Prim Hírek

Az információáramlás gondjaitól a csoportmunkaszoftverekig

Az üzleti és az intézményi rendszerek legjellegzetesebb működési zavarát az információáramlás hiánya, akadozása vagy lassúsága jelenti. A régi recept erre a bajra az értekezletek számának növelése és a papír alapú dokumentumok másolatainak további szaporítása volt. Ez azonban igen költséges, időigényes, s ráadásul nem is hatékony.

Ma azonban, éppen az elektronikus kommunikációnak köszönhetően, újabb nehézség ütötte fel a fejét. Az e-mail növekvő népszerűsége az üzleti levelezés egyre nagyobb részét váltja ki. A külvilággal folytatott információcsere zömében már nem papíron, de nem is faxon, hanem e-mailben zajlik. Ez rendben is lenne, csakhogy az e-mail - természeténél fogva - széttagolt, és privát természetű, még ha a cég által felépített levelezőrendszer postaládája is az, ahová beesik a kívülről jövő ajánlatkérés, megrendelés vagy más egyéb dokumentum. Az e-mail persze megosztható másokkal. Látszólag egyszerű a helyzet: "forward" vagy "továbbítsd" - szól a levelezőrendszer utasítása, és a címzettek megadása után máris számolatlanul indulnak útjukra a belső hálózaton az e-mailek. S az eredmény? Óriásira duzzadt hálózati forgalom, óriási levelesládák és óriási káosz. A helyzet rendkívül hasonlít a másológépek által fémjelzett információmegosztás időszakához, csak sokkal rosszabb. Nincs a cég vezetése kezében olyan központi eszköz, amellyel világosan, egyértelműen nyomon követhetné az egyes dokumentumokat, még kevésbé olyan, amellyel az összetettebb ügyeket követhetné nyomon, melyek egy-egy üzleti lehetőség vagy egy-egy projekt életciklusát dokumentálják.

A postaládában lévő dokumentumok nem a cég dokumentumai, több okból sem. Először is csak a tulajdonosnak van hozzáférési joga. Másodszor egy adott ügy csupán akkor tekinthető át, ha a hozzá tartozó összes dokumentum egyszerre hozzáférhető, sőt az ügyeken belül az egyes dokumentumok életútja is nyomon követhető. Ez pedig - ha el is tekintünk a hozzáférési problémától - egyszerre akár több tucat levélszekrény egyidejű vizsgálatával lenne csak lehetséges, ami nyilvánvalóan képtelen és beláthatatlan feladat.

Ennek megoldására egy csoportmunkarendszer alkalmas, amely esetünkben az elismerten igen magas képességekkel rendelkező csoprtmunkaszoftver, a Lotus Notes/Domino. Erre épül az Office ügykövetési rendszer.

A csoportmunkaszoftverek számára az alap kétségkívül az elektronikus levél. Azonban csak az alap, amelyre további rétegeknek kell helyeződniük ahhoz, hogy valóban működőképes környezetet hozzunk létre a cég és a külvilág, valamint a cégen belüli munkafolyamatok lebonyolítása érdekében. A Lotus Notes/Domino rendszer e rétegek közül az első, amely a biztonságos, magas színvonalú üzenetkezelést megvalósítja, és teret ad olyan alkalmazásoknak, amelyek az együttműködést, a cégen belüli (vagy akár azon kívüli) folyamatok koordinálását és dokumentálását teszik lehetővé.

A csoportmunka-alkalmazások jelentősége abban áll, hogy egyszerre két, ellentétes természetű igény kielégítését biztosítják. Az első a hatékonyság, a gyorsaság, melynek fontosságát aligha kell alátámasztanunk. És ezt az elektronikus kommunikáció bármely formája meg is valósítja. A másik az átgondoltság, a megalapozottság igénye, ami azt jelenti, hogy rendszerint több munkatárs bevonásával, véleményük, értékelésük figyelembevételével kell döntésünket meghozni. Ez viszont általában időigényes folyamat, hiszen a többi munkatárs (vagy akár a külső szakemberek) elérése önmagában időt igényel, nem beszélve az ő munkájukhoz szükséges időről. Mindkét szempont egyidejű érvényesülését biztosíthatjuk egy alkalmas csoportmunkarendszerrel.

