Ezek a beléptetőkártyás munkaidő-nyilvántartás adatvédelmi alapszabályai
A COVID-19 jelentős változást hozott az irodahasználati szokásokban, melynek következtében hosszabb távon az úgynevezett hibrid munkavégzés hódíthat teret. De felmerülhet a kérdés, hogy miként tartható be, hogyan ellenőrizhető az irodai jelenlét egy ilyen rendszerben. Talán a legkézenfekvőbb megoldás a szinte valamennyi modern irodaház által alkalmazott beléptetőrendszer és beléptetőkártya, mellyel az ilyen épületekben dolgozó minden munkavállaló rendelkezik. A Deloitte szakértői megvizsgálták, hogy használható-e munkaidő-nyilvántartásra a kártya, és melyek a beléptetőrendszerek adatvédelmi vonatkozásai.
A beléptetőrendszerek alkalmazása több célt is szolgálhat egyszerre: az épületbe belépők azonosítása mellett a kártyák által tárolt adatokat a munkáltatók gyakran összekötik a munkaidő-nyilvántartó rendszerekkel. A GDPR-ban meghatározott szabályok alapján személyes adatnak minősül a munkavállaló munkaidejének kezdete és vége, a munkaközi szünetek és a szabadság időtartama is, vagyis minden olyan információ, amely a munkavállaló épületen belüli-, és kívüli mozgását eredményezi. Tehát először meg kell határoznunk, hogy ki kezeli a beléptetőrendszer által tárolt adatokat.
Nagyobb irodaházak esetén általános gyakorlat, hogy a beléptetőrendszert az épület üzemeltetője működteti, a munkáltatók, mint az irodaterületek bérlői pedig csak bizonyos események, incidensek kapcsán kapnak adatot, vagy rendszeres adatszolgáltatás keretében. „Természetesen, ha a beléptetőkártya és a munkaidőnyilvántartás összekapcsolásra kerül, akkor a munkáltatók is kézhez kaphatják a munkavállalók mozgására vonatkozó adatokat” – hívja fel a figyelmet dr. Kustos Petra, a Deloitte Legal adatvédelmi szakértője. „Akármelyik eset is érvényesüljön, az adatkezelő és adatfeldolgozó pozíciók rögzítése mindig rendkívül fontos, ugyanis a GDPR eltérő kötelezettségeket határoz meg kettejük tekintetében.”
Felmerülhet a közös adatkezelés esete is: ilyenkor célszerű szerződésben rendelkezni a felelősségmegosztásról. Az adatkezelőnek az adatfeldolgozóhoz képest többletkötelezettségei vannak, az adatfeldolgozó pedig csak abban az esetben tartozik felelősséggel az adatkezelés által okozott károkért, ha nem tartotta be a GDPR-ban meghatározott kötelezettségeket, vagy ha az adatkezelő jogszerű utasításait figyelmen kívül hagyta, vagy azokkal ellentétesen járt el.
Mire kell figyelni a beléptetőrendszerek alkalmazásakor?
Mivel a beléptetőrendszer alkalmazása személyes adatok kezelésével jár, a GDPR rendelkezései szerint szükséges eljárni. Az adatkezelőnek meg kell határoznia az adatkezelés célját és jogalapját, és az érintetteket megfelelően tájékoztatnia kell. A beléptetőrendszerek alkalmazása esetén minden esetben szükséges az érdekmérlegelési teszt elvégzése, amelyben az adatkezelőnek többek között az alábbiakat kell bemutatnia:
1. A személyes adatokat csak az adott célok elérése érdekében kezeli (pl. személy-és vagyonbiztonság, munkaidőnyilvántartás).
2. Csak annyi adatot kér be, amennyire ténylegesen szükség van (pl. vendég belépésekor nem fénymásol személyigazolványt, amelyről a NAIH több határozatában is kimondta, hogy jogellenes).
A felsoroltak csupán néhány tennivaló az adatkezelő kötelezettségei közül; a GDPR további előírásokat is megállapít, például az adatok tárolásakor biztosítani kell a megfelelő védelmet, továbbá az adatokat csak a megőrzési időn belül szabad kezelni, tehát annak lejártát követően törölni szükséges. „Felhívjuk a figyelmet továbbá arra is, hogy az irodai beléptetőrendszerek alapján készült jelenlét-nyilvántartások nem alkalmasak arra, hogy a munkáltató által kötelezően vezetendő munkaidő-nyilvántartásként szolgáljanak” – teszi hozzá a szakértő.
