A fenntartható információkezelés 5+1 pillére

forrás: Prím Online, 2022. július 13. 12:47

A klímaváltozás hatásaival szembesülő világunkban a fenntarthatóság a vállalatok egyik irányító elvévé vált. Noha elsőre talán nem triviális, az információmenedzsment nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy egy vállalat fenntarthatóan működjön. A papíralapú és digitális dokumentumtárolás és -kezelés területén 70 évnyi tapasztalattal rendelkező Iron Mountain szakértői összegyűjtötték azt a hat szempontot, amely segíthet ebben.

A fenntarthatóság sokkal többet jelent, mint hogy a vállalat kipipálja a társadalmi felelősségvállalás rubrikáját. Ha egy szervezet ténylegesen magáévá teszi a fenntarthatóság filozófiáját, akkor az alacsonyabb költségekben, a jobb munkamorálban és a nagyobb hatékonyságban is megmutatkozik. A fenntarthatóbban működő vállalatokhoz szívesebben csatlakoznak a tehetséges kollégák, fiatalok, és a kutatások szerint jobban vonzzák az ügyfeleket is. Egy tanulmányban a válaszadók több mint kétharmada azt mondta, hogy hajlandó többet fizetni a fenntartható termékekért.

 

A téma annyira erősen jelen van az információ kezelés terén, hogy az információmenedzsmenttel foglalkozó szervezetek szövetsége, az ARMA (Association of Records Managers and Administrators) által nyolc pontban összefoglalt információ- és iratkezelés alapelveik – elszámoltathatóság, átláthatóság, integritás, védelem, a megfeleltetési szabályozásoknak való megfelelés, rendelkezésre állás, megőrzés és rendelkezésre bocsátás – napjainkban egyfajta kilencedik alapelvként a fenntarthatósággal is kiegészítendő.

 

 

1. Az alapok: hasznosítsuk újra a papírt!

Egy tonna papír újrahasznosítása a statisztikák szerint annyi energiát takarít meg, mely fedezi egy átlagos amerikai otthon hat hónapos energiaellátását. Megspórolhatunk vele 26 ezer liter vizet, és egy tonnával csökkenthetjük az üvegházhatású gázok kibocsátását. Azok a papír alapú dokumentumok, melyeknél már eleget tettünk megőrzési kötelezettségüknek, és azok, melyeket már digitalizáltunk, logikus jelöltek arra, hogy ledaráljuk és újrahasznosítsuk őket. Jó módszer a fenntartható ösztönzésére – és egyben a biztonság növelésére – az ún. „mindent megsemmisíteni” szemlélet. Lényege, hogy az üzleti tevékenységhez már nem szükséges iratokat ledarálják, ahelyett, hogy a szemetesbe tennék, így nincs bizonytalanság azzal kapcsolatban, hogy mit kell megsemmisíteni és mit megtartani.

 

2. Új életre kelhetnek az elektronikai eszközök

Az e-hulladék egyre nagyobb problémát jelent: 2019-ben világszerte fejenként több mint 16 kilogramm keletkezett belőle, és ez a szám az évtized végére 40 százalékkal nőhet. A számítógépek, telefonok, monitorok vagy fénymásolók tele vannak veszélyes anyagokkal, például berilliummal, kadmiummal, higannyal, arzénnel és ólommal. Ezeknek az anyagoknak túlnyomó része biztonságosan ártalmatlanítható lehetne, sőt, értéket is képviselhet, 200 laptop például mintegy 155 gramm aranyat tartalmaz. A Global E-Waste Statistics Partnership szerint azonban jelenleg az e-hulladéknak csupán 17%-át hasznosítják újra. 

 

Az elektronikus hulladékok jelentős biztonsági sebezhetőséget is hordozhatnak, ugyanis nem minden esetben szabadítják meg őket elég alaposan az érzékeny információktól. Léteznek biztonságos adattörlési programok, amelyek biztosítják, hogy minden védett és érzékeny adat törlődjön, majd az eszköz felújítását követően visszatérhessen a gazdaságba. A sikeres újraértékesítés bevételhez juttathatja a céget, és a körforgásos gazdaság részéve is teszi, amely csökkenti az új termékek gyártása iránti igényt és a hulladékmennyiséget egyaránt.

