5 jel, hogy ideje lecserélni az ERP-rendszert

forrás: Prím Online, 2023. január 12. 15:30

A vállalatirányítási rendszerek (Enterprise Resource Planning, ERP) is képesek elavulni, ha nem frissítik, tartják karban időnként, illetve, ha nem követik megfelelő ütemben a vállalat fejlődését. Az avulásuk tehát nem is csak korfüggő.

Előfordulhat, hogy az ERP egy különösen gyorsan növekvő cégnél már néhány év után nem képes ellátni a feladatát. Ez a nagy gyártók megoldásaival is előfordulhat, de az egyedi fejlesztésű rendszereknél különösen gyakori. Ilyenkor a korábban adekvát alkalmazás már nem segíti, hanem nehezíti a napi munkát. Ugyanakkor nehéz belülről megítélni, hogy mikor jött el a pillanat, amikor már biztosan jobb lecserélni, vagy újabb verzióra frissíteni, felzárkóztatni az elöregedett rendszert. Az alábbiakban a magyarországi BDO Solutions üzletágának szakemberei összegyűjtöttek 5 olyan jelet, amelyet tapasztalva érdemes elgondolkodni a változtatáson.

 

1. Hosszadalmas folyamatok

 

A legelső jelei egy ERP-rendszerfrissítés, -csere vagy akár új bevezetés szükségességének sok esetben az adminisztrációs részlegekről érkeznek. A papíralapú, vagy külön-külön pdf-ként gyűjtögetett, számítógépes mapparendszerbe kézzel letárolt számlák, rendelések, szerződések manuális kezelése rengeteg időt vesz igénybe, mire a szükséges adatok bekerülnek a rendszerbe, a visszakeresésükről, összesítésükről nem is beszélve. Ezenfelül manuális kezelés esetén több a hibalehetőség, melyek visszakeresése és javítása értékes időt vesz el az alkalmazottaktól.

 

Kép: Freepik

 

2. Nehezen átlátható

 

Az ERP eredeti és elsődleges feladata, hogy a döntéshozók számára könnyen elérhetően és naprakészen rendelkezésre bocsásson bizonyos kulcsfontosságú összegzéseket, adatokat. Megfelelő vállalatirányítási rendszer hiányában lehetséges, hogy ezen adatok csak nehezen elérhetőek. Előfordulhat, hogy egyes lekért adatok bonyolultabbak, amik nem mindenki számára értelmezhetőek könnyen, lehet, hogy csak szakember tudja értelmezni a kapott adatokat. Ez esetben az ERP nem látja el a feladatát, tehát biztosan frissíteni vagy cserélni kell. A szükséges beavatkozás mértéke különböző lehet, de fejlesztés nélkül a helyzet csak romlani tud, ami bármely piacon hamar versenyhátrányt jelent.

 

3. Excel-táblák mindenhol

 

Ha van ERP-rendszerünk, de a napi feladatok során mégis van olyan rendszeres és fontos információ, amit csak külön Excel-táblákban tudunk lekövetni, akkor nyilvánvaló, hogy meglévő vállalatirányítási rendszerünk nem képes integráltan kezelni az adatokat, nem fedi le a tevékenység egészét. Ha ugyanazt az adatot több helyen is nyilvántartjuk, akkor persze minden előfordulási helyén frissíteni kell ‒ mindezt egy ERP rendszer automatikusan, azonnal elvégzi. Ugyanennek a jelenségnek a minősített esete, ha több kolléga is „kockás füzete(ke)t” használ bármilyen munkájához kötődő adat nyilvántartására.

 

4. Nehézkes betanulás

 

Sok, kevésbé korszerű ERP vagy ügyviteli rendszer használatát nehéz megtanulni, mert a fejlesztés során nem alkalmaztak olyan szoftverergonómiai szabályokat, ami manapság a Windows környezetben mindenkinek könnyen érthető. A feladatok és a vállalkozás bővülése közben egyre kevesebb idő és energia jut az új kollegák megfelelő betanítására, így szükség van egy könnyen átlátható rendszerre. Amennyiben kollegáink sok negatív visszajelzéssel élnek a rendszert illetően, érdemes lehet elgondolkodni az ERP rendszer váltásán. Különösen beszédes és veszélyes, ha vannak, akik „saját használatra” egy másik, párhuzamos megoldást alkalmaznak a napi rutinjukban ‒ Excelt, Wordöt, kockás füzetet vagy a mobiljukat(!), és időnként abból vezetik vissza az adatokat az ERP-be. Itt jó eséllyel nem a dolgozó a hibás. Vagy nem lett megfelelően betanítva, vagy bár ismeri a rendszert és az elvárást, de szeretné hatékonyan végezni a munkáját, amit az aktuális ERP nem tud kiszolgálni.

