Céges telefonhasználat – megtakarításokkal
Egy 2006. évi törvényi előírás alapján a munkáltatónak meg kell tudnia különböztetni munkavállalóinak hivatalos, illetve magán célú telefonbeszélgetéseit, hogy meghatározhassa ezek költségeit. A megoldásként kialakítandó rendszernek képesnek kell lennie mind a telefonalközpontokon keresztül kezdeményezett, mind a munkatársak részére kiadott mobil készülékekről kezdeményezett hívások kezelésére, elszámolására. Ugyanakkor a munkatársaknak lehetőséget kell biztosítani arra, hogy saját maguk határozzák meg, illetve módosítsák adott hívásuk besorolását és az összesített, adott havi magáncélú beszélgetések költségeit és az ezt tartalmazó táblázatot a számviteli osztálynak is rendelkezésére kell bocsátania.
Ilyenkor megoldásként szolgálhat egy megfelelően kidolgozott alkalmazás, amikor nem a felhasználó vagy a munkáltató feladata az adatok feldolgozása, hanem megteszi helyette az erre vállalkozó szolgáltató – jelen esetben a NextiraOne Magyarország Kft. erre kifejlesztett alkalmazása.
A NextiraOne által alkalmazott Alcatel-Lucent telefonalközpontok képesek - már a hívás indításakor - előre meghatározott kódok segítségével a hívási adatok között megkülönböztetni a munkatársak munkájához kötődő illetve magáncélú telefonbeszélgetéseiket. Ezeket az adatokat a Tarifa kezelő alkalmazás segítségével, automatikusan, időzített módon továbbítja a telefonalközpont, melyek a későbbi feldolgozhatóság érdekében egy adatbázisba kerülnek rögzítésre. A telefonköltséget nyilvántartó és elszámoló alkalmazás egy webszolgáltatás, ami az adatok egyszerű, böngészőn keresztüli (pl. Internet Explorer) elérését teszi lehetővé a munkatársak, valamint a számvitel számára. A munkatársak a rendszerbe történő sikeres belépésük után módosíthatják – átsorolhatják – telefonbeszélgetéseiket. Adott tárgyidőszak – tipikusan hónap végén – a munkatárs által jóváhagyott beszélgetési adatait a rendszer lezárja és összesíti, majd elszámolást készít.
A rendszerben rejlő további lehetőség többek között például az aktív költségkövetés. Ekkor a rendszer amennyiben az adott munkatársra meghatározott és beállított költségkeret túllépését észleli, automatikusan értesítheti magát a munkatársat és a felettesét is.
Egy ilyen jól átgondolt és előre megtervezett megoldás nagyban elősegítheti a vállalkozás, valamint az erőforrások hatékony kihasználásnak javulását, ezáltal jelentős megtakarításokat eredményezhet a vállalatnak.