Központi IT rendszerek cseréje: változáskezelés nélkül nem megy

forrás: Prím Online, 2023. február 14. 09:55

Az üzleti folyamatokhoz kapcsolódó core rendszerek olyan szoftverek, amelyek átszövik az üzleti működés nagy részét és támogatják a vállalat legtöbb tranzakcionális tevékenységét. Egy ilyen rendszer kiváltására a vállalat életében viszonylag ritkán kerül sor, vannak azonban olyan tényezők és indokok, amelyek megkövetelhetik ezt. Ilyenek lehetnek a vállalat üzleti változásai, a jelenlegi szállítókkal kapcsolatos problémák, vagy a core rendszer verzióváltása miatti külső nyomás.

Agárdy-Séra Eszter

„A rendszercsere nagy mértékben befolyásolja a vállalatnál dolgozó kollégák napi életét és sok esetben lényegesen újra definiálja az ügyfélkiszolgálást is. Éppen ezért ez a folyamat nem egyszerű IT-projekt, hanem egy olyan teljeskörű változást hozó transzformációs program, ami üzleti szempontból is sok buktatót hordozhat magában, melyekre jó előre felkészülni” – mondta Agárdy-Séra Eszter, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának menedzsere.

 

Milyen akadályok merülhetnek fel egy core rendszer cseréje során?

 

A Deloitte CIO felmérése szerint 3 fő oka van annak, ami miatt a legtöbb IT transzformációs program megbukik. Az esetek 82%-ában a munkavállalók nem megfelelő hozzáállása vagy kifejezett ellenállása miatt hiúsul meg a transzformáció. Sok esetben hiányzik a vezetői támogatás is, ez áll a sikertelen transzformációk 72%-a mögött. Ilyenkor a felső- és középvezetés nem áll kellő mértékben a projekt mögött. Sokszor irreálisak az elvárások is: az esetek 65%-ban a programmal kapcsolatban nem valósak a várakozások, ami szabotálja a transzformáció sikerességét.

 

Az alkalmazottak szervezeti pozíciótól függetlenül nehezen élik meg a változási folyamattal járó mélypontokat, a változás megélésének folyamata ugyanis hasonlít a gyász folyamatához. A transzformációs program sikere szempontjából kiemelten fontos, hogy az érintett szervezeti szereplők a változáson gyorsabban tudjanak túljutni, hogy minél hamarabb elfogadják, majd támogassák a változást. Ebben segít a változáskezelés eszköztára.

 

A változással járó akadályok kiküszöbölése change managementtel

 

A változáskezelés lényege az egyének felkészítése, fejlesztése és támogatása. A megfelelő módszertan és szervezetre szabott eszköztár hozzájárul az érintettek elkötelezettebbé tételéhez és támogatja a tartós változás megteremtését, vagy akár a teljes kultúraváltási folyamatot is. A Deloitte egyik ügyfele a rohamosan változó piaci igényeknek való megfelelés érdekében a közelmúltban cserélte le CRM rendszerét. A Vision to Value módszertan mentén előkészített változáskezelésnek köszönhetően az új rendszer bevezetését követően 1 hónappal a munkavállalók kevesebb, mint 9%-a jelzett problémát az új rendszerre való átállás miatt, 25%-a semlegesen, 66%-a pedig kifejezetten pozitívan ítélte meg az új rendszert. Ez a változáskezelési eszköztár négy fázisra bontva kíséri és segíti a szervezeteket egy core rendszer cseréjének folyamatában.

 

Célkijelölés

 

Az első fázisban egyértelműen meg kell meghatározni, hogy mi a megcélzott jövőkép, és miért van szükség változásra. Azonosítani és mozgósítani kell a főbb érintetteket, és biztosítani kell a vezetők cél melletti elköteleződését. A megfelelő érintettek és vezetők bevonásakor nemcsak a jelenlegi érintetteket kell mozgósítani, hanem a jövőbeli működés alapján érdemes kijelölni, kiknek az elköteleződése fontos a változás sikeréhez. Az érintettek feltérképezéséhez elengedhetetlen egy teljeskörű stakeholder-elemzés.

 

Vojtkó Luca

„Ebben a fázisban nagyon fontos, hogy a célt ne keverjük össze az eszközzel. A core rendszerek cseréjének esetében az üzleti cél valójában nem egy rendszercsere, hanem például gyorsabb, vagy magasabb minőségű ügyfélkiszolgálás, vagy a digitalizáció/automatizáció növelése. A rendszercsere csak egy eszköz a célok eléréséhez. A változás jövőképét vízióalkotó workshopok vagy változás jövőkép canvas módszertan segítségével ki lehet facilitálni a szervezetből” – mondta Vojtkó Luca, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának szenior tanácsadója.