 

3. Ne feledkezzünk el az adatközpontokról sem!

A digitalizáció csökkenti a fizikai hulladékot, de az adatközpontok működésének is van környezeti hatása: a világ villamosenergia-termelésének mintegy 1%-át használják, és emellett egy régebbi, közepes méretű adatközpont naponta akár 1,3 millió liter vizet is elhasználhat. Számos adatközpont ezért törekszik rá, hogy zöld energiára álljon át. Az Iron Mountain kolokációs adatközpontjai például világszerte 100%-ban megújuló energiaforrásokkal működnek, és megfelelnek az energiahatékonyságra vonatkozó legszigorúbb előírásoknak. Ezért ezeknek az adatközpontoknak az ügyfelei jogosultak az úgynevezett Green Power Pass pontokra, amelyeket beépíthetnek a szervezetük fenntarthatósági jelentésébe, hozzájárulva szén-dioxid-kibocsátás csökkentési céljaikhoz is.

 

4. Gondoljuk újra az irodát!

A jövőben valószínűleg csak nőni fog az otthonról dolgozó munkatársak száma, ezért most lehet itt az ideje annak, hogy megvizsgáljuk az irodaméret csökkentésének lehetőségeit: a közös munkaterületek kialakítását, a papíralapú nyilvántartások digitalizálását vagy külső tárolóhelyekre való áthelyezését. Egy szabványos négyfiókos iratszekrény 17 négyzetméternyi alapterületet foglal el. Az Iron Mountain becslései szerint egy tipikus irodában a hely 8-10%-át foglalják el az iratok. Digitalizációjuk helyet szabadít fel, így akár a bérleti díjjakon, a fűtésen és a hűtésen is spórolni lehet. A távmunkával csökken az ingázással töltött idő és a károsanyag-kibocsátás, és kevesebb lesz a dugó. Ráadásul a távmunkások nagyobb munkahelyi elégedettségről és termelékenységről számolnak be.

 

 

5. Ösztönözzük az alvállalkozóinkat!

Lehet, hogy szervezetünk magáévá tette a fenntarthatósági célokat, de vajon elmondható-e ugyanez a beszállítóinkról is? Hasznos tájékozódni a hulladékszállítással, fuvarozással, takarítással, raktározással, étkeztetéssel és a berendezések karbantartásával foglakozó alvállalkozók gyakorlatairól. Publikálnak-e fenntarthatóság jelentéseket és a legjobb gyakorlatokat követik-e? A létesítményeik és járműveik mennyire működnek alternatív energiával? E kérdések feltételével meg lehet arról győződni, hogy az alvállalkozók céljai összhangban állnak a vállalatéval.

 

+1 Készítsünk irányítási stratégiát!

A bemutatott kezdeményezések egy átfogó informatikai irányítási stratégia részét képezhetik. Azok a szervezetek, amelyeknek teljes képpel rendelkeznek adataikról, azok helyéről, felhasználásáról és eredetéről, tájékozottabbak, hatékonyabbak és fenntarthatóbbak. Egy  felmérés szerint az irodai dolgozók 36%-a mondta azt, hogy legtöbbször vagy mindig nehéz megtalálni egy dokumentum legfrissebb változatát. A megfelelő irányítási stratégia szinte teljesen kiküszöbölheti az ilyen keresgélésekből adódó időveszteséget. A jó információirányítási gyakorlatok szintén hozzájárulnak a fenntarthatósághoz, hiszen szabályokat adnak a felesleges, elavult és triviális adatok megsemmisítésére, valamint a szükségtelen papíralapú dokumentumok megsemmisítésére.

