A teljes papírmentesség nem reális cél a következő 10-20 évben

forrás: Prím Online, 2021. november 13. 18:15

A digitalizáció nem akkor lesz a leghatékonyabb, ha azonnal és mindenáron száműzzük a papírt az irodából. Az adott vállalati igényeihez mérten kell eljárni és ahol csak lehet digitalizálni, de közel sem biztos, hogy ez mindenhol lehetséges azonnal hatékonyan.

Ma a papír az irodában gyakran egyet jelent az elavult, analóg, pre-digitális világgal, és sok cég arra törekszik, hogy teljesen száműzze a papírt. Azonban nem minden esetben ez az ideális megoldás: gyakran a hibrid (papír és digitális) folyamatok jelenthetik legmagasabb hatékonyságot és terelhetik a folyamatokat a további digitalizáció felé – hívja fel a figyelmet az idén 70 éves, Magyarországon több mint negyedszázada aktív Iron Mountain, amely egy használaton kívüli vasércbányában indulva vált a papíralapú és digitális információ kezelés szakértőjévé.

 

A digitalizáció már 1951-ben elindult

Napjainkban hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy a digitális forradalom az utóbbi néhány év sajátossága, és ezt az érzetet felerősíthette a COVID-járvány, melynek hatására az online szolgáltatások használata korábban nem látott szintre emelkedett. A vállalkozásoknak, intézményeknek és a magánszemélyeknek is végre kellett hajtaniuk a maguk digitális átállását. Pedig az a folyamat, amit digitális transzformáció néven ismerünk, jó néhány évtizeddel ezelőtt vette kezdetét. 1951-ben jelent meg a világ első, kereskedelmi forgalomban kapható számítógépe, az UNIVAC. A berendezés létrehozását az a piaci igény ösztönözte, hogy a beinduló globalizáció következtében óriásira nőtt vállalatoknak segítségre volt szükségük az egyre nagyobb mennyiségű adathalmaz tárolásában és feldolgozásában, digitálisan. 

 

Az UNIVAC számítógéppel egy olyan folyamat indult el, ami alapjaiban változtatta meg az információ kezelését, a folyamatok szervezését, a kapcsolattartást és teljesen új iparágakat hozott létre, amelyek aztán új kihívásokat szültek. Az e-kereskedelemre például nagymértékben növelte az igényt a biztonságos elektronikus fizetésre, illetve új szintet hozott például az ügyfélkezelésben. Ma kevés vezető vonja kétségbe a digitalizáció jelentőségét és előnyeit. Ám miközben mindenki erről a folyamatról beszél, kevesen gondolnak bele abba, hogy tulajdonképpen mit is jelent ez, mivel jár és mi is a jelentősége. 

 

 

„Bár a digitalizációt fontosnak tartják a cégvezetők, az már kevésbé jellemző, hogy jól átgondolt tervük legyen arra, hogyan valósítják azt meg úgy, hogy az átállás minden szempontból a társaság hosszú távú érdekeit szolgálja – mutat rá Nagy Rita, az Iron Mountain Magyarország ügyvezető igazgatója. – Ma a papír az irodában sok esetben egyet jelent az elavult, analóg, pre-digitális világgal. Pedig a papírlapokon kézzel írott szöveg általában csak aláírás formájában szerepel, a többi valamilyen szoftverrel generált tartalom. Vagyis maga a digitalizáció tette lehetővé, hogy számítógépek és nyomtatók millióinak használatával papírba fojtsuk az irodáinkat. Mi a megoldás, száműzzük teljesen a papírt? A technológia és a szolgáltatások – ma már e-aláírás is van – adottak ehhez, de nem minden üzleti és működési területen mondható ki biztosan, hogy az azonnali átallás és digitalizáció a leghelyesebb üzleti megközelítés. A hosszú távú cél persze érhető módon az, hogy ahol csak lehet, kiváltsuk a papírt, de a folyamat átgondolatlan végrehajtása akár súlyos fennakadást vagy károkat is okozhat.” – emelte ki a szakember.

 

A digitalizáció nem lehet öncél: fontos, hogy ne az „asztalfióknak” készüljön a digitális stratégia

A digitális transzformáció kapcsán nem szabad megfeledkezni arról, hogy minden cégnek mások az igényei, más fejlettségi szinten és más-más környezetben működik. Többek között ezeket a tényezőket figyelembe véve és alkalmazkodva érdemes elindulni a digitalizáció útján. A jó digitális transzformációs stratégia az átmenet megtervezéséről és gördülékeny lebonyolításáról szól. A papír alapú dokumentumoknál maradva ez olyan hibrid (papír-digitális) folyamatok felállítását is jelentheti, amelyek az optimális ütemben terelik a szervezetet előre a digitalizációban. Ahhoz, hogy ez az utazás a cégvezetők reményei szerint alakuljon és az elvárt eredményt hozza, érdemes nagy tapasztalattal rendelkező szakértőket bevonni a folyamatba – lehetőleg olyanokat, akik mind az analóg, mind a digitális megoldások területén nagy, akár több évtizedes tapasztalattal bírnak.

