Így spórolhatnak 10 milliókat a KKV-k: nyomtatás helyett digitalizálás

forrás: Prím Online, 2017. november 25. 07:11

Még időben vannak a vállalatvezetők, ha a januári M30-as nyomtatványokat – vagy más adó- és munkaügyi nyomtatványokat – elektronikusan szeretnék aláírni. De mindez csak a felszín: tízmilliókat spórolhatnának a cégek az e-aláírással.

 

80–100 milliárd megy a szemétbe évente

A NETLOCK szakemberei szerint a céges dokumentum- és adatlapcunami digitalizálása 10 milliós extra megtakarítást jelenthet egy közepes méretű vállalat számára éves szinten, országosan pedig akár 100 milliárddal több maradhatna a vállalati szféránál. “A statisztikák szerint évente 50 ezer tonna irodai papírt használunk üzleti célra Magyarországon. Egy A4-es papírlap súlya 5g, ez évente 10 milliárd oldalt jelent. Ha csak a nyomtatási költséget vesszük alapul – ami átlagosan 8–10 forint laponként –, akkor is 80–100 milliárd forint megtakarítás maradhatna a digitalizáció révén a vállalatok zsebében évente. Ennyit spórolhatnánk az elektronikus hitelesítéssel és e-aláírással, hiszen legtöbbször csak azért nyomatunk ki dokumentumokat, hogy aláírásunkkal hitelesítsük azokat.” – mondta el Füzesi Csaba az elektronikus hitelesítéssel foglalkozó NETLOCK termékfejlesztési vezetője. 

 

A több 10 milliós spórolás nem varázsütés, de nem is utópia

A NETLOCK számításai szerint egy átlagos magyar középvállalatnál 200 olyan kolléga dolgozik, akik rendelkeznek valamilyen szintű aláírási jogosultsággal. Aláírónként évi 250 dokumentummal számolva, 50 ezer, átlagosan kétoldalas aláírandó dokumentum keletkezik. Ha ennek a nyomtatási költségét kiszámoljuk, 800 ezer–1 millió forintnál járunk. A NETLOCK számításai szerint ennél is rémisztőbbek a számok a postázás és dokumentummozgatás, -kezelés és papíralapú archiválás terén. Akár 20–30 millió forintot is elvihet az ilyen jellegű adminisztratív költség, a nagyobb szervezeteknél pedig az elveszett okmányok okozta költségekkel is számolni kell. “A nemzetközi statisztikák alapján nagyobb szervezetekben az összes papíralapú dokumentum 7,5%-a vész el átlagosan. Az elveszett dokumentumok 20%-át soha nem találják meg, ezért újra el kell azokat készíteni. A rossz helyre lefűzött dokumentumok kezelési költsége a statisztikákban 30 ezer forint dokumentumonként. Ha csupán 5%-os elvesztési aránnyal kalkulálunk, az előző példa alapján a hazai vállalatokra kiszámítva – 3 ezer forintos kezelési és 6 ezer forintos újraelőállítási költségekkel tervezve – nagyjából 9 millió forint veszteséget könyvelhetünk el.” – összegzi a szakember.

 

 

Tableten vagy kattintással is tömegesen  aláírható az M30-as nyomtatvány

Minden vállalatnál rengeteg munkaügyi dokumentum keletkezik papíron, miközben ezek döntő többsége elektronikusan is aláírható lenne tömegesen is. Így például az M30-as nyomtatványok január 31-ig történő aláírása is. Ezek szignálása egy pár száz fős vállalat esetén is jelentős adminisztrációs terhet ró a vezetőre, miközben mindez egyetlen kattintással is megoldható lenne. Az e-aláírásosok legújabb generációja rendkívül egyszerűvé és kényelmessé teszi az aláírási folyamatot. Míg régebben egy chipkártyára és egy számítógéphez csatlakoztatott kártyaolvasóra volt szükség a dokumentumok elektronikus aláírásához, addig ma már mindez egy weboldalon keresztül megtehető vagy akár egy tableten, kézzel egyszer aláírva is megoldható a papírmentes  hitelesítés. 

