Papírok a káoszban – a nyomtatványok rendszerezésének művészete

forrás: Prím Online, 2024. július 1. 17:21

Aki nem szigorú számadású nyomtatványokkal dolgozik, az pontosan tudja, mekkora a veszélye annak, hogy egyszer elszabadul a káosz. Bár ezeket a dokumentumokat nem kell kötelezően nyilvántartani, sok apróságon múlhat, hogy a lázas papírmunkának átlátható rendszer lesz-e a vége.

Átutalási megbízás, munkáltatói igazolás, szabadságnyilvántartó, orvosi karton, menetlevél – ezek nélkül a papírok nélkül aligha boldogulnánk az életben. A Papír Box nem szigorú számadású nyomtatványaival találkozhatunk nap mint nap. Lehet, hogy otthon rejtőznek egy borítékban, rajtuk a személyes adatainkkal.



 

Miért jó a sorszámozás?

 

A sorszámozás sokat segíthet a nem szigorú számadású nyomtatványok rendszerezésében. Ha mondjuk több száz dokumentummal dolgozunk, ez életmentő lehet. Nem veszünk el a papírok tengerében, és nem töltünk órákat a kutatással.

 

Ahhoz, hogy ne ússzunk el a papírmunkával, itt van néhány bevált tipp. 

 

  • Jelöljünk ki irattartókat, mappákat! Válasszunk különböző színűeket, esetleg érdemes felcímkézni őket, hogy egy pillantással be tudjuk azonosítani.
  • Tanácsos tematikusan vagy időrendben elrendezni a polcokon vagy a szekrényben, így a leggyakrabban használt dokumentumok könnyen elérhető helyen lesznek.
  • Az éppen futó projektekhez tartózó nyomtatványokat tartsuk kéznél, mondjuk az asztalunkon néhány függőmappában.
     

Szabványosítás és egységesítés

 

A szabványosított nyomtatványokkal egyszerűbb az élet. Ha egy cég ugyanazt a formát alkalmazza, akkor kisebb a hibázás esélye, és könnyebb feldolgozni az adatokat. Gyorsabb a papírkezelés és kevesebb idő megy el az adminisztrációval. 

 

Nem elég, ha kitaláltunk egy működő rendszert. A munkatársaknak is tudniuk kell, hogyan kezeljék a nyomtatványokat. Tartsunk képzéseket, ahol mindenki megtanulhatja. Folyamatosan tájékoztassuk őket az új eljárásokról, a frissen bevezetett jelölésekről. 

 

Így naprakész marad a nyilvántartás és nem szabadul el a pokol, ha valaki váratlanul szabadságra megy és helyettesíteni kell.

 

Gyakori hibák, amelyek elkerülhetők

 

Senki sem tökéletes, és a legnagyobb igyekezet ellenére is becsúszhat egy-egy baki. Alakítsunk ki egy logikus rendszert, és tartsunk rendet. A papírok könnyen elveszhetnek, ezért tároljunk mindent biztonságos és jól átlátható helyen, ahol esélye sincs például a huzatnak.

 

Elkerülhető, hogy a nem szigorú számadású nyomtatványok kezelése rémálommá váljon. Ha alkalmazzuk ezeket a tippeket, egyszerű és hatékony rutinként tudhatjuk le nap mint nap. 

 

Az első lépés ehhez az, hogy tisztán és rendezetten tartjuk az asztalunkat. Szánjuk hetente időt arra, hogy átnézzük, ellenőrizzük a dokumentumokat. Ne halogassuk a teendőket, amint megkapunk egy nyomtatványt, azonnal illesszük be oda, ahová tartozik!

Szponzorált cikkek ROVAT TOVÁBBI HÍREI

4 trükk a munkavállalók motivációjának növeléséhez

A jó munkaerő manapság aranyat ér. Ha a cégednél olyan kollégák dolgoznak, akik mesterei a szakterületüknek, emellett proaktívak, motiváltak, lojálisak, az már kész főnyeremény.

2024. december 1. 22:57

Miért ajánlott rendszeresen hibiszkuszteát fogyasztani?

A fenti kérdésre a válasz egyszerű: azért, mert a hibiszkusztea rendszeres fogyasztása mérsékelheti a magas vérnyomás és a szívbetegségek kialakulásának a kockázatát. Ez pedig nagyon lényeges információ, amit érdemes komolyan venni.

2024. december 1. 22:52

A kollagén lehet a fiatalos megjelenés kulcsa

A technológia fejlődésének nemcsak különféle szerkezeteket, hanem rengeteg tudásanyagot is köszönhetünk. A modern kutatóeszközök és eljárások eredménye az is, hogy mára már tudjuk, hogy a bőrünk hidratáltságáért nagymértékben a kollagén felel.

2024. december 1. 22:48

Hogyan lehet tükröződésmentes a fal?

Igazán kellemetlen tud lenni, amikor a falakon tükröződik a fény és minden apró hiba látszik. Szerencsére van megoldás, a lakásfelújítás során érdemes egy hatékony, minőségi beltéri falfestéket választani. Ma már könnyedén találhatunk olyan bevonatot a piacon, amivel tökéletes felületet hozhatunk létre.

2024. december 1. 22:34

Ilyenkor érdemes asztalt foglalni reggelihez

A technológia korát éljük, ami azt jelenti, hogy pillanatok alatt el tudunk intézni mindent néhány kattintással. Ez igaz lehet az asztalfoglalásra is, mert akad olyan étterem, ahol van lehetőség az online térben is erre.

2024. december 1. 22:31

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Az ázsiai autóipar lehagyta digitalizációban Európát

2024. december 21. 10:22

Új platform köti össze a vállalkozókat és partnereiket

2024. december 16. 13:25

CES 2025 előzetes: Elon Musk Amerikája, avagy a világ Musk-ja

2024. december 9. 16:46

Újabb részvételi rekordot döntött az e-Hód

2024. december 9. 11:32