5 jel, hogy ideje lecserélni az ERP-rendszert
A vállalatirányítási rendszerek (Enterprise Resource Planning, ERP) is képesek elavulni, ha nem frissítik, tartják karban időnként, illetve, ha nem követik megfelelő ütemben a vállalat fejlődését. Az avulásuk tehát nem is csak korfüggő.
Előfordulhat, hogy az ERP egy különösen gyorsan növekvő cégnél már néhány év után nem képes ellátni a feladatát. Ez a nagy gyártók megoldásaival is előfordulhat, de az egyedi fejlesztésű rendszereknél különösen gyakori. Ilyenkor a korábban adekvát alkalmazás már nem segíti, hanem nehezíti a napi munkát. Ugyanakkor nehéz belülről megítélni, hogy mikor jött el a pillanat, amikor már biztosan jobb lecserélni, vagy újabb verzióra frissíteni, felzárkóztatni az elöregedett rendszert. Az alábbiakban a magyarországi BDO Solutions üzletágának szakemberei összegyűjtöttek 5 olyan jelet, amelyet tapasztalva érdemes elgondolkodni a változtatáson.
1. Hosszadalmas folyamatok
A legelső jelei egy ERP-rendszerfrissítés, -csere vagy akár új bevezetés szükségességének sok esetben az adminisztrációs részlegekről érkeznek. A papíralapú, vagy külön-külön pdf-ként gyűjtögetett, számítógépes mapparendszerbe kézzel letárolt számlák, rendelések, szerződések manuális kezelése rengeteg időt vesz igénybe, mire a szükséges adatok bekerülnek a rendszerbe, a visszakeresésükről, összesítésükről nem is beszélve. Ezenfelül manuális kezelés esetén több a hibalehetőség, melyek visszakeresése és javítása értékes időt vesz el az alkalmazottaktól.
2. Nehezen átlátható
Az ERP eredeti és elsődleges feladata, hogy a döntéshozók számára könnyen elérhetően és naprakészen rendelkezésre bocsásson bizonyos kulcsfontosságú összegzéseket, adatokat. Megfelelő vállalatirányítási rendszer hiányában lehetséges, hogy ezen adatok csak nehezen elérhetőek. Előfordulhat, hogy egyes lekért adatok bonyolultabbak, amik nem mindenki számára értelmezhetőek könnyen, lehet, hogy csak szakember tudja értelmezni a kapott adatokat. Ez esetben az ERP nem látja el a feladatát, tehát biztosan frissíteni vagy cserélni kell. A szükséges beavatkozás mértéke különböző lehet, de fejlesztés nélkül a helyzet csak romlani tud, ami bármely piacon hamar versenyhátrányt jelent.
3. Excel-táblák mindenhol
Ha van ERP-rendszerünk, de a napi feladatok során mégis van olyan rendszeres és fontos információ, amit csak külön Excel-táblákban tudunk lekövetni, akkor nyilvánvaló, hogy meglévő vállalatirányítási rendszerünk nem képes integráltan kezelni az adatokat, nem fedi le a tevékenység egészét. Ha ugyanazt az adatot több helyen is nyilvántartjuk, akkor persze minden előfordulási helyén frissíteni kell ‒ mindezt egy ERP rendszer automatikusan, azonnal elvégzi. Ugyanennek a jelenségnek a minősített esete, ha több kolléga is „kockás füzete(ke)t” használ bármilyen munkájához kötődő adat nyilvántartására.
4. Nehézkes betanulás
Sok, kevésbé korszerű ERP vagy ügyviteli rendszer használatát nehéz megtanulni, mert a fejlesztés során nem alkalmaztak olyan szoftverergonómiai szabályokat, ami manapság a Windows környezetben mindenkinek könnyen érthető. A feladatok és a vállalkozás bővülése közben egyre kevesebb idő és energia jut az új kollegák megfelelő betanítására, így szükség van egy könnyen átlátható rendszerre. Amennyiben kollegáink sok negatív visszajelzéssel élnek a rendszert illetően, érdemes lehet elgondolkodni az ERP rendszer váltásán. Különösen beszédes és veszélyes, ha vannak, akik „saját használatra” egy másik, párhuzamos megoldást alkalmaznak a napi rutinjukban ‒ Excelt, Wordöt, kockás füzetet vagy a mobiljukat(!), és időnként abból vezetik vissza az adatokat az ERP-be. Itt jó eséllyel nem a dolgozó a hibás. Vagy nem lett megfelelően betanítva, vagy bár ismeri a rendszert és az elvárást, de szeretné hatékonyan végezni a munkáját, amit az aktuális ERP nem tud kiszolgálni.
