Prim Hírek

Ifj. Ágh Károly: - Amikor 1999-ben megalakult a cég, az volt az egyik első feladatunk, hogy bevezessünk egy vállalatirányítási rendszert. Nagyon gyorsan történt minden. A Winform vezetőivel az első beszélgetésre egy őszi kiállításon került sor, majd a november végi szerződés-aláírás után január közepére már egy működő rendszert tudhattunk a magunkénak.

M.: - Jól értettem, Önök az Y2K-mizéria kellős közepén döntöttek úgy, hogy bevezetnek egy komplett vállalatirányítási rendszert?

Á. K.: - Kényszerű okoknál fogva döntöttünk így, hiszen 1999 végén alakult meg a cég. Ehhez tudni kell, hogy az Eurohold Kereskedelmi Kft. régebben is működött, Eurostar néven. Ez utóbbi ma is létező vállalat, és a szétváláskor hozzá került minden informatikai rendszer. Igen rövid idő állt rendelkezésünkre, mert gazdasági tevékenységünket azonnal be kívántuk indítani. Rögtön a beszerzési tárgyalások elején szóba került a dátumváltási probléma, ám a Winform Informatika Kft. képviselői leszögezték: ők már végignézték a szoftvert, s az minden tekintetben Y2K-kompatibilisnek bizonyult. Ez tehát nem volt befolyásoló vagy félelmet keltő tényező. Ráadásul a hardverelemeket is ekkor vásároltuk meg, és a beszerzések során figyeltünk arra, hogy az egyes elemek "bírják" az ezredfordulót.

M.: - Milyen modulokat vezettek be?

Á. K.: - A pénzügyi és a készletgazdálkodási modult. A rendszer tulajdonképpen azóta is ebben az eredeti formájában üzemel, bár ez természetesen nem jelenti azt, hogy nem került sor kisebb kiegészítésekre, ésszerűsítésekre. A bevezetés során nem voltak speciális igényeink, az egyedi számlaformátum, a fejlécek kialakítása pedig rutinműveletnek bizonyult. Létrehoztunk néhány egyedi listát, de alapvetően a program rendelkezésre álló funkcióit kezdtük el használni. Hozzá kell tennem, hogy esetünkben a raktárgazdálkodási modul egy olyan komplex rendszer, amely teljesen átfogó készletfigyelést alkalmaz, illetve az ehhez tartozó összes árumozgást képes felügyelni. Ilyenek a megrendelések, a beszerzések, ezek visszaigazolása, a nyilvántartás utólagos ellenőrzése a visszaigazolásokból, valamint az áruk beérkeztetése. Nyomon lehet követni minden kapcsolódó folyamatot, például hogy a visszaigazolásból mikor lett szállítás, a szállítás mennyire igazodik a megrendeléshez és a visszaigazoláshoz, van-e hátralékos tétel, annak mi lesz a sorsa, és így tovább. Létezik nálunk belföldi számla, azon belül készpénzes, átutalásos, valamint exportszámla, azon belül többféle változatban előre fizetés, akkreditív, átutalásos és halasztott fizetés. Nos, ezek a lehetőségek mind integrálva vannak a rendszerbe, nem kell extra lekérdezéseket végezni. A számlák, szállítólevelek, diszpozíciók pedig automatikusan generálódnak, semmit nem kell kézzel kiállítanunk.

M.: - Tehát már a szoftver alapkiépítése elegendő listát tartalmaz?

Á. K.: - Azok a listák, amelyek a rendszer alapcsomagjában rendelkezésre állnak, kielégítő információkat tartalmaznak ahhoz, hogy tudjunk rendelni, rendelést tervezni, a készletet és a készletkorosítást figyelni. Nem hiszem, hogy az összes funkciót és listát fel kellene sorolnunk, lényeg, hogy a beépített funkciók megfelelnek egy vállalat alapvető igényeinek.

M.: - Említette a készletkorosítást is, ami már-már a vezetői információk közé tartozik. Ezek szerint a rendszer alkalmas arra is, hogy összegzett, a vezetésben felhasználható információkkal szolgáljon?

Á. K.: - Különböző toplistákat lehet előállítani mindenféle változatban. Ezek az áruforgalom szerkezetét érintő kimutatások vonatkozhatnak egy bizonyos vevőre, vevőcsoportra, termékre vagy termékcsoportra. Rugalmas módon lehet gyűjtőlistákat előállítani, amelyek összegzett információkat tartalmaznak, és ezekkel figyelhetők a trendek, a tendenciák, valamint termékszintig lebontva folyamatossá lehet tenni a figyelést.

M.: - Van-e az Önöknél bevezetett rendszernek olyan jellemzője, amely eltér a szokásostól?