 

5. A konkurencia ERP-rendszere

 

Egy vállalat folyamatos teljesítménykényszer, nyomás alatt áll, mind az ügyfelek, mind a szállítók és versenytársak részéről, a cégek pedig folyamatosan fejlődnek, hogy lépést tartsanak ezekkel a gazdasági szereplőkkel. Ha a folyamatok automatizáltságában, a döntéshozatalhoz szükséges információk tekintetében, működési hatékonyságban egy szervezet jelentős lemaradásban van a riválisokhoz képest, az rövidesen az üzletmenetben is érezhető lesz. Nagyon fontos, hogy egy cég gyártását, logisztikáját, pénz- és munkaügyeit egységes rendszerben, folyamatos és valós idejű szinkronban tudja kezelni, és az összes releváns információ birtokában hozhasson döntéseket. 

 

Minden egybevetve, érdemes alaposan átgondolni, hogy egy adott szoftver vagy szoftverfrissítés mennyire tudná hatékonyan segíteni a vállalkozást. Ha a fenti jelenségek bármelyikét tapasztaljuk, vagy a jelenleg használt, egyedi fejlesztésű ERP-rendszerhez már nincs támogatás, esetleg évek óta nem frissítették, érdemes egy szakértőt megkérdezni ezzel kapcsolatban, illetve elgondolkodni egy jól ismert, nemzetközi iparági megoldás bevezetésén.

E-világ ROVAT TOVÁBBI HÍREI

A világ egyik legjobb egyetemével kötött partnerséget a Budapesti Metropolitan Egyetem

A Budapesti Metropolitan Egyetem (METU) első és egyetlen magyar egyetemként írt alá hosszú távú partnerségi megállapodást az Arizona State University-vel (ASU), amely a Center for World University Rankings 2023-2024 szerint a világ legjobb egyetemeinek 1%-ába tartozik.  Ez a partnerség új lehetőségeket biztosít a METU-n tanuló magyar és külföldi hallgatók számára, és a magyar felsőoktatás nemzetközivé válásának következő lépcsőfoka lehet. A megállapodás alapján a METU jogosult használni a logója részeként a „powered by Arizona State University” megnevezést.

2024. május 4. 10:31

Ilyen volt a magyar rádiók zenei repertoárja 2023-ban

Összesen 103 év és kilenc hónapnyi adást sugároztak a magyarországi rádiók 2023. január 1-jétől december 31-ig – derült ki a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) legfrissebb kutatásából, amely a magyar rádiók 2023-as zenei repertoárját vizsgálta. A teljes kínálatban a legtöbbet játszott előadó Rúzsa Magdolna volt. Az énekesnőt több mint két és félszer annyiszor hallhattuk, mint a huszadik helyezett Azahriah-t. A tavalyi év legsikeresebb hazai slágere a ValMartól az Úristen, a külföldiek közül Miley Cyrus Flowers című dala volt.

2024. május 3. 18:05

Az akadálymentesség elengedhetetlen szempont az épületek tervezése során

Az akadálymentesség szempontjának egyre fontosabb szerepe van az építészetben, világszerte egyre több vállalat törekszik arra, hogy inkluzív környezetet alakítson ki. A Skanska a befogadás és a fenntarthatóság iránti elkötelezettségével összhangban szintén jelentős hangsúlyt fektet erre. A vállalat az átgondolt tervezés és megvalósítás érdekében együttműködik az Access4you-val azzal a céllal, hogy épületeiben a legmagasabb szintű access4you tanúsító védjegyet szerezze meg. 

2024. május 3. 16:17

Szűkülő piacon bővül a Pepita.hu

A Pepita Group Zrt. hazai bruttó forgalma 30, külfölddel együtt 44 százalékos növekedést mutat az első negyedév eredményei alapján. Kinőtte magát: levetkőzte a csupán baba-mama jelleget, a hazai műszaki és elektronikai területen lévő erős piaci verseny ellenére is e termékkategóriákban Magyarországon 57 százalékos bruttó forgalomnövekedést ért el.

2024. május 3. 14:41

A Xiaomi publikálta a legújabb ESG jelentését

A Xiaomi a napokban közzétette a hatodik ESG (környezetvédelem, társadalmi felelősségvállalás és vállalatirányítás) jelentését. A több mint 80 oldalas dokumentum, amelyet kínai és angol nyelven adtak ki azt az előrehaladást mutatja be, amelyet a Xiaomi és leányvállalatai megtettek az ESG stratégia megvalósítása terén 2023-ban. 

2024. május 3. 13:04

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Magyar siker: Nemzetközi díjat nyert a TIME magazintól a nyelvtanuló-applikáció

2024. május 3. 19:59

Megvannak 2024 legvonzóbb hazai munkaadói

2024. április 29. 11:38

Ingyenes digitális platform segít a tanároknak és diákoknak az érettségire való felkészülésben

2024. április 20. 11:36

Itt a világ első, Swarovski kristályba ágyazott autós kijelzője

2024. április 10. 14:55