5. A konkurencia ERP-rendszere
Egy vállalat folyamatos teljesítménykényszer, nyomás alatt áll, mind az ügyfelek, mind a szállítók és versenytársak részéről, a cégek pedig folyamatosan fejlődnek, hogy lépést tartsanak ezekkel a gazdasági szereplőkkel. Ha a folyamatok automatizáltságában, a döntéshozatalhoz szükséges információk tekintetében, működési hatékonyságban egy szervezet jelentős lemaradásban van a riválisokhoz képest, az rövidesen az üzletmenetben is érezhető lesz. Nagyon fontos, hogy egy cég gyártását, logisztikáját, pénz- és munkaügyeit egységes rendszerben, folyamatos és valós idejű szinkronban tudja kezelni, és az összes releváns információ birtokában hozhasson döntéseket.
Minden egybevetve, érdemes alaposan átgondolni, hogy egy adott szoftver vagy szoftverfrissítés mennyire tudná hatékonyan segíteni a vállalkozást. Ha a fenti jelenségek bármelyikét tapasztaljuk, vagy a jelenleg használt, egyedi fejlesztésű ERP-rendszerhez már nincs támogatás, esetleg évek óta nem frissítették, érdemes egy szakértőt megkérdezni ezzel kapcsolatban, illetve elgondolkodni egy jól ismert, nemzetközi iparági megoldás bevezetésén.
Kapcsolódó cikkek
- NetSuite-Deloitte szövetség: felhőalapú ERP KKV-knak
- A gyors növekedés buktatói előzhetők meg az SAP ByDesign bevezetésével
- Rekordidős IT leválás az áramkereskedő piacon
- Blokkláncok és kriptovaluták – hogyan tovább?
- Testhezálló vállalatirányítási rendszer a fehérneműgyártónál
- Újabb felhős ERP érhető el a magyar cégekre szabva
- A jövő AI alapú ellátási láncai most alakulnak
- Csúcstechnológiás vállalatirányítási rendszerrel erősít a hazai büntetés-végrehajtás
- Az SAP S/4 HANA átállást nem lehet elkerülni, de lehet jól kezelni
- A vállalatirányítási rendszerek már nem a nagyok privilégiumai
E-világ ROVAT TOVÁBBI HÍREI
A Samsung új okosórája mélyreható betekintést kínál egészségügyi állapotunkról
A Samsung bejelentette okosóra termékcsaládja új tagjának bevezetését. A júniustól Magyarországon is kapható Galaxy Watch FE készülékkel még több felhasználó férhet hozzá a vállalat fejlett és átfogó, jóllétet szolgáló élményéhez. A Galaxy Watch FE a Galaxy Watch úttörő hardverteljesítményét és fejlett egészség- és fitneszmegőrző funkcióit stílusos és tartós kialakítással ötvözi. Az új okosóra ideális lehet mindazoknak, akik széleskörű ismeretekkel javítanának általános egészségi állapotukon és jóllétükön.
Nyártól Net-Coach-ok segítik az NMHH céljait
2024. június 15-én sikeres záróvizsgát tettek a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) és az Apor Vilmos Katolikus Főiskola közös kezdeményezésével indult Újmédia Pedagógia ösztöndíjas felnőttképzési program hallgatói. A Net-Coach-programban az NMHH a magyar pedagógusokkal összefogva olyan tudásközösséget épít, amely segít az iskoláknak és a családoknak megérteni az újmédia világát és sikeresen megküzdeni a digitális élet kihívásaival.
Megfizethető 4K monitorok IPS panelekkel a fokozott termelékenységhez és szórakozáshoz
A kijelzőspecialista AOC izgalommal mutatja be két új, otthoni és irodai felhasználóknak szánt ultra-nagy felbontású (UHD) monitorát: a 27 hüvelykes (68,6 cm) AOC U27B3A és U27B3AF modelleket. Ezek a monitorok kivételes tisztaságot és élénk színeket kínálnak, így tökéletesen alkalmasak a napi feladatok széles skálájához, a táblázatkezeléstől és a webböngészéstől kezdve az egyszerűbb képszerkesztésig és bármilyen médiafelhasználásig.