Az államigazgatási szervek szabványos és biztonságos elektronikus kommunikációja már évek óta megoldott, és jól vizsgázik, de a papír alapú dokumentumok elektronikus útra terelése csak mostanában látszik megvalósulni. Az ITB által 1998-ban jóváhagyott, a MeH égisze alatt zajló kormányzati iratkezelőrendszer-projekt felelőse, Magyar Zsuzsanna kormány-főtanácsadó, a MeH Informatikai Helyettes Államtitkárságának főosztályvezetője foglalja össze a jelenlegi állapotot és a jövőben várható további eredményeket.

Jövőre már papír nélkül (is)

"A kormányzati rendszerbe illeszkedő, ott elsőként bevezetésre kerülő alkalmazás elképzeléseink szerint egy kormányrendelettel fokozatosan valamennyi központi államigazgatási intézményre kiterjeszthető. A KIR nem váltaná ki, csak kiegészítené a jelenleg érvényben lévő, a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervezetek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998.(III.6) Korm. rendeletet, az - amíg csak létezik papíralapon működő szervezet - megmarad. A kísérleti projektben önkéntes jelentkezés alapján jelenleg négy minisztérium (OM, GM, HM, EüM), kötelező jelleggel pedig - mint az államigazgatási szervezetek iratkezeléséért felelős szervezet - a MeH vesz részt. Túl vagyunk az elektronikus iktatási felületek és a kormányzati levelezőrendszerrel való kapcsolat kialakításán, a KIR üzembe helyezésén. Most folyik az említett öt területen a bevezetés. A jelenlegi állapot ismeretében a kötelező használatba vételhez reális időpontnak látszik 2001. január 1. A kormányrendelet szövege már elkészült, és várhatóan májusban, az elektronikus aláírásról szóló törvénykoncepcióról megszülető döntéssel, az eddigi legnagyobb akadály is elhárul. A bevezetéshez szükséges költségek elkülönítéséhez is jó időben vagyunk" - bizakodik Magyar Zsuzsanna.

A kormányzati iratkezelő rendszer (KIR) projekt célkitűzései

A KIR

- támogatja az állam- és közigazgatáson belül eltérő szervezeti formákban (központi, osztott, vegyes) történő iratkezelés működését,

- követi az iratok mozgását azok nyilvántartásba vételétől a selejtezésig, támogatja az iratkezelési funkciókat,

- megteremti az elektronikus iratok elkészítésének és aláírásának, valamint azok irattározásának és archiválásának lehetőségét,

- kezeli az összetett jogosultságot, beosztást és szerepkört,

- egységes elvek alapján - hasonló felületen és módon, de tárolásban és jogosultságban elkülönülten - kezeli a minősített anyagokat,

- szabványos címtár szerinti kezelést biztosít az egységes, központilag karbantartott felhasználói és partneradatok számára,

- lehetővé teszi az iratok archiválását és formai megtekintését.

"Mivel a KIR a kormányzati informatikai rendszernek csak egyik, bár igen fontos alkalmazása lesz, a teljes rendszer kialakítását befolyásoló szempontokról is érdemes néhány szót szólni. A rendszer tervezésekor számba vesszük a jövőben kialakítandó alkalmazások összességét. Ezt követően meghatározzuk a közös adatbázist használó, illetve a webtechnológiát igénylő területeket, majd az ugyanazon levelezési, fájl- és directorystruktúrákhoz forduló résztvevőket. A tervezésnél és kivitelezésnél persze tekintettel kell lennünk majd más alkalmazásokra is" - sorolja a most felálló rendszerrel kapcsolatos feladatokat a főosztályvezető.