A biometrikus beléptetőrendszerekre még szigorúbb szabályok vonatkoznak
A biometrikus adatokon alapuló beléptetőrendszerek esetében még szigorúbbak az adatkezelésre vonatkozó követelmények. Az Európai Adatvédelmi Testület legújabb állásfoglalása szerint az ilyen érzékeny adatokon alapuló beléptetés csak és kizárólag szigorúan indokolt esetben lehetséges. Például, ha egy gyártó üzem know-how technológiát alkalmaz, amely nyilvánvalóan egy magasabb fokú vagyonbiztonságot tesz indokolttá. Ezekben az esetekben az adatvédelmi hatásvizsgálatot is el kell végezni a tervezett adatkezelés kapcsán, amelyhez szükséges az adatkezelés körülményeinek és következményeinek megfelelő bemutatása, kiértékelése, valamint a kockázatcsökkentő intézkedések prezentálása.
Kapcsolódó cikkek
- (M)ennyit érnek a személyes adataink?
- E-kereskedelem és kibervédelem – digitális kihívások és szakemberhiány
- Online szakikereső a bankomtól? – a magyar ügyfelek hallatták hangjukat
- Rossz számlával bukhatjuk az otthonfelújítási támogatást
- Jó belépő a külföldi piacra a hazai tech cégeknek
- A jövő AI alapú ellátási láncai most alakulnak
- Az SAP S/4 HANA átállást nem lehet elkerülni, de lehet jól kezelni
- Hogyan felelnek meg az ajánlórendszerek az adatvédelmi jogszabályoknak?
- A Xiaomi az adatvédelmi intézkedések fontosságát hangsúlyozza
- A vállalatirányítási rendszerek már nem a nagyok privilégiumai
E-világ ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Újabb akadály hárul el a nagy hatótávolságú e-kamionok elterjedése elől
Sikeres tesztet teljesített a Siemens: töltési rendszere 1 MW teljesítményt adott le.
A német cég prototípusát egy nagy hatótávolságú e-kamionnal tesztelték. Az új készülék több Siemens SICHARGE UC150 töltőberendezésből, ezek kimeneti teljesítményét összefogó kapcsolási kialakításból (switching matrix) és a megawatt-töltésre speciálisan kialakított diszpenzerből állt.
Szemben a sztereotípiákkal: a nők, a tudomány jövőjének alakítói
Április negyedik csütörtökén az infokommunikációs szektor női szereplői előtt tisztelgünk. Az immár 15. éve ünnepelt Lányok az információ- és kommunikációtechnológiában (Girls in ICT) nemzetközi napja arra biztatja a fiatal lányokat, hogy merjenek nagyot álmodni és bátran helyezkedjenek el STEM* vagy IKT** szakmában. Idén a női vezetők és elengedhetetlen mentori szerepük kerül középpontba a világnapon, amely a Megoldások a holnapért résztvevőit is megihlette.
Minden 5. gyereket érintheti az online bántalmazás
Bár a honfitársaink szerint a közösségi média veszélyesebb a gyerekekre nézve, mint a tömegközlekedés, a 6-14 évesek harmada mégis rendszeresen használja a social mediát – derült ki egy friss, országos kutatásból. Az egyik leggyakoribb probléma az online térben a bántalmazás, ami akár minden 5. gyereket érinthet. A kitöltők harmada nem szokott a családjával beszélni az internetes tér veszélyeiről, pedig a tudatosítással a legtöbb ilyen helyzet megelőzhető vagy kezelhető lenne.
A Zyxel Networks fokozza a kiberbiztonságot, hogy megfeleljen a NIS2 irányelvnek
Tekintettel a kiberfenyegetések növekvő gyakoriságára és összetettségére, az EU 2016 óta hatályos NIS-irányelve ma már nem felel meg mindezeknek. Az új iteráció, amely 2024. október 18-án lép életbe, lehetőséget kínál a kiberbiztonsági erőfeszítések fokozására. A Zyxel Networks, a biztonságos, mesterséges intelligencia és felhőalapú hálózati megoldások egyik vezető szolgáltatója olyan termékeket kínál, amelyek megfelelnek az NIS2 irányelv követelményeinek, és hatékony védelmet nyújtanak a fejlett támadásokkal szemben.