Napjainkban vitathatatlan tény, hogy a papíralapú iktatás felett eljárt az idő, az elektronikus dokumentumkezelés idő-és költséghatékonyságát számos bevált gyakorlat bizonyítja. A kérdés nem az, hogy miért, hanem az, hogy mikor élnek a vállalatok és szolgáltatók a komplex megoldásokat nyújtó rendszerek kínálta lehetőségekkel. A kérdésfeltevést még inkább indokolja az a törvényjavaslat-összefoglaló, melyet 2012. október 12-én adott ki a nemzetgazdasági miniszter. A kiemelt cél az elektronikus számlázási gyakorlat egyszerűsítése.
Az elektronikus számlázás bevezetésének lehetőségét először a 20/2004 (IV.21) PM rendelet valósította meg. A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a definiálja. A kormány 2013-ra vonatkozó T/8750. számú törvénymódosító javaslata fontos információkat tartalmaz az elektronikus számlázásra vonatkozóan. ”Az új számlázási irányelv alapvető célja az elektronikus számlázás és a számlázással kapcsolatos egyéb szabályok egyszerűsítése, EU szinten történő egységesítése az egységes piac működésének fejlesztése érdekében” – olvasható ki a kormany.hu oldalon elérhető dokumentumból.
(http://www.kormany.hu/download/9/91/b0000/2013%20Ad%C3%B3v%C3%A1ltoz%C3%A1sok.pdf)
A törvényjavaslat újradefiniálja az elektronikus számlát, s pontos előírásokat fogalmaz meg az e-számlázás – vagyis a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül történő egyszerűsített fizetés, a hozzáférés, a kézbesítés, a rendelkezésre bocsátás, az ellenőrzés és nem utolsósorban a megőrzés gyakorlatára vonatkozóan. A változás hátterében a törvényjavaslat szövegéből (http://www.parlament.hu/irom39/08750/08750.pdf) is jól kivehető uniós direktíva áll, amely előírja a tagországokban alkalmazott számlázási gyakorlat, azon belül is az elektronikus számlák kezelésére vonatkozó szabályok harmonizációját. Kiemelt cél, hogy megszűnjön a papíralapú és elektronikus számlák közötti különbség, könnyebb legyen az elektronikus számlák használatára való átállás, 2020-ra pedig legalább 20 százalékosra emelkedjen az e-számla penetráció.
A jövőben elektronikus számlának minősül majd minden dokumentum, amely tartalmazza az áfa-szabályozásban kötelezően előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki. Számlának minősülhet egy egyszerű PDF vagy Excel állomány, vagy akár egy email is, amely a jelenlegi, pontos műszaki feltételeket is állító szabályozáshoz képest jelentős könnyítésnek minősül. A számlák kibocsátásának könnyítése mellett azonban fontos figyelembe venni, hogy a 8 évig tartó megőrzésre vonatkozó kötelezettség továbbra is érvényes. Ezen időszakban biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, a számla adattartalmának sértetlenségét, valamint olvashatóságát.
„Az R&R Software FusionR EDM elektronikus számlázási rendszere olyan komplex megoldást biztosít, amely képes alkalmazkodni az új törvényi szabályzásban egyszerűbbre szabott módszerekhez, de támogatja az elektronikus aláíráson alapuló, szigorúbb műszaki megvalósítást is” – reagált a törvényjavaslatra Rozenberszki Zsolt, a száz százalékban hazai tulajdonú R&R Software értékesítési és marketing igazgatója. A FusionR EDM rendszert már számos hazai, éves szinten milliós nagyságrendű dokumentumot kibocsátó cég választotta elektronikus dokumentumkezelési és számlázási igényeinek teljesítésére, többek közt a Prímagáz és a Central – Drinks is.
Az üzleti alkalmazásokat kínáló szoftverház komoly műszaki követelményeknek megfelelő termékei tehát már most felkészültek a még csak terv szinten létező, de már véglegesnek tekinthető változások követésére.