A Novell 5 hasznos tanácsot ad azt illetően, hogyan is lehet naprakész a vállalati fájlkezelés, miközben a mobil eszközök terjedésével nagymértékben megváltoztak a munkavégzési szokások.
A vezetők első kézenfekvő lépése a privát készülékek használatának és ezzel együtt a mobil eszközökről történő fájleléréseknek a teljes tilalma lehet. Fontos azonban figyelembe venni, hogy az alkalmazottak ezt egyszerűen meg tudják kerülni, így nagy valószínűséggel meg is teszik. Aki megszokta, hogy egy mozdulattal feltölti a nyaralás képeit egy webes megosztó oldalra, illetve mindenhonnan, minden eszközéről kényelmesen eléri a privát levelesládáját és fájljait, az nem könnyen mond le erről a – magánéletben már megszokott – kényelemről a vállalati biztonság kedvéért.
Ha a vállalati szabályzat nem engedi, hogy az illető a táblagépéről vagy a mobiltelefonjáról nyissa meg a vállalati fájlokat, akkor lementi azokat egy pendrive-ra, vagy elküldi a privát e-mail címére, hogy otthon is szerkeszteni tudja, vagy útközben alaposabban átolvashassa. A fájl így kívül kerül a biztonságos vállalati infrastruktúrán, ahol a cég biztonsági megoldásai már nem képesek megvédeni. Éppen ezért sokkal inkább célravezető, ha a döntéshozók a fájlhozzáférés tiltása helyett megfelelően szabályozott környezetet teremtenek a vállalati dokumentumok eléréséhez.
A mobil hozzáférések biztosítása során semmiképpen sem szabad elfeledkezni a cégünkre vonatkozó szabályokról. Több jogi vagy compliance előírás is kötelezi a szervezeteket arra, hogy az érzékeny adatokat a vállalati infrastruktúrán belül tárolják, valamint felügyeljék és monitorozzák a fájlokhoz való hozzáféréseket a szervezeten belül.
Mielőtt lehetővé tesszük a felhasználók számára a mobil hozzáférést a céges dokumentumokhoz, érdemes végiggondolni a vállalati működést érintő törvényeket és előírásokat, illetve a biztonság fenntartásához szükséges feltételeket. Célszerű ezeknek megfelelően megtervezni a változtatásokat, és kiválasztani a szükséges eszközöket. Egyszerűsíti a munkát, ha kifejezetten erre a célra kidolgozott megoldást választunk, mint amilyen például a Novell mobil fájlkezelési megoldása, a Filr.
Egy felhőalapú tárhelymegoldás kézenfekvő lehet a rugalmas dokumentumeléréshez. Ez azonban hasonló biztonsági kockázatokat vethet fel, mint amikor a felhasználók a privát e-mail címeikre küldik át a vállalati fájlokat, hogy otthon is tudják használni azokat. Ráadásul egyúttal tetemes költségekkel is járhat, mivel a legtöbb felhőszolgáltatónál ingyen elérhető minimális mennyiségű tárhely nem elégíti ki egy teljes vállalat igényeit, így esetükben már jelentős összegeket kérnek a szolgáltatók.
Éppen ezért mindenképpen olyan megoldást érdemes keresni, amelynek segítségével az eredeti helyükön, biztonságos hozzáférésen keresztül érhetők el a fájlok.
Kiforrott megoldások léteznek arra, hogy a vállalatok a mobil eszközökre is kiterjeszthessék az eszközfelügyeletet. A Novell kínálatában elérhető ZENworks Mobile Management segítségével például egyetlen felügyeleti konzolról menedzselhető minden, a legnépszerűbb operációs rendszereket futtató mobil eszköz.
A mobil eszközök mellett a mobil tartalmak kezeléséhez is elérhető már olyan termék, amely kifejezetten vállalati felhasználásra készült. Ilyen például a „vállalati Dropbox megoldásként” is emlegetett Novell Filr, amellyel az alkalmazottak bárhonnan elérhetik a vállalati dokumentumokat, miközben a rendszergazdák a már meglévő tűzfalakat és hozzáférési jogokat használhatják a szervezet biztonságának fenntartásához.
A jól felépített vállalati infrastruktúrákban megfelelően kialakított hozzáférési jogok és kvóták, tűzfalak, biztonsági másolatok, illetve katasztrófa utáni helyreállítási rendszerek gondoskodnak a biztonságról és a folyamatos működésről. Időt és energiát takarítunk meg azzal, ha ezeket a megoldásokat és szabályokat alkalmazzuk akkor is, amikor a fájlkezelést és -elérést kiterjesztjük a mobil eszközökre.
A Novell Filr például ezekre a rendszerekre, valamint a helyi fájlrendszerre épít, és az Active Directory vagy az eDirectory címtárakkal együttműködve segít a már kialakított felhasználói hozzáférések kiterjesztésében. Így a Filr-en keresztül elérhetővé tett mappákra és fájlokra ugyanazokat a felhasználói hozzáférések és szabályozásokat alkalmazhatjuk a mobil eszközökön, mint a házon belüli infrastruktúrában.
Ennek köszönhetően abban is biztosak lehetünk, hogy továbbra is eleget teszünk a szükséges biztonsági és compliance előírásoknak is, miközben a munkatársak számára lehetőséget kínálunk a hatékony munkavégzésre bárhol, bármikor, bármilyen készülékről.