Prim Hírek

Petri Csaba: - Alapvetően két indokot tudnék említeni. 1999-ben kezdtünk el valamilyen rendszert keresni, azt megelőzően egy régi, Unix alapú kereskedelmi szoftverrel dolgoztunk, amely nem volt integrált: különálló raktárkezelő és könyvelési programmal rendelkezett. Az integráltság hiánya mellett a másik probléma az volt, hogy nem tudtuk, meglévő rendszerünk 2000-kompatibilis-e. Ehhez kapcsolódott az a tény, hogy programunk helyi fejlesztésű, kis szoftver volt, amelynek fejlesztőgárdája szétszóródott, elérhetetlenné vált. Mindenképpen szerettünk volna valamilyen integrált rendszert bevezetni, vállalatunk azonban még nem volt olyan nagyságú, hogy megengedhette volna magának a több tízmillió forintos értékű programokat. Mindenképpen egy költséghatékonyabb megoldásban gondolkodtunk, amely lefedi a cégek tevékenységét: a kis- és nagykereskedelmet, az eladást, a szervizt, a beruházásokat, azaz egy-egy új berendezés telepítésének folyamatát.

M.: - A vállalatirányítási rendszer bevezetése nem kis döntés egy cég részéről. Hogyan biztosították, hogy a lehető legjobb megoldást találják meg?

P. Cs.: - A megfelelő program kiválasztására egy csapatot alakítottunk, amely különböző szakterületek képviselőiből állt össze: beletartozott egy főkönyvelő, a különböző üzletágak - a Sanyo, a szerviz és a légtechnika - igazgatói, valamint én mint informatikai vezető. Megnéztünk néhány kisebb programot, és azt találtuk, hogy ezek kevésbé rugalmasak. Nem volt lehetőség bonyolultabb egyéni lekérdezésekre, nem rendelkeztek megfelelő statisztikai, elemző funkcióval, valamint szervizmodullal. A nagy programok pedig 50 millió forinttól indultak, aminek finanszírozását cégünk nem tartotta érdemesnek. Ekkor felmerült az Exact neve, és annyira felpörögtek az események, hogy egy héten belül az Exact Hungary munkatársai már prezentáltak számunkra egy előadást, további egy héten belül pedig megszületett a döntés. A bevezetés is ilyen pörgős, mondhatnám feszített tempóban zajlott, hiszen mindez 1999 októberében történt, és januárban már az új rendszerünkkel nyitottuk az új évet.

M.: - 1999-ben még párhuzamosan éltek egymás mellett az Exact különböző verziói. Önök melyiket vezették be a cégcsoportnál?

P. Cs.: - A windowsos verzióból a 3.32-vel kezdtük, és btrive-es adatbázismotorral. Annak idején az SQL-változat még nem volt olyan kiforrott, mint most, és más volt a modulszerkezete. A Btrive-verzió több kisebb modulból állt, emiatt könnyebben a mi feladatainkhoz lehetett igazítani. Azóta persze változott a világ, most tervezzük, hogy áttérünk az SQL-es verzióra - hiszen eredetileg is ez volt a végső célunk -, méghozzá a rugalmasabb adatbázismotor, a könynyebb lekérdezések és automatizálások miatt.

M.: - Milyen tapasztalatokra tettek szert a különböző modulok bevezetésekor, és hogyan szabták testre a rendszert?

P. Cs.: - A testre szabás könnyen ment, mivel nagy segítséget kaptunk az Exacttól. Például nem kellett megvennünk az ajánlattételi modult egy egyszerűsített ajánlat-nyilvántartási rész használatához, mivel a rendelési modul eleme az ismétlődőrendelés-almodul, amelyben ezt a feladatot meg tudtuk oldani. Az ismétlődő rendelésben megtörténhet az ajánlatokra vonatkozó alapinformációk rögzítése, és esetünkben ez éppen elég. Természetesen nem kifejezetten az ajánlattételre készült, hanem arra, hogy a rendszeres vevői rendelést ne kelljen minden egyes alkalommal rögzíteni a rendszerben, hanem egy gombnyomásra új rendelés készüljön az alapadatokból. Az ismétlődő rendelés másik előnye - ami már a rendszer kiválasztásakor fontos volt -, hogy ad egy egyedi azonosítót (munkaszámot), amelyhez az egyes tevékenységek, események köthetők, és amely később nem vész el, évek múlva is visszakereshető. Ezt egy listában szépen le lehet kérni, és egyszerűsített ajánlattételként (munkafüzetként) használható. Továbbá megvettük a jelentéskészítő modult, a Crystal Reportsot, éppen azért, mert számítani lehetett rá, hogy az új rendszer bevezetésénél várhatóak lesznek extra lekérdezések, listák. Az Exactban rengeteg belső jelentési lekérdezésre nyílik lehetőség, ez a modul azt segíti elő, hogy ezeket teljes mértékben testre lehessen szabni.