 

Ez a fázis akkor sikeres, ha a változásban kiemelt érintettek egyetértenek a változás eredményének víziójában és ez a vízió dokumentált, illetve, ha az érintett vezetők bevonása és elköteleződésének kialakítása megvalósul. 

 

Tervezés

 

A tervezési szakaszban készül el az átfogó, konkrét eszközöket és lépéseket, ill. ütemezést tartalmazó változásmenedzsment és kommunikációs terv. A terv részeként azonosítani kell azokat a kritikus pillanatokat, melyek mérföldkövekként is értelmezhetők a változás folyamatában és kezelésük kihatással lehet az egész változási folyamatra – ilyen például a változás szervezeti bejelentése. A kritikus pillanatokhoz több kockázat és lehetőség kapcsolódik, melyek tudatos átgondolása és kezelési módjának megtervezése ebben a szakaszban történik meg.

 

Érdemes ebben a fázisban kijelölni úgynevezett change champion-öket: ők a változás bajnokai, akik az első pillanattól kezdve elkötelezettek, informálisan részei a folyamatnak, így első kézből tudják átadni a releváns információkat, ezzel támogatva kollégáikat. Ez a fázis akkor sikeres, ha a részletes terv a feladatok, ütemezés mellett a kijelölt felelősöket és határidőket is tartalmazza; illetve, ha a megnevezett felelősök tisztában vannak szerepeikkel és felelőségükkel.

 

Képességek fejlesztése

 

Ebben a fázisban a változásban résztvevők megszerzik azokat a képességeket, melyek az eltervezett, jövőbeni működéshez szükségesek. Itt valósulnak meg a különböző oktatások, illetve a teljes szervezet felé is ekkor kezdődik el az intenzív kommunikáció a változásról. A végfelhasználók is bevonásra kerülnek, a vezetők pedig már teljeskörűen felkészültek arra, hogy eredményesen vezessék a változást.

 

Megvalósítás

 

A képességek fejlesztését követően a megvalósítási szakasz az a korábbi fázisokhoz képest rövidebb időszak, amikor az új működés, vagy például az új rendszer éles működésének kialakítása megtörténik. A kijelölt változás bajnokok ebben az időszakban intenzív támogatást biztosítanak a változásban érintetteknek és megvalósul az összes változáskezelési tervben lefektetett eszköz használata. 

 

Az ún. babysitting szolgáltatás is fontos változáskezelési eszköz, ebben az időszakban a támogatást nyújtó szervezet magasabb rendelkezésre állás mellett biztosít segítséget a felmerülő kérdésekkel kapcsolatban. A kommunikáció továbbra is intenzív, hogy fenntartsa és erősítse a változásban résztvevők elköteleződését: középpontjában a megcélzott jövőkép helyes alkalmazásának elismerése áll. Egy core rendszer cseréje kapcsán például heti hírlevél formájában ki lehet hirdetni a rendszert leggyakrabban felhasználó kollégát, vagy éppen a rendszer frissülő funkcióit.

Kulcsszavak: Deloitte IT informatika

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Az ABB energiagazdálkodási megoldást vezet be az ivóvíz- és szennyvízágazatban

Az ABB bevezette az ABB Ability OPTIMAX energiagazdálkodási megoldását az ivóvíz- és szennyvízágazat számára, melynek segítségével az üzemeltetők meghatározhatják a telephelyeken belüli elkerülhető energiaveszteségeket. A digitális optimalizáló eszköz több eszköz összehangolt vezérlésével, valamint az adatok és a folyamatok láthatóságával csökkentheti az energiafelhasználást és az energiaköltségeket.

2024. február 29. 12:59

Új korszak jön az 5.5G, a mesterséges intelligencia és a felhő alapú megoldások integrálásával

A küszöbön álló 5.5G-korszak jegyében mutatta be legújabb innovációit és megoldásait a Huawei Technologies az idei Mobil Világkongresszuson. A vállalat várakozásai szerint az 5.5G technológia kereskedelmi forgalmazása már idén elkezdődik, amely lehetővé teszi új alkalmazási területek kiaknázását. A közelgő új, 10 Gigabites mobilszélessáv korszakában a szolgáltatóknak a kiváló minőségű hálózatépítésre kell törekedniük, hogy ki tudják használni az 5.5G technológia nyújtotta új lehetőségeket. A Huawei partnereivel együtt világszerte már több mint 20 városban működött közre 5.5G hálózatok kereskedelmi telepítésében és tesztelésében.

2024. február 28. 20:26

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Magyar fejlesztők programján ámul a világ: Már nem csak tanul, teremt is a magyar MI

2024. február 27. 20:28

Magyar siker a bahreini Forma 1-en

2024. február 21. 16:15

Közös mentorprogramot indít a Corvinus és az OTP

2024. február 20. 11:27

Megvannak ‘Az Év Honlapja’ 2023 díjazottjai!

2024. február 8. 09:30