Az üzleti és közhivatalos dokumentumok egyre nagyobb része készül kizárólag elektronikus formában, biztonságos archiválásuk azonban gyakran még mindig költséges vagy nem hosszú távú megoldásokon nyugszik. Visszakeresésük lassú, rendelkezésre állásuk összetett logisztikai szolgáltatásokat igényel. Az utóbbi években kifejlesztett elektronikus dokumentumkezelési és archiválási technológiák alkalmazása sem volt egyszerű, miközben az ilyen szolgáltatások díja továbbra is magas – mondta Kalotay Balázs, a Fujitsu Technology Solutions Kft. menedzselt szolgáltatások üzletágának vezetője, Laczkó Kristóffal, az ELO Digital Office magyarországi stratégiai igazgatójával az IT Biztonság Napján közösen tartott előadásában. A felmérések szerint a cégek és a hivatalok dolgozói emiatt munkaidejük nagyobbik részét adminisztrációval töltik, és csak a fennmaradó időben végeznek produktív munkát.
Ezen az előnytelen helyzeten változtat a Fujitsu Technology Solutions és az ELO közös megoldása, amelyet a Fujitsu SecDocs alkalmazásának és az ELO Digital Office tartalom-menedzsment rendszerének magyarországi integrációja tett egy kattintással elérhetővé – mutatott rá Kalotay Balázs és Laczkó Kristóf, akik a rendezvényen e minden eddiginél költségkímélőbb és biztonságosabb megoldást ismertették.
A Fujitsu SecDocs és az ELO integrált informatikai megoldása többek között a szerződések, megrendelések, teljesítés igazolások biztonságos papírmentes tárolására kifejlesztett szolgáltatás. A magyar piacon jelenleg elérhető elektronikus dokumentumkezelő és archiváló szolgáltatások díjainál kedvezőbb áron, jogilag hiteles dokumentumként tárolja hosszútávon a vitás esetekben perdöntő jelentőségű iratokat, megtakarítva ezzel a tömeges papírfelhasználás, -tárolás és az archívum fizikai kezelési költségének oroszlánrészét.
Az integrált elektronikus dokumentumkezelési és archiválási rendszerre való áttérés nem csak a papíralapú iratok kezelésének minimalizálását jelenti, de a legfontosabb lépés az ellenőrizhető, biztonságosan szabályozható, és nyomon követhető vállalati környezet létrehozásához. Különösen fontos ez az üzletkritikus és a közhiteles dokumentumok esetében. A Fujitsu és az ELO felismerte, hogy az elektronikus dokumentumkezelés és archiválás előnyei csak akkor nyilvánvalóak, ha azok egyszerűen, külön beruházás nélkül együtt alkalmazhatóak, valamint a szolgáltatás díja is versenyképes.
A Fujitsu SecDocs és az ELO integrált szolgáltatása jelenleg a Fujitsu európai felhőszolgáltatásán keresztül vehető igénybe egy kattintással, akár azonnal. Lehetőséget biztosít az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos tárolására úgy, hogy a dokumentum tulajdonosának nem kell aggódnia az adatokért. A Fujitsu ugyanis a korábbi SecDocs fejlesztésére alapozva az ELO-val közösen olyan megoldást alakított ki, mely az archiválást oly egyszerűen és magától értetődően teszi elérhetővé, mint egy ismert és elterjedt dokumentum-menedzsment alkalmazás része.
Az ELO és Fujitsu SecDocs megoldás alkalmas a kormányzati elektronikus iratkezelés automatizálására is, úgynevezett privát felhő kialakításával. Ezzel jelentősen segítheti a közigazgatás archiválási gondjainak enyhítését. A régóta várt állami hitelesítés szolgáltató elindulását követően ugyanis olyan nagy mennyiségű elektronikus dokumentum kezelése és tárolása lesz szükséges, amely komoly kihívások elé állítja az elektronikus dokumentumkezelés piacát.