Prim Hírek

És még egy gondolat: használjuk a megfelelő inboxot a megfelelő üzenethez. Ezek az inboxok egyre gyakoribbak - és nemcsak a munkával vagy a személyes e-mail-fiókokkal kapcsolatosak. A Facebooknak is megvan az inboxa, akárcsak a Twitternek, a LinkedInnek, a Google +-nak és más szolgáltatásoknak.
A legtöbb esetben ezekből az inboxokból jön az e-mail, amikor üzenetünk érkezik vagy bekövetkezik valamilyen más esemény. Ajánlatos kikapcsolni ezeket a riasztásokat: maradjanak az üzenetek ott, ahol és amire vonatkozóan keletkeztek! A "Joe Smith megjelölt téged egy fényképen!" vagy a "Jane Jones továbbküldte a Twitter-bejegyzésedet" jellegű üzenetek feleslegesen tömítik el az inboxokat - egyszerűen el kell látogatni azokra az oldalakra, ahol az ilyenek keletkeztek.

Harmadik lépés: nógasd magad elektronikusan!

Egy inbox gyakorta több, mint egy olyan hely, ahol meg lehet nézni az üzeneteket.
Lehet akár a tennivalók listájának gyűjtőhelye is. Ennek legegyszerűbb változata az, amikor valaki küld magának egy emlékeztetőt valamilyen feladattal kapcsolatban.
De mi a helyzet a másoktól érkező üzenetekkel? Ezekben is szerepelhet valami olyan dolog, amelyet követni szeretnénk, de nem most azonnal. Ha hagyjuk, hogy csak úgy meglapuljon az ilyen üzenet az inboxunkban, fennáll a veszélye, hogy az újonnan érkező üzenetek fokozatosan egyre hátrább szorítják a listában, egészen addig, amíg a feledés homályába nem vész.
Szerencsére léteznek olyan oldalak és plug-inek, amelyek révén menedzselhető a levelezés, és az ilyen tartalmú e-mailek egy meghatározott időpontban ismét az inboxok elejére kerülhetnek. A Nudgemailhez, Followuphoz, Followupthenhez vagy a Boomeranghoz hasonló szolgáltatások révén az ilyen üzenetek ismét újként jelenhetnek meg az inboxban: késleltetve kapjuk meg őket, saját magunktól forwardolva: egy óra, egy hét vagy akár egy hónap múlva.

Negyedik lépés: legyen címlista az inbox!

Takarítsuk meg azt az időt és fáradságot, amelyet egy címlista gondos összeállítására áldoznánk. Ha valaki elmenti az összes e-mailjét, máris rendelkezik egy olyan kereshető adatbázissal, amelyben mindenki benne van, aki valaha is írt neki e-mailt. Aki Outlook-felhasználó, annak érdemes használnia a Xobni nevű plug-int: automatikusan végrehajtja a címjegyzékkel kapcsolatos feladatokat, valahányszor egy új e-mail érkezik a postafiókba.
A következő alkalommal, amikor kapcsolatba kell lépni valakivel, elég rákeresni a nevére. És ha nem jut eszünkbe a név, akkor sincs gond: irányadó lehet a cég neve vagy a doménnév.
Ennek a megoldásnak egy különösen szép vonása (azon felül, hogy nem kell pátyolgatni a címjegyzéket), hogy természetes formában naprakész: mindig az adott személytől kapott legfrissebb üzenet lesz szem előtt. Ez akkor lehet különösen hasznos, ha valaki munkahelyet és levelezési szolgáltatót vált, ám lehet, hogy menet közben elfelejtettük frissíteni ezeket a változásokat a névjegyzékben.
És ha mindezekkel a feladatokkal végeztünk, már csak egy dolog van hátra.

Ötödik lépés: őrizzük meg lelki békénket!

Ez a rendszer nem mindenható, mint ahogy egyik sem az.
Az e-mailekkel együtt élni annyit jelent, hogy tudomásul vesszük: mindig sok van és mindig sok lesz belőlük. Nem kell legyőznünk önmagunkat emiatt.
A lazítást megkönnyítendő a The New York Times cikkírója egyfajta zárszóként Reinhold Niebuhrt - amerikai teológust, filozófust, politológust - idézi, aki természetesen nem az e-mailekkel kapcsolatos gondokra gondolt, amikor a Derűs imádságot fogalmazta, mindazonáltal megfontolandóak a szavai: "Istenem, adj nekem türelmet, hogy elviseljem, amit nem tudok megváltoztatni, bátorságot, hogy megváltoztassam, amit tudok, és bölcsességet, hogy e kettőt meg tudjam különböztetni."

Kezes e-mailek, imával - Áttekinthető a káosz is (1. rész)