Prim Hírek

Bánné Örsi Anna: - Korábban a humánpolitikai, a pénzügyi és számviteli, a készletgazdálkodási és az értékesítési területek folyamatait dBase alapú, az integrált vállalatirányítási rendszerekre emlékeztető, de az adatbiztonság terén azokat meg sem közelítő szoftverrel támogattuk - adatszinten esetenként batchfeldolgozással. Az említett hiányosságok miatt a tulajdonosi döntést megelőzően magunk is körülnéztünk az itthoni piacon nagyobb adatbiztonságot, integráltságot nyújtó, szélesebb szakmai területeket felölelő, valós idejű adatfeldolgozást biztosító alkalmazás után kutatva, de a hazai kínálatban nem találtunk az elvárásainknak megfelelőt.

M.: - A jelenlegi helyzet objektív értékeléséhez vissza kell nyúlnunk a kezdetekhez, az ABAS-szal való első találkozásuk tapasztalataihoz.

B. Ö. A.: - Elsőként csupán a pénzügyi modult bevezetve "fizikai" értelemben fél év alatt átálltunk a korábbi rendszerről, ám humán oldalon ez nem ment ilyen könnyen. Az addigi szisztémánkról, kódrendszerünkről való kényszerű lemondás, a rendszerkezelés megváltozása komoly ellenállást váltott ki a felhasználókból, ám annak elburjánzására a vállalat ügyviteli rendjének változásával is együtt járó tulajdonosi döntést következetesen végrehajtó vezetőink nem hagytak időt. A következőkben - a törzsadattárra, illetve a vállalati kapcsolatokra vonatkozó igények kielégítését is beleértve - a raktárgazdálkodást és az értékesítéstámogatást elektronizáló modult vezettük be.

M.: - Milyen tapasztalatokat szereztek a rendszer működtetése során?

B. Ö. A.: - Eleinte dolgozóink rutintalansága okozott némi fennakadást, és a hibafelderítés adott feladatot - elsősorban nekünk, informatikusoknak. A felhasználó ugyanis esetleges múltbéli rossz tapasztalataiból adódóan gyakran bizalmatlan, így gond esetén mindig a rendszert kiáltja ki bűnösnek. A hibák többségét azonban - az adatok hiányos vagy nem megfelelő beviteléből következő - emberi tévedésekre lehetett visszavezetni. A vélt vagy valós probléma megoldására mindig igénybe kellett venni a németek, majd később az általuk megbízott hazai, az ABAS-t ismerő szakértő vállalkozó segítségét, de a működés mihamarabbi helyreállítása érdekében igyekeztünk a rendszerrel kapcsolatos minél mélyebb háttérismeretekre magunk is szert tenni.

M.: - A kezdeti nehézségek ellenére mára jelentősre duzzadt a feldolgozott adatmennyiség.

B. Ö. A.: - Ma már több mint 12 millió értékesítési és 9 millió könyvelési esetet tartalmaz a rendszer. Feldolgozásuk gyakorlatilag adathibák nélkül történt meg, így a lekért kimutatásokkal, listákkal mindig elégedettek voltak a vezetők, a felhasználók.

M.: - A kezdetektől milyen változásokon ment keresztül a rendszer?

B. Ö. A.: - Megvásárlásakor a v.4-es verzió volt életben. Az első váltásra az értékesítési és beszerzési modul bevezetésével párhuzamosan került sor, majd egy hoszszabb szünet után, az 1998-as v.7-es változatot követően 2002-ben került sor - két fokozatot kihagyva - a v.10-es bevezetésére. Az előző verziókkal rendszerelemekké váltak a lekérdezést, listázást, kigyűjtést, statisztikai kiértékelést gyorsító, illetve könnyítő lehetőségek, a mostani v.10-es változatot pedig az adatok exportját és importját jelentősen leegyszerűsítő - s remélhetőleg a közeljövőben nálunk is alkalmazott - ODBC adatbázis-kezelő felület tette vonzóvá számunkra.

M.: - Hogy oldódott fel a kezdeti idegenkedés, és hogyan értékelték a felhasználók az ABAS EKS-t?

B. Ö. A.: - Az elsőként kiváltott pénzügyi és számviteli terület reakciója egyértelműen pozitív volt, a dBase alapú program után érthetően ők értékelték leginkább az ABAS EKS biztonságot garantáló adatkezelését, adatbázisát. Megszűntek a bizonytalan működést eredményező állományok, a korábban gyakori újraindexelések. A biztonságos adatbázis bizalmat ébresztett a rendszer iránt. Egyszerűbbé vált az adatbevitel, és a feldolgozás az integrált működésnek köszönhetően mind az időt, mint az eredményt tekintve nagyságrendnyit javult. Az ismeretlennel szembeni ellenállás - a korábbiakat felváltó új rutinok beidegződését követően - rendszertámogatássá szelídült. A pénzügyit követő modulok használata, felhasználói szintű kiaknázása már több zökkenővel járt. Azonban a korábbi hozzáállással ellentétben ma már a piac és a technológia által kínált új lehetőségeket támogató modulok bevezetését sürgetik a vezetők és a felhasználók. Cégünk tevékenységéből adódóan nem maradhat ki az értékesítési, illetve a beszerzési csatornák közül az internet sem, és az ABAS EKS ma már az ezen keresztül zajló folyamatok elektronizálását is támogatja.

