Táppénzigénylés e-mailben?!

forrás: Prím Online, 2021. január 6. 16:25

Természetesen lehet elektronikus levélben is, de ilyen esetekben adatvédelmi és IT biztonsági vizsgálatot kell végezni, mert bekerül az informatikai rendszerbe. Oda, ahol eddig nem kezelhettük. – kezdte Sándor Zsolt András a Gill & Murry adatvédelmi szakértője

Az elektronikusan kezelt táppénz dokumentáció kezelésnek IT biztonság és a GDPR vonzata is lesz. Más alvállalkozók is bekerülnek az adatkezelési folyamatokba például az adatmentésbe. A vizsgálat során el kell dönteni, hogy az elektronikus adatközlés lehetőségének megszűnését követően mi legyen az adatokkal. Miden esetben a GDPR elvárásainak megfelelő adatkezelési határidőt kell megállapítani és annak megfelelően tárolni majd selejtezni az elektronikus levélben kapott Táppénzigazoló dokumentumokat.

 

 

Javaslataink:

  • Külön postafiókban vagy a mappában javasoljuk gyűjteni ezeket az e-maileket, hogy könnyen lehessen selejtezni. Semmi képpen sem a HR-es kollégák saját e-mail fiókban tároljuk ezeket az adatokat!
  • Javasoljuk továbbá, ezen elektronikus levelek kinyomtatását és nyomtatott formában történő tárolását. Ebben az esetben az e-mail-t mihamarabb töröljék le az informatikai rendszerből.
  • Semmiképpen nem javasoljuk a beérkezett e-mailek szervezeten belüli továbbítását, ha mindenképpen szükséges akkor figyelemmel kell lenni arra is, hogy selejtezéskor az elküldött üzenetekből is el kell távolítani a leveleket.

 

"Orvosoknak is ez egy új adatkezelési tevékenység a táppénzhez kapcsolódó dokumentumok elektronikus továbbítása." – hívja fel a figyelmet Sándor Zsolt András – "Itt is javasoljuk, hogy legyen adatkezelési és IT biztonsági felülvizsgálat. A gépeken mindenképpen szükséges a IT biztonsági rendszerek kialakítása (pl: naprakész vírusirtó, aktív tűzfal) és az e-mailt töröljék le elküldést követően. Amennyiben újra kell küldeni a levelet akkor javasoljuk, hogy történjen meg újra akár a szkennelési folyamat is és ne az előző levelet küldjék el ismételten. A levelezőrendszer kimenő üzenetei közül itt is javasoljuk rögtön a küldést követően törölni az üzenetet mert a későbbi adatselejtezés nagyon bonyolult tevekénység lesz."

 

"Valamint felhívjük mindenkinek a figyelmét, hogy a 2020. december 24-én megjelent Magyar Közlöny arról tesz említést, hogy ez a lehetőség 2021. február 8-ig áll fenn. Ezt követően a fentebb említett adatkezelési folyamatokban el kell végezni a selejtezést."

Kulcsszavak: GDPR IT biztonság

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Jó belépő a külföldi piacra a hazai tech cégeknek

2021. július 20. 16:30

Első a kiberbiztonság?

2021. július 7. 12:37

950-szeresére nőtt három hét alatt a magyar vizslacoin árfolyama

2021. június 28. 09:52

NMHH-kutatás: miért nem internetezik mindenki?

2021. június 14. 09:53