Nem lesz sétagalopp

A versenyszférában zajló, valamint a KIR-hez hasonló állami-, illetve közigazgatási projektek legjelentősebb különbségeit Magyar Zsuzsanna szerint a célok szintjén kell keresni. "Míg az üzletei szférában nagyon határozott és nagyon egyszerű, a vállalat valamennyi munkatársa által könnyen elfogadható célokat lehet megfogalmazni, addig az államigazgatási szervezeteknél sokféle kis cél és kis érdek létezik. A bonyolult alá- és fölérendeltségi viszonyok miatt sokkal nehezebben születnek meg a (politikai és szakmai csúcsvezetők elgondolásainak is megfelelő) határozott utasítások. Ezért azokkal a vezetőkkel lesz könnyebb elfogadtatni a rendszert és a bevezetésével járó változásokat, ahol képesek leszünk kidomborítani a vezetőket érintő előnyöket. Ezeket érzékelve érdekük lesz az ügyvitellel foglalkozó munkatársakkal is elfogadtatni a rendszert. Fontos pozitívum számukra, hogy a rendszer alkalmazásával az ügyintézés átláthatóvá válik, az iratok tartózkodási helye és ott töltött ideje nyomon követhető. Talán a legnagyobb erény, hogy a KIR alkalmazásával megszűnik a köz- és államigazgatás réme, az eltűnt, elkallódott irat."

"A MeH a kabinetek, az önálló államtitkárságok miatt ügyviteli szempontból különösen nehéz terepnek számít. Az itteni sikeres bevezetés és a használat elfogadtatása után, úgy gondolom, a kiterjesztés már szinte gyerekjáték lesz" - reménykedik Magyar Zsuzsa. "A 2001-es határidő tartásához az év első felében meg kell szerveznünk az egymással iratforgalmilag kapcsolatban levők ügyvitelét. Emellett át kell dolgoznunk az iratkezelési szabályzatot, annak ellenére, hogy ez utóbbiról már most tudható, hogy halott dolog. Életszagú körülmények között minden ügykezelő - az érvényes iratkezelési szabályzaton belül - magának szervezi a munkát. Ezért a munkarendet, az említett szabályzat betartására ügyelve, szervezetenként kell kialakítani. A nyilvántartás mellett ügykezelésről is szól a KIR. A megszületett, majd véleményezésre kiküldött és visszaérkezett iratok alapján hozott intézkedések - sokszorosítva és ismét szétküldve - a célhelyükre élve önálló életre kelnek. Ezt a rendszer, az ügy bizonyos pontjaihoz rendelt felelősöket, határidőket is figyelve, tovább követi."

A katalizátorok

"A külső kényszer sok esetben hatásosabb, mint a belülről történő győzködés" - mondja Magyar Zsuzsa. "Jó példa erre az iratok minősítésével kapcsolatos hercehurca, melynek esetében az évekig tartó belső huzavonát villámgyorsan megfelelő mederbe terelte a harmadik fél, jelen esetben a NATO. Felvételünk kapcsán - vitát nem tűrően - ugyanis az ottani követelményekhez kell igazodnunk; a titokvédelmi törvény régóta aktuális módosítása a jogharmonizációnak köszönhetően megtörténik. Úgy gondolom, ugyanilyen hatása lehet az EU-nak is."

Az elektronikus irat

Felhasználási lehetőségek: elektronikus kereskedelem, elektronikus kormányzat és polgárbarát közigazgatás.

Követelmény: a kézi aláírással jogilag egyenrangú elektronikus aláírás.

Szabályozási alapelvek: a minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus irathoz teljes bizonyító erejű magán-, illetve közirati minőség kapcsolandó.

Bevezetéséhez (Németországhoz és Olaszországhoz hasonlóan) többrétegű jogi struktúrával kialakított szabványosítási keret, illetve a törvényhozási és műszaki szabványok kombinációja szükséges.

A nemzeti megvalósítás négy szintje:

- nemzeti törvények,

- magas szintű nemzeti rendeletek (felügyeletről, követelményekről stb.),

- nemzetközi működési és minőségi szabványok (konformitásvizsgálat)

- nemzetközi interoperatibilitási szabványok.

A hazai jogalkotási helyzet

Az elektronikus aláírásról és iratról szóló törvény 2000. év végi megszületéséhez készülő közös IM-KHVM előterjesztésnek tartalmaznia kell a fentiek hatását, következményét a költségekre (államháztartásra), a társadalomra és a gazdaságra, az igazgatási rendszerre nemzetközi szinten és minden itt nem felsorolt területen, ezen túl indokoltságát és alkalmazhatóságának feltételrendszerét.

A törvényi szabályozás várható ideje: 2000. IV. negyedév.