M.: - Mikor kerültek kapcsolatba az InterJNettel, és hogyan indult a kapcsolatuk?

B. Ö. A.: - A v.10-re való váltás már az ő közreműködésükkel történt. S mert az átállások sikere, sebessége, minősége jelentős mértékben szállítófüggő, a mögöttük lévő szaktudást - mivel ismét egy többmenetes, az e-világgal is összefüggő, így üzleti működésünket ugyancsak érintő váltás előtt állunk - különösen értékeltük. De mert a v.7-ről váltottunk a v.10-re, és mert az InterJNet akkor még nem ezzel a rendszerrel foglalkozott, s csak a v.8-tól felfelé van rendszerismerete, kedvező tapasztalataink és pozitív hozzáállásuk ellenére sem a remélt gördülékenységgel folyt a verziócsere. A fentiek miatt - mert a standard program által nem kezelt funkcionalitásokra az új verzióban is szükségünk volt - magunk gyűjtöttük össze és mentettük el többnyire saját fejlesztésű szigetrendszereink adatait. Továbbá a régi, nem megfelelően dokumentált, az ABAS német fejlesztőgárdája által készített programok okoztak némi fejfájást, s a probléma megoldása időveszteséggel járt. A szigetrendszerek illesztését a v.10-hez már az InterJNet végezte el. A jövő nagy feladata a v.10-ben és a későbbi verziókban rejlő lehetőségek feltárása, illetve ezek és a ma még szigetrendszerekkel támogatott területek mind nagyobb hányadának lefedése. A fentiekkel összhangban integrálásra vár a kiskereskedelmi diszkontáruházunk működését támogató és a területi kereskedelmi munka optimalizálását célzó, PDA alapú rendszerünk is.

M.: - Milyen előnyökkel járt a verzióváltás?

B. Ö. A.: - 2002 novemberében hajtottuk végre, így korai még működési tapasztalatokról, támogatásiszint-növekedésről beszélni. Küszködünk a korábban említett, a verzióismeret hiányból eredő problémákkal, de az év végi leltár már a v.10-en készült el, és túléltük. A program leltározási szisztémája és logikája a nálunk kimaradt három verzió alatt jelentősen megváltozott. Az elméletben jelentéktelenebbnek tűnő különbségek a gyakorlatban óriásira duzzadtak, s bár a rendszer egésze szempontjából ezek részletkérdések, a pergő napi ritmus nehezen viselte el a korábbi években - például a listakészítés stb. során - nem tapasztalt fennakadásokat. A munkát elvégeztük, de sokkal több időt, energiát emésztett fel, mint az előző években. Mi itt, az informatikai osztályon már látjuk az új verzióban rejlő lehetőségeket, de azok kihasználásához a program által támogatott szakterületekkel és az InterJNettel közösen végzett egyeztetésekre lesz szükség. Vázlatosan be is mutattuk az új változat és a továbbfejlesztések által kínált lehetőségeket, s most az értékesítési, beszerzési, logisztikai, pénzügyi, illetve kontrollingvezetőinken a sor, hogy válasszanak a palettáról. Ennek ismeretében az InterJNettel közösen, szakterületekre lebontott kisebb projektek keretében finomítjuk a megfogalmazódó igényeket. A workshopokkal párhuzamosan elindul a gyártási folyamatokat támogató termeléstervezési, gyártás-előkészítési és termelésirányítási modulok bevezetése.

M.: - Korábban nem voltak igényfelmérések?

B. Ö. A.: - Az induláskor központilag irányított bevezetést nem kísérte együttgondolkodáson alapuló közös igényfelmérés. Az ezt követően installált modulok sorrendjének és funkciótámogatásának meghatározását azonban igen. Ennek eredményére támaszkodva szélesítettük az integrált rendszer funkcionalitását az újak olyan szintű integráltsága mellett, amivel lehetővé válik, hogy a főkönyvi modul - mivel a számára szükséges minden információ ugyanabban a rendszerben keletkezik - kvázi egy gombnyomásra működhessen.

M.: - Milyen szintű oktatást kíván meg a váltás?

B. Ö. A.: - A jövőben az InterJNettel közösen arra törekszünk, hogy az informatika számítástechnikai továbbképzést kapjon, pl. az adatbázis-felépítésben és -kapcsolatokban, valamint az ODBC-használatban történt strukturális változások stb. tekintetében, a felhasználó tudása viszont a menükben való közlekedés, a képernyőkép értelmezése és a mezők kitöltése terén bővüljön.

M.: - Sosem gondoltak rendszercserére?

B. Ö. A.: - Minden verzióváltáskor és funkciószélesítéskor napirenden lévő kérdés, de a szóba jöhető rendszerek funkcióinak mindegyike megtalálható az ABAS-ban is, ezért eddig semmi nem támasztotta alá az esetleg más logikai rendszerű programra való átállás elkerülhetetlenségét. Az adatbázis, az integráltság szintje, az ügyviteli lefedettség egyelőre nem jelzi ennek szükségességét.