Ezt a feladatot valósítja meg eredményesen az UniOffice Rendszerház Lotus Notes/Domino alapú Office alkalmazása, amely az ügykövetés, a dokumentumkezelés és a csoportmunka-támogatás immár tíz éve piacon lévő terméke. Olyan méretű felhasználói közösségek is használják, mint a Tiszai Vegyi Kombinát, az Allianz Hungária Biztosító vagy az Állami Számvevőszék. A legnagyobb felhasználószám meghaladja a hétszázat, az összes felhasználó száma pedig eléri a háromezret.

Az Office ügykövetési csoportmunkarendszer néhány jellemzője

Az Office (ügykövetési) rendszer bármely cég, szervezet, intézmény vezetőinek és ügyintézőinek közös munkafelülete, memóriája és kommunikációs platformja. A rendszer létrehozásával az UniOffice Rendszerház új műfajt teremtett, hiszen ezt megelőzően hasonló rendszerek nem álltak rendelkezésre. Az Office felhasználói a rendszer által nyújtott szolgáltatásként hozzáférési jogtól függően részleges vagy akár teljes áttekintéssel rendelkeznek a folyamatban lévő ügyek állapotáról. A rendszer képes a teljes vállalati levélforgalom kezelésére (papír, fax és e-mail egyaránt), lehetővé teszi a feladatok kiadását és delegálását, s egyúttal archívumként szolgál a lezárt dokumentumok tárolása és elérése céljából.

Az első és talán legfontosabb jellemzője az Office rendszernek az, hogy átfogó megoldást nyújt. A hagyományos, papír alapú levelezést éppúgy kezeli, mint a fax alapú kommunikációt és az elektronikus levelezést. Az Office rendszer elektronikus leveleket mind fogadni, mind küldeni képes. A beérkező hagyományos levelek beszkenelésre kerülnek, a kimenők pedig a rendszerből kinyomtathatók. A faxok kezelését automatikus faxátjáró segíti, amely szorosan integrált az Office rendszerrel.

A megoldás második igen fontos jellemzője a munkafolyamatok rendkívül rugalmas támogatása. Az ügyek és a dokumentumok életútjának meghatározását a vezetők és az ügyintézők maguk képesek kézben tartani. A munkafolyamat vezérlése nem nyomasztó külső erőként nehezedik rájuk, hanem az aktuális helyzet függvényében dönthet a felhasználó, hogy a rendszer által kínált lehetőségek közül melyikkel él. Kezdeményezheti munkatársainál az adott ügy vagy dokumentumok áttekintését, véleményezését. Kérheti a főnök jóváhagyását, de küldhet tájékoztató szándékú, felelősségátadást nem jelentő értesítést mindazoknak, akiknek kompetenciájuk lehet az adott ügyben.

A harmadik kiemelést igénylő jellemzője a rendszernek az adaptivitás. Minden cég akkor használ szívesen egy szoftvert, ha az a saját igényeit minél nagyobb mértékben képes kielégíteni. Az Office rendszer ezt kétféleképpen is támogatja. Részben paraméterezhető opciói, részben további automatizmusok, funkciók beépítésének lehetősége által. Minderre úgy nyílik lehetőség, hogy az alaprendszer közben nem változik, tehát a későbbi szoftverkövetést az adaptáció nem akadályozza.

Végül, de nem utolsósorban...

Meg kell említenünk, hogy a siker záloga a felhasználó cég vagy intézmény legfelső vezetésének kezében van. Egy ilyen szoftvertermék bevezetésének, rendszeres használatának csak úgy van esélye, ha azt a felső szintű vezetés eltökélten akarja, és mindent meg is tesz az eredmény érdekében. Könnyen belátható ugyanis, hogy egy ilyen projekt érint néhány olyan érdeket, amely nem feltétlenül esik egybe a cég vagy intézmény érdekeivel. Ennek kezelése pedig a vezetés dolga, ezen a szoftverfejlesztő aligha lehet úrrá. Az eredmény azonban a cég egésze számára nyújt komfortos környezetet, amely már valóban megfelel a mai kor elektronikus üzletvitellel szemben támasztott igényeinek.

Elérési információ:

UniOffice Rendszerház Kft.

Kolesár András, 372-7575

akolesar@unioffice.hu, www.unioffice.hu