 

“A cégvezető az elektronikus aláíró rendszer segítségével, a biztonsági azonosítást követően  az M30-as nyomtatványokat tömegesen  néhány kattintással digitálisan aláírja, akár egy webes felületen keresztül is. A munkavállaló saját példányát pedig például egy tableten, speciális tollalat használva, biometrikus aláírásával ellenjegyezheti a nyomtatványt és a PKI technológia biztosítja a jogi megfelelőséget.Természetesen ugyanígy például aláírhatóak munkaszerződések, vagy akár  e-mailen érkezett PDF- vagy Word-dokumentumok is. A folyamat kényelmes, biztonságos és gyors. Az elektronikusan aláírt dokumentum pedig éppen olyan joghiteles, mintha papíron, tollal írt volna alá a cégvezető. Természetesen lehetőség van egy-egy vállalat saját IT-rendszerébe is integrálni az e-aláírás-megoldást. Ez ma már egyáltalán nem luxus, akár havi 2 ezer forintos díjért is kiváltható egy e-aláírás-előfizetés.” – foglalta össze Füzesi Csaba, aki szerint a NETLOCK SIGN új generációs e-aláírás-megoldás segíthetne több millió forintot megspórolni a vállalati adminisztráción.

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Együttműködésre lép a CETIN Hungary és a Pécsi Tudományegyetem

A független, integrált távközlési infrastruktúra-szolgáltató CETIN Hungary Zrt. és a Pécsi Tudományegyetem Műszaki és Informatikai Kara a jövőben három kiemelt területen működik együtt: a kiberbiztonsági szolgáltatások fejlesztésében, a kutatás-fejlesztési tevékenység színvonalának további emelésében, illetve az építőiparban egyre elterjedtebb és ismertebb építményinformációs modellezéssel (BIM) kapcsolatos kölcsönös tudástranszferben.

2024. április 23. 16:21

Bevállalós ötletekkel versenyeznek a Megoldások a holnapért döntősei

Kiválasztották a legjobb nyolc csapatot a Samsung és az EdisonKids Megoldások a holnapért kihívásán. A jövő oktatása, a fenntarthatóság és a közösségfejlesztés iránt elkötelezett fiatalok megkezdhetik a felkészülést a döntőre. A következő hetekben a csapatok elképzelésük prototípusát alkothatják meg és tesztelhetik működését a mentorok közreműködésével. A diákok a szakértők segítségével készülnek a végső, májusi megmérettetésre, ahol a három legjobb csapat összesen 6 millió forint összértékű Samsung készülékkel bővítheti egyéni és oktatási intézménye eszközparkját.

2024. április 23. 14:44

A boldog gyerekekből lesznek sikeres felnőttek

Több mint 600 támogatott, 105 diploma, 606 nyelvvizsga, 246 informatikai bizonyítvány. Csak néhány eredmény, amit a 19 éve működő Csányi Alapítvány és az általa mentorált fiatalok elértek. Az alapítvány valódi sikere a számok mögött, a személyes történetekben rejlik – hangzott el Zánkán az Alapítvány által szervezett idei Életút Fesztiválon április 20-án. A kiemelkedő informatikai és idegen nyelvi képzések mellett a végzett fiatalok a megszerzett kapcsolati tőkét, a közösség erejét tartják a legfontosabbnak. Nemcsak a Csányi Alapítvány nagykorú már, hanem egyre több mentoráltból vált olyan fiatal felnőtt, akik büszkén támaszkodhatnak az alapítvány segítségével megszerzett tudás mellett egymásra, „Csányisokra” is.

2024. április 23. 11:35

Állásbörzét és karrierfelkészítést tart szerdától a Corvinus

Több mint kétszáz állásajánlat közül lehet válogatni a Corvinus Egyetem idei karrierexpóján április 24-én és 25-én. Az eseményen részt vevők sok tippet gyűjthetnek karrierjük beindításához, kiteljesítéséhez is. Ebben nemcsak több tucat, corvinusos diplomával színes és sikeres életutakat bejáró szakember segít személyesen, de megtanulható a ChatGPT és a LinkedIn munkakeresői célokra optimalizált, profi használata is. 

2024. április 23. 09:57

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Ingyenes digitális platform segít a tanároknak és diákoknak az érettségire való felkészülésben

2024. április 20. 11:36

Itt a világ első, Swarovski kristályba ágyazott autós kijelzője

2024. április 10. 14:55

A csevegőprogramokat vizsgálta az NMHH

2024. április 2. 13:14

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50