M.: - Milyen egyedi megoldásokat alakítottak ki a rendszerben?

P. Cs.: - A Sanyo-berendezések kereskedelme folyamán fontos, hogy a szállítási határidő csökkentése érdekében megfelelő raktárkészlettel rendelkezzen a cég. Működött nálunk - idén szűnt meg - egy úgynevezett konszignációs raktár, amely külföldi partnerünk tulajdonában volt. Mi tulajdonképpen akkor fizettünk a termékek után vámot, illetéket a külföldi szállító felé, amikor vételeztünk ebből a raktárból. Tulajdonképpen az ő bizományos raktára volt. Ezt a tevékenységet nem lehetett saját raktárként kezelni, mivel akkor a vállalat pénzügyi rendszerében is szerepeltek volna az adatok. Az Exactban megoldást találtunk erre a kérdésre, méghozzá úgy, hogy külön adminisztrációt hoztunk létre, amelyben csak a logisztikai - tehát a kifelé/befelé történő mozgást kezelő - részt használjuk. Amikor külföldi partnerünktől havonta egyszer jött a számla a hó közben "kimozgatott" termékekről, azokat rögzítettük a mi rendszerünkben mint beérkezett árukat. A rendszerben tehát úgy működött a raktár, mint egy másik cég, amelynek a termékei nem kerülnek be saját pénzügyi rendszerünkbe. A "kimozgás" megtörtént hó közben, és a rendszer akkor állt egyensúlyba, amikor hó végén megérkezett a számla a raktárból kiszállított termékekről, és ezt bevételeztük a rendszerünkbe. Mindez tökéletesen működött, amíg a külföldi partnerünk fenntartotta konszignációs raktárát.

M.: - Említette, hogy két telephelyen dolgoznak egyszerre, valamint hogy egy másik raktárral is rendelkeznek, amellyel online kapcsolatban állnak. Hogyan képezték le ezt a struktúrát a rendszerben?

P. Cs.: - Úgy tudtuk megoldani, hogy az a felhasználó, aki a távoli raktárban dolgozik, nem a saját gépén futtatja az Exactot. A cégen belül van elhelyezve egy úgynevezett árnyékgép, azon fut a rendszer, és a vonalon csak az árnyékgép képernyőjén megjelenő információ továbbítódik. Ennek a sebessége már megfelelő egy 64 kbps-os vonalon. A terminálhoz a Symantec PCAnywhere programját használjuk, amely benne van az Exactban is. Egészen pontosan az Exact licencéhez jár a szoftver hostverziója, és mi vettünk mellé egy kliensprogramot is. (Az Exact ajánl más megoldásokat is a távoli telephelyek működtetésére, de a Szanyó Kft. számára a PCAnywhere bizonyult a legmegfelelőbbnek - a szerk.)

M.: - Magazinunkban az eddigi esettanulmányok során eddig nem igazán érintettük a hardveres háttér kérdését. Milyen "vasra" van szükség az Exact vállalatirányítási rendszeréhez?

P. Cs.: - Talán meglepő, de a rendszer nem hardverigényes. A szerverünk aránylag régi, egy Pentium II, 233 MHz-es, duálprocesszoros gép. Ezen fut az adatbázis. A szükséges tárterület nyilván magától a vállalattól függ, de az Exact nem pazarló: egy nagyobb adatbázis arányosan nagyobb helyet foglal el. Kliensoldalon is elég régi a gépparkunk, ám a meglévő Pentium I-es rendszerű komputereken teljesen jól fut a rendszer. Egyetlen dolgot figyeltem meg: gyors hálózati kapcsolatra van szüksége, és az Exact "meghálálja" a 100 Mbps-ot. Persze ez manapság már nem igazán említésre méltó, hiszen a boltokban nem is lehet 100 Mbps-nál lassabb hálózati kártyákat venni.

M.: - Végül szeretném megkérdezni: mennyire elégedett a programfrissítésekkel? Időben reagál az Exact egy-egy jogszabályváltozásra vagy technológiai fejlesztésre?

P. Cs.: - A programfrissítéseket folyamatosan küldik, ha kijön egy újabb, azt mindig megkapjuk. A 3.7-es verzió legutóbb az új operációs rendszerekkel való kompatibilitást oldotta meg. A jogszabályi változásokra is mindig határidőre megkaptuk a frissítést. Összességében úgy tapasztaltuk, hogy lépést tartanak a folyamatos változással és fejlődéssel.