Á. K.: - Igen, van ilyen. Időről időre rendszeresen kezelünk úgynevezett kombókat vagy szetteket, amelyeknek a nyilvántartását és értékesítését követnie kell a rendszernek. Ez azt jelenti, hogy ma van 2500-féle cikkünk, amelynek folyamatos követését végzi a rendszer, és ebből a 2500-ból havi rendszerességgel akciókat hirdetünk, amikor néhányat közülük egymáshoz rendelünk. Például kompletten kínálunk egy horgászbotot zsinórral, orsóval, merítőszákkal, és az éppen aktuális szezonnak megfelelően kimondjuk, hogy ez most egy tavaszi keszegezőszett. Ezeket a szetteket kedvezményes áron kínáljuk, a rendszer pedig lehetővé teszi, hogy ne kelljen azokat fizikailag is összeállítanunk, és egy cikként figyelnünk. Meghatározzuk, hogy milyen szettet szeretnénk, összevonjuk a cikkszámokat egy "szettesített" cikkszámba, és a rendszer innentől kezdve teljesen automatikusan figyeli az egyes összetevők rendelkezésre állását. Amikor eladunk egy szettet, a rendszer az egyes termékek cikkszámához tartozó mennyiséget csökkenti a megfelelő mértékben. Ezután a különböző összetevőknek a szett eladási árából kikalkulált értékesítési árát teszi vissza árrésként, azaz úgy figyeli az összetevőket, hogy a szett értékesítéséből kiszámított árrés vonatkozzon rájuk.

M.: - Amikor vállalatirányítási rendszert választottak, milyen szempontokat tartottak szem előtt?

Á. K.: - Több lehetőséget is megvizsgáltunk. Természetesen meghatározó tényező volt az ár, hiszen nyilvánvaló, hogy különleges szoftverekhez is hozzá lehet jutni - csillagászati összegekért. Megpróbáltunk úgy választani, hogy az ár/érték arány optimális legyen, és a számlát egy induló vállalkozás is ki tudja fizetni. A megmérettetés során úgy tapasztaltuk, hogy vannak a WinNER programcsaládnak olyan funkciói, amelyek bizonyos szinten többet nyújtanak, mint a drágább vetélytársak, és a rendszer képes minden általunk igényelt folyamatot kezelni - kedvező áron.

M.: - Nagyságrendben mit jelent a "kedvező" ár?

Á. K.: - 1999-ben 10 és 20 millió forint közötti összegért lehetett volna bevezetni egy nagyobb nyugati rendszert. Mi 4 millió forint alatti összeget invesztáltunk. Ez tűnt a legjobb lehetőségnek, bár természetesen nemcsak az árról van szó, ha egy vállalatirányítási rendszert kell kiválasztani.

M.: - Az elérhető támogatásra és a szupportra gondol?

Á. K.: - Igen, ez is nagyon fontos tényező. Amikor megvásároltuk a rendszert, olyat szerettünk volna választani, amely hosszú éveken keresztül ki tud minket szolgálni. Amikor egy cég komolyabban tervez, gyakran ilyen tényezők fordítják egy drágább rendszer felé. Ha végiggondolom, hogy 1000 egységért tudom megvásárolni az egyik rendszert, amely mögött nincs stabil fejlesztői háttér, és 2000 egységért a másikat, amelyben viszont százszázalékosan megbízhatok, és amelynek a fejlesztése mögött nemzetközi tapasztalatok állnak, akkor sok esetben inkább az utóbbit választom. Amikor a WinNER mellett voksoltunk, nyilvánvaló volt számunkra, hogy a Winform Informatika Kft. hosszú távra tervez, és mindenben számíthatunk rájuk. A szupportszerződést meghatározatlan időre kötöttük, és havi karbantartási díjban állapodtunk meg. A szerződést évente felülvizsgáljuk. Az együttműködés keretében hozzájutunk a legfrissebb programváltozatokhoz, és rendelkezésünkre áll bizonyos konzultációs idő. Havi rendszerességgel találkozunk, és megbeszéljük, hogy mi az, ami egy-egy listán belül esetleg továbbfinomítandó, hogy milyen kérdések merültek fel. Meghatároztuk azt is, hogy hány órán belül kell rendelkezésünkre állniuk a Winform Informatika Kft. munkatársainak, éjjel-nappal, illetve hétvégén is. Biztonságban érezzük magunkat, és az eltelt három év azt bizonyítja, hogy jól választottunk.

M.: - Két rövid kérdés van még a tarsolyomban: az első arra vonatkozik, hogy hogyan történt a felhasználók oktatása, a másik úgy szól, hogy milyen hardverkövetelményei vannak a rendszernek.

Á. K.: - A képzés mindenre kiterjedt. A pénzügyi, valamint a készletgazdálkodási modulra vonatkozóan külön, de párhuzamosan tartották az oktatást a megfelelő ügyintézők számára. Összesen 85 órát vettünk igénybe, s ez a két párhuzamos csoportnak köszönhetően egy hét alatt megtartható volt. Ma az új munkatársak oktatását már jellemzően házon belül oldjuk meg, ugyanakkor ha a rendszerben frissítés történik, és új listák, új funkciók jelentkeznek a programban, a Winform Informatika Kft.-től ellátogat valaki hozzánk, és a helyszínen, bemutató keretében tanítja be a felhasználókat. A második kérdéssel kapcsolatban elmondhatom, hogy a szerverünk egy külön erre a célra dedikált PC-kiszolgáló, és vele kapcsolatban semmi különlegességre nem kell gondolni. A gépet PIII-as processzorral, tükrözött merevlemezekkel építették ki, és nálunk van elhelyezve. Az adatok mentését napi rendszerességgel végezzük, szalagos háttértárolóra.