 

„Nem szabad abba a hibába esni, hogy a digitalizációt tekintsük a célnak. Hiszen ha egy vállalat elhatározza, hogy mostantól csak e-aláírással hajlandó az ügyfelekkel hivatalos ügyben kommunikálni, de az ügyfelek erre nem nyitottak, alul fog maradni a versenyben. A digitalizáció csupán egy eszköz, amitől hatékonyabban, jobban működhet a vállalkozásunk és nagyobb esélye lesz arra, hogy megállja a helyét hiperglobalizált világ egyre keményebb versenyében. Ráadásul egyértelmű összefüggés van a digitalizáció szintje és a rugalmasság, a váratlan eseményekre történő gyors reagálás képessége között, ami például az olyan helyzetekben, mint a mostani COVID-járvány kimondottan jól jön” – tette hozzá Nagy Rita.

 

Vasércbányától a digitális megoldásokig. A létfontosságú információk biztonságos tárolása iránti növekvő igényt ismerte fel Herman Knaust is, aki eredetileg gomba termesztéséhez vásárolt egy használaton kívüli vasércbányát, amelyet Vashegynek (Iron Mountain) keresztelt el. Egy idő után profilt váltott, így jött létre 70 éve, 1951-ben az Iron Mountain vállalat, amelynek az első tárolói a bánya gyomrában voltak. A legelső ügyfél egy bank volt, amely letét-nyilvántartásainak mikrofilm-másolatait és aláírási kartonjainak másodpéldányait páncélozott gépkocsikban szállította el a létesítménybe. A Magyarországon 1994 óta tevékenykedő vállalat végigélte és lekövette a digitalizáció folyamatát, és napjainkban az irattári megoldások, külső helyszínen történő irattárolás mellett szkennelési és digitalizálási szolgáltatásokat, elektronikus archiválást és folyamatautomatizálást is kínál ügyfeleinek – vagyis a papíralapú és digitális megoldások egyaránt megtalálhatók portfoliójában.

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Hazánkban is megkerülhetetlen lesz a mesterséges intelligencia

Magyarországon is versenyhátrányba kerülnek azok a munkavállalók, akik nem képesek alkalmazni a mesterséges intelligenciát (MI), és azon médiavállalatok, amelyek nem integrálják az új technológiákat a munkafolyamataikba – olvasható a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) friss tanulmányában, hozzátéve: a magyarok inkább pozitívan gondolnak az MI-megoldásokra.

2024. május 21. 19:10

Indul az emberszabású robotok sorozatgyártása

Már jövőre megindulhat az első ipari célú humanoid robotok sorozatgyártása. Ezekkel az eszközökkel a manuális tevékenységek több mint fele automatizálható. Az emberszabású robotok bevezető ára 80.000 euró körül várható, de így is nagyjából másfél év alatt megtérül egy ilyen beruházás – mutatta ki tanulmányában a stuttgarti központú Horváth csoport, amelynek magyarországi tagja az IFUA Horváth.

2024. május 21. 13:02

KPMG: Az energiaipar sem ússza meg a genAI bevezetését

Óvatosak a generatív mesterséges intelligencia bevezetése kapcsán az energiaipari vezetők. A KPMG Global Energy CEO Outlook legutóbbi kutatása szerint a vezérigazgatók a jelenlegi ingatag geopolitikai és politikai helyzetben is bizakodóak a növekedési kilátásokat illetően, a befektetések terén pedig legfőbb prioritásuk a generatív mesterséges intelligencia. Lelkesedésüket mérséklik azonban az etikai problémák és a kiberbiztonsági kockázatok. A kutatásból az is kiderül, hogy a vezérigazgatók az ESG-t ma már az üzleti siker egyik alapjának tartják.

2024. május 21. 11:28

A műanyaghulladékot a felére csökkentették az ABB finnországi gyárában

A hulladékok újrahasznosítására irányuló innovatív eljárások bevezetésével az ABB finnországi Porvoóban találha-tó gyártóüzeme 50 százalékkal csökkentette a vegyes műanyaghulladék mennyiségét, és 2023-ban közel 20 száza-lékkal javította az újrahasznosítás arányát. Az újrahasznosítási erőfeszítések fontos lépést jelentenek a Föld erőfor-rásainak megőrzése és az ügyfelek fenntarthatósági kötelezettségvállalásainak támogatása felé; ezen erőfeszítések 2024-ben 16 égerfa átlagos súlyának megfelelő mennyiségű polipropilént takarítanak meg.

2024. május 21. 09:54

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Utazási konferencia az Angyalok városában

XX. E-KERESKEDELMI KONFERENCIA BY SAMEDAY

2024. május 17. 14:47

Az IKEA Kreativ megérkezett Magyarországra

2024. május 15. 17:52

Továbbra is Christian Klein az SAP első embere

2024. május 7. 13:17

Magyar siker: Nemzetközi díjat nyert a TIME magazintól a nyelvtanuló-applikáció

2024. május 3. 19:59