénybe, és miért kellene tapintatosnak lenni az olyan oldalakkal vagy személyekkel szemben, amelyek vagy akik elárasztják szeméttel a postaládánkat?
És még egy gondolat: használjuk a megfelelő inboxot a megfelelő üzenethez. Ezek az inboxok egyre gyakoribbak - és nemcsak a munkával vagy a személyes e-mail-fiókokkal kapcsolatosak. A Facebooknak is megvan az inboxa, akárcsak a Twitternek, a LinkedInnek, a Google +-nak és más szolgáltatásoknak.
A legtöbb esetben ezekből az inboxokból jön az e-mail, amikor üzenetünk érkezik vagy bekövetkezik valamilyen más esemény. Ajánlatos kikapcsolni ezeket a riasztásokat: maradjanak az üzenetek ott, ahol és amire vonatkozóan keletkeztek! A "Joe Smith megjelölt téged egy fényképen!" vagy a "Jane Jones továbbküldte a Twitter-bejegyzésedet" jellegű üzenetek feleslegesen tömítik el az inboxokat - egyszerűen el kell látogatni azokra az oldalakra, ahol az ilyenek keletkeztek.
Harmadik lépés: nógasd magad elektronikusan!
Egy inbox gyakorta több, mint egy olyan hely, ahol meg lehet nézni az üzeneteket.
Lehet akár a tennivalók listájának gyűjtőhelye is. Ennek legegyszerűbb változata az, amikor valaki küld magának egy emlékeztetőt valamilyen feladattal kapcsolatban.
De mi a helyzet a másoktól érkező üzenetekkel? Ezekben is szerepelhet valami olyan dolog, amelyet követni szeretnénk, de nem most azonnal. Ha hagyjuk, hogy csak úgy meglapuljon az ilyen üzenet az inboxunkban, fennáll a veszélye, hogy az újonnan érkező üzenetek fokozatosan egyre hátrább szorítják a listában, egészen addig, amíg a feledés homályába nem vész.
Szerencsére léteznek olyan oldalak és plug-inek, amelyek révén menedzselhető a levelezés, és az ilyen tartalmú e-mailek egy meghatározott időpontban ismét az inboxok elejére kerülhetnek. A Nudgemailhez, Followuphoz, Followupthenhez vagy a Boomeranghoz hasonló szolgáltatások révén az ilyen üzenetek ismét újként jelenhetnek meg az inboxban: késleltetve kapjuk meg őket, saját magunktól forwardolva: egy óra, egy hét vagy akár egy hónap múlva.
Negyedik lépés: legyen címlista az inbox!
Takarítsuk meg azt az időt és fáradságot, amelyet egy címlista gondos összeállítására áldoznánk. Ha valaki elmenti az összes e-mailjét, máris rendelkezik egy olyan kereshető adatbázissal, amelyben mindenki benne van, aki valaha is írt neki e-mailt. Aki Outlook-felhasználó, annak érdemes használnia a Xobni nevű plug-int: automatikusan végrehajtja a címjegyzékkel kapcsolatos feladatokat, valahányszor egy új e-mail érkezik a postafiókba.
A következő alkalommal, amikor kapcsolatba kell lépni valakivel, elég rákeresni a nevére. És ha nem jut eszünkbe a név, akkor sincs gond: irányadó lehet a cég neve vagy a doménnév.
Ennek a megoldásnak egy különösen szép vonása (azon felül, hogy nem kell pátyolgatni a címjegyzéket), hogy természetes formában naprakész: mindig az adott személytől kapott legfrissebb üzenet lesz szem előtt. Ez akkor lehet különösen hasznos, ha valaki munkahelyet és levelezési szolgáltatót vált, ám lehet, hogy menet közben elfelejtettük frissíteni ezeket a változásokat a névjegyzékben.
És ha mindezekkel a feladatokkal végeztünk, már csak egy dolog van hátra.
Ötödik lépés: őrizzük meg lelki békénket!
Ez a rendszer nem mindenható, mint ahogy egyik sem az.
Az e-mailekkel együtt élni annyit jelent, hogy tudomásul vesszük: mindig sok van és mindig sok lesz belőlük. Nem kell legyőznünk önmagunkat emiatt.
A lazítást megkönnyítendő a The New York Times cikkírója egyfajta zárszóként Reinhold Niebuhrt - amerikai teológust, filozófust, politológust - idézi, aki természetesen nem az e-mailekkel kapcsolatos gondokra gondolt, amikor a Derűs imádságot fogalmazta, mindazonáltal megfontolandóak a szavai: "Istenem, adj nekem türelmet, hogy elviseljem, amit nem tudok megváltoztatni, bátorságot, hogy megváltoztassam, amit tudok, és bölcsességet, hogy e kettőt meg tudjam különböztetni."