„Az elektronikus számlakiállítás a vállalatok aktív követeléskezelés-támogató eszközeként is működik, az automatikus e-számla befogadás pedig a beérkező számlák kezelésében jelent nagy segítséget, amellett hogy belső kapacitásokat is felszabadít” – értékelte a tapasztalatokat a Számlaközpont.

Az AVE Ásványvíz Kft., a McDonald’s és a Quaestor Utazásszervező Kft. az elmúlt napokban csatlakozott a Számlaközpont elektronikus számlázási rendszeréhez, más vállalati ügyfelek (Volvo, a Porsche Lízing, Otthon Centrum, stb.) valamint 17 víz- és közmű-szolgáltató társaság mellé. „Az e-számla kiállítási volumen folyamatosan növekszik Magyarországon is. A közműszolgáltatók által prezentált (a sárga csekket felváltó) elektronikus számlák mellett egyre több vállalat választja B2B relációban is az e-számlázást, mivel egyre többen ismerik fel, hogy ez a követelések aktív kezelésének is hatékony eszköze, a megoldás egyéb adminisztratív előnyei mellett”- mondta el Szőnyi György, a Számlaközpont ügyvezetője.

 

Miben segíthet az elektronikus számlakibocsátás a költségmegtakarítás mellett? A cégjegyzékben szereplő e-mail cím a cég hivatalos elektronikus elérhetőségének minősül, így az arra vagy a megállapodás szerinti címre megküldött elektronikus számlák a kétszeri kézbesítést követően kézbesítettnek tekintendők, ami önmagában is felgyorsítja a fizetési folyamatokat. Emellett a számlaküldő vállalatokat követeléseik kezelésében is támogatja az e-számlázás, segítségével a szükséges esetben a fizetési felszólítások előre tervezetten ütemezhetők. A Számlaközpont biztosítja - a törvényi előírásnak megfelelően - az automatikus fizetési meghagyásos eljárás elindítását és végrehajtását. A fizetésre kötelezett ellen elektronikus úton lehet benyújtani a kérelmet a közjegyzőhöz, aki azt 3 munkanapon belül köteles ellenőrizni és a fizetésre kötelezettnek megküldeni. A fizetéssel késedelembe eső cégnek 15 napja van az ellentmondás beterjesztésére, ezt követően a beszedés jogerőre emelkedik. A folyamathoz kapcsolódó, törvényileg meghatározott eljárási díjat (nettó 10 000 Ft) pedig a fizetésre kötelezettnek kell megtérítenie.

Az elektronikus számlázás automatikus számlaküldésre is lehetőséget biztosít, az adott vevőnek azonos tételekkel, meghatározott időközönként küldendő számlákat a rendszer automatikusan eljuttathatja. „Speciális területek igényeinek kezelésére is van mód, például a mobilflotta számlázást kezelő rendszer lehetővé teszi a telefonszolgáltatók számláinak automatikus feldolgozását és továbbküldését a telefonszámok felhasználói felé úgy, hogy az egyes tételek akár egyedileg is módosíthatók. Így a továbbszámlázott szolgáltatások teljes mértékben személyre szabhatóak, a kedvezmények tetszés szerint beállíthatóak”- fejtette ki Szőnyi György. További előny, hogy az e-számlák egy helyen tárolhatók, internet hozzáféréssel bárhonnét, bármikor elérhetők, egyszerűen kezelhetők, könyvelőprogramba, vállalatirányítási (ERP) rendszerbe importálhatók és adatvesztés nélkül 8 évig biztonságosan tárolhatók.

A kiállított számlák közötti keresés és szűrés is hatékonyan megoldható, listázható, akár a kiegyenlítetlen, akár a vevők által meg nem tekintett számlákról, vagy az adott hónapban kiküldött fizetési felszólító levelekről legyen szó. Az elektronikus számlázási rendszerrel PKI, és EDI típusú számla is küldhető.

A vállalkozások számára a nehezebb feladatot a partnerektől kapott elektronikus számlák feldolgozása és kezelése jelentette, amellyel egyre többször szembesülnek az e-számlák gyarapodásával. E területet kezeli az elektronikus számlaarchiváló és feldolgozó ’e-Box’ rendszer, amely a különböző e-számla szolgáltatók által kiküldött számlák egy rendszerben történő kezelését, tárolását képes megoldani. Az automatikusan rögzítésre kerülő beérkező számlák pedig bizonyos bankok esetében a netbankon keresztül automatikusan kiegyenlíthetők.