Trend ROVAT TOVÁBBI HÍREI

A digitális bankolás jövője: személyre szabott ügyfélélmény és új generációs technológiák

A Deloitte legfrissebb, Digital Banking Maturity 2024 kutatásának eredményeiből kiderül, hogy a COVID-19 járvány idején elindult digitalizációs folyamatok nemhogy nem lassultak, hanem új lendületet kaptak a bankszektorban az elmúlt évek során, alkalmazkodva az ügyfelek folyamatosan bővülő igényeihez. A fejlesztések fókuszában a funkciók mennyisége helyett, egyre inkább a személyre szabottság, az ügyfélélmény fokozása és a költséghatékonyság kapott hangsúlyt. Emellett a korábban elhanyagolt területek, például a digitális jelzálog is előtérbe kerültek.

2024. november 21. 17:59

OMV: 2025 végéig országszerte elérhető lesz az ultragyors töltőhálózat

Országszerte 15 helyszínen már igénybe vehetőek az OMV új gyorstöltői. A társaság még idén megduplázza ultragyors töltéssel üzemelő töltőállomásai számát, 2025 végéig pedig közel 50 helyszínen összesen 80 villámtöltő pont működik majd az országban. A töltők legalább 100 kW teljesítmény leadására képesek, ami később több helyszínen akár a 200 kW-ot is elérheti, a hálózati kapacitás függvényében.  Az OMV saját applikációt is fejlesztett a töltőkhöz, amiben most különleges akciókkal várja az autósokat.

2024. november 21. 16:35

Nemzetközi szintre lép a karbonlábnyom-csökkentő magyar startup

Balogh Petya és az általa fémjelzett STRT Holding Nyrt., valamint két másik befektető látott fantáziát a digitális marketing tevékenységek, így a weboldalak és e-mail kampányok karbonlábnyomának csökkentésére specializálódott Carbon.Crane-ben. A világszinten naponta küldött 350 milliárd e-mail* és a 200 millió aktívan üzemelő weboldal** – a háttérben dolgozó szerverparkok miatt – egyre nagyobb, ráadásul egyre növekvő részét teszi ki a globális karbonkibocsátásnak, erre dolgozott ki egyedi megoldásokat a 100%-ban magyar tulajdonú és hazai alapítású startup. Az egyedi és innovatív szolgáltatásokat nemzetközi szinten is értékeli a szakma, amit legutóbb a MediaSpace Global Changemakers' Awards 2024 díjával ismert el.

2024. november 21. 14:56

Újabb kutatás cáfolja az AI-félelmeket

A Unisys friss kutatása szerint mind az alkalmazottak, mind a munkáltatók pozitívnak ítélik meg a mesterséges intelligencia (AI) munkahelyi hatását. A Magyarországon több mint 700 szakembert foglalkoztató vállalat négy országban elvégzett felmérése azt mutatja, hogy az AI alkalmazása növelheti a dolgozói elégedettséget, és segítheti a gyorsabb karrierépítést, míg a vállalatvezetők szerint versenyképességüket veszélyezteti, ha nem építik be a technológiát a működésükbe.

2024. november 21. 11:39

A Mikulás sem egyedül dolgozik, a cégednek sem kell

Egyre több vásárló igyekszik elkerülni a december végi vásárlási dömpinget, így az online megrendelések száma a karácsonyt megelőző hónapokban akár az éves átlag többszörösére is ugorhat. Az áruházak számára ilyenkor kiemelten fontos a forgalom maximalizálása, de a megugró ügyfélszolgálati igények kielégítése és a zökkenőmentes kiszolgálás biztosítása komoly kihívásokat jelent.

2024. november 21. 10:12

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Huszadik alkalommal adták át a Hégető Honorka-díjakat

2024. november 21. 16:58

Hosszabbít ’Az Év Honlapja’ pályázat!

2024. november 19. 09:54

Törj be a digitális élvonalba: Nevezz ’Az Év Honlapja’ pályázatra!

2024. november 14. 16:36

A virtuális valóság az egészségügyet is forradalmasíthatja

2024. november 12. 18:01