Prim Hírek

Korábban, mindez kizárólag papíron történt: rengeteg munkaidőt és költséget jelentett a nyomtatás és a papír alapú aláírás. Ma már viszont van lehetőség digitális megoldásra, papír helyett elektronikusan is alá lehet írni a dokumentumokat.

Több ezer nyomtatvány aláírható nyomtatás nélkül, elektronikusan, egy kattintással

A megoldás egyik legnagyobb előnye, hogy egyetlen kattintással az összes alkalmazott számára elektronikusan aláírható az M30-as nyomtatvány. A dokumentumokat pedig digitálisan, akár a meglévő informatikai rendszerben, vagy akár egy e-mail csatolmányaként is el lehet küldeni az alkalmazottaknak. Azonban ez a fajta digitalizációs folyamat még közel sem teljes a gyakorlatban: a dokumentumok kiállítása ma még többségében, papíron történik, ami nem csak a munka- és költséghatékonyság szempontjából kedvezőtlen, de a fenntarthatósági törekvéseket is figyelmen kívül hagyja.

Espán Zsolt

„A KSH adatai szerint ma nagyjából 4,7 millióan dolgoznak alkalmazottként Magyarországon. Ezen munkavállalók mindegyike meg kell, hogy kapja január végig az M30-as nyomtatványt a munkáltatójától. Egy nagyobb cég esetében, ahol több száz vagy több ezer ilyen dokumentumot kell átadni az alkalmazottaknak, ott a papír alapú ügyintézés jelentős adminisztrációt, szervezést, nyomtatás költséget jelent, a tollal történő aláírás, pecsételés a mindennapokban sok időt igényel. Pedig egyáltalán nem szükségszerű a „papírozás”, hiszen már egy viszonylag egyszerű egyedi vagy tömeges e-aláírást is támogató rendszerrel megoldható mindez, nyomtatás nélkül elektronikus aláírással.” – mondta el Espán Zsolt az e-hitelesítéssel és elektronikus aláírásokkal foglalkozó Microsec értékesítési igazgatója. 

A szakember kiemelte, hogy az M30-as nyomtatvány, csak egy a sok HR dokumentum közül és akár az összes ilyen vagy ehhez hasonló dokumentum – munkaszerződések, bérpapírok stb. – is aláírhatók lennének elektronikusan. „A munkavállalók egyszerű, gyors és akár díjmentes módon is kaphatnak elektronikus aláíró tanúsítványt, például az e-Szignó terminálon leadott, önkiszolgáló igényléssel” – tette hozzá a szakember, hangsúlyozva, hogy az e-Szignó terminál már időszakosan is telepíthető egy-egy nagyobb vállalat, üzem telephelyén vagy például egy irodaházban.

e-Szignó terminál

Nincs elkésve senki: még idén be lehet szerezni az új megoldást

Egy olyan dokumentum kezelő rendszer beszerzése és integrálása a vállalat IT rendszerbe, amely képes lehet digitálisan kezelni az M30 nyomtatványokat is nem jelent ma már luxus beruházást. Különböző típusú, jól skálázható elektronikus aláíró megoldások állnak rendelkezésre például az M30-as nyomtatványok tömeges elektronikus aláírására is. Sőt létezik teljesen egyszerű verzió is, amikor nem egy komplex aláíró rendszert szerez be a cég, hanem a cégvezető elektronikus aláíró tanúsítványt igényel és elektronikusan írja alá a nyomtatványokat.

„Az M30-as nyomtatványok kiállítása egy jól behatárolt feladat, de persze más HR dokumentum is aláírható elektronikusan. Ha előbbi kapcsán egy cég váltani szeretne, még lehet arra ideje, hogy idén megtegye ezt és 2023. január 31-ig már elektronikusan aláírva küldje ki alkalmazottainak az M30-as nyomtatványt. Egy ilyen rendszer ára már rövid távon is megtérülhet például a nyomtatás, postázás vagy a ráfordított adminisztrációs idők elmaradásával és azzal a magas használati értékkel, hogy a cégvezetőnek, HR vezetőnek nem kell azzal időt tölteni, hogy papíron, kézzel ír alá több száz, ezer nyomtatványt.” – foglalta össze Espán Zsolt. „Ha pedig egy kisebb vállalatról beszélünk egy e-aláíró tanúsítvány csomag már havi néhány ezer forintos előfizetési díjért kiváltható és ez esetben a cég aláírója, vezetője ugyancsak képes lehet elektronikusan aláírni a nyomtatványokat okostelefonján keresztül is.” – tette hozzá a szakember.