Prim Hírek

A nagy szoftvergyártók megjelentek a középvállalatoknak szánt, kedvező árú licenckonstrukciókkal, így elérhetőkké váltak a magyarországi szervezetek számára is. A dobozos termékre épülő (pl. FileNET vagy Documentum alapú) rendszer adhatja a megoldás alapját. A meglévő informatikai környezetet vizsgálva két eset különíthető el. Az egyik, amikor a feljavítandó folyamatok már rendelkeznek erős informatikai támogatással (ERP-, CRM-, billingerrendszerek). Ilyenkor interfész kialakítására van szükség a folyamatot jelenleg támogató alkalmazás, valamint az archiváló és a dokumentumkezelő között. Erre remek példa a szállítói számlák igazolásának támogatása SAP- és FileNET-alapokon. Itt a számlaigazolási folyamat az SAP vezérlése alatt fut, a FileNET pedig a szerződések, számlák iratképeit bocsátja automatikusan rendelkezésre a folyamat megfelelő pontjain.

Másik eset, ha az ügyintézés dokumentum alapú (jog, panaszkezelés, általános levelezés), ekkor iktató és munkafolyamat-vezérlő rendszer kialakítására van szükség, amely dokumentumkezelővel és archiválóval együtt nyújt teljes körű informatikai támogatást.

A T-System Unisoftware gyakorlatában mindkét megoldásra találunk referenciát. Az első esetre az egyik legnagyobb távközlési szolgáltatónál telepített rendszer említhető, ahol évente több millió oldalnyi dokumentum kezelésére van szükség. Az iratok előkereshetőségének érdekében mind az archiválási munkafolyamatban, mind a visszakereső alkalmazásban szükséges volt a létező ügyfélszolgálati alkalmazással való integráció. Az archiváló rendszer a FileNet cég Panagon nevű iratkép- és dokumentumkezelő megoldásán alapul. Az iratszkennelés után ellenőrzi a beolvasási minőséget és az elválasztást, javítva a hibákat. A legfontosabb feladat a dokumentumokhoz tartozó azonosító vagy visszakeresési adatok - az úgynevezett indexek - rögzítése. Csak az indexelt, ellenőrzött dokumentumok kerülnek rá az egyszer írható optikai lemezekre. Az ügyfélszolgálatokon a dokumentumok visszakeresését testre szabott alkalmazás segíti, amely a hatékony visszakereshetőség érdekében integrálva van az ügyfélszolgálati rendszerrel is. Így lehetővé válik olyan adatok alapján való visszakeresés is, amelyeket az archiváló rendszer nem tárol (cím vagy megváltozott telefonszám). A gyors visszakereshetőséget a rendszer fejlett tárolómenedzselési mechanizmusa segíti. A régi archiváló rendszer dokumentumainak migrálása is komoly feladatot jelentett. Az indexinformációk kiegészítése, illetve korrekciója egyedi migrációs program kifejlesztését tette szükségessé.

A második esetre a példa egy iratiktató és dokumentumkezelő rendszer kialakítása volt az egyik legnagyobb államigazgatási szervezetnél. A hatékonyság érdekében az alapvető dokumentumkezelő funkciókat - tárolás, visszakeresés, verziókezelés, naplózás, egyedi iratazonosító hozzárendelése, hozzáférési jogosultságok kezelése, egyidejű hozzáférés megoldása az irat konzisztenciájának megőrzése mellett - a T-System Unisoftware a piacon megvásárolható, rugalmasan továbbfejleszthető termékkel, a Hummingbird DOCS Open nevű rendszerével valósította meg. Ez adatbázisban rögzíti az iratok tárolásához és visszakereséséhez szükséges jellemzőket, sőt tartalom alapján végzett keresés is végezhető a segítségével. Az ügyfél által elvárt, az államigazgatásban elterjedt, az egyes ügyekhez kapcsolt ún. "főszámos" iratkezelés funkcióit azonban ki kellett fejleszteniük. Az érkeztetés, az iktatószám-generálás, az irat kiszignálása, az iratcsatolás, az iratszerelés, a házon belüli iratmozgást kísérő postakönyvfunkciók már saját fejlesztés keretében készültek. Az adatbázisba történő bejegyzés mellett a beérkezett papíriratok mindegyikének szkennelt iratképe is bekerül a rendszerbe. Ez az inputoldalon nagy teljesítményű szkennerek beállítását és az ügyiratkezelő rendszer magját alkotó szoftverekkel kompatibilis szkennerkezelő olvasószoftver, a Kofax Ascent Capture kiválasztását igényelte. A nagy iratmennyiség hosszú idejű tárolására kétlépcsős archiválási kapacitást alakítottak ki. A fájlszerverek lemezein tárolt, azonnal hozzáférhető online anyagok az első archiválási lépcsőben egy 160 GB kapacitású, HP-gyártmányú magneto-optikai jukebox lemezeire kerülnek. Az archiválás következő lépcsője egy DLT-szalagkönyvtár szalagjaira történő kiírás. Az egyes fokozatokat egyre nagyobb tárolási kapacitás és egyre hosszabb visszakeresési idő jellemzi. A bevezetett ügyiratkezelő rendszer MS SQL Server adatbázison működik.