Papírok a káoszban – a nyomtatványok rendszerezésének művészete

forrás: Prím Online, 2024. július 1. 17:21

Aki nem szigorú számadású nyomtatványokkal dolgozik, az pontosan tudja, mekkora a veszélye annak, hogy egyszer elszabadul a káosz. Bár ezeket a dokumentumokat nem kell kötelezően nyilvántartani, sok apróságon múlhat, hogy a lázas papírmunkának átlátható rendszer lesz-e a vége.

Átutalási megbízás, munkáltatói igazolás, szabadságnyilvántartó, orvosi karton, menetlevél – ezek nélkül a papírok nélkül aligha boldogulnánk az életben. A Papír Box nem szigorú számadású nyomtatványaival találkozhatunk nap mint nap. Lehet, hogy otthon rejtőznek egy borítékban, rajtuk a személyes adatainkkal.



 

Miért jó a sorszámozás?

 

A sorszámozás sokat segíthet a nem szigorú számadású nyomtatványok rendszerezésében. Ha mondjuk több száz dokumentummal dolgozunk, ez életmentő lehet. Nem veszünk el a papírok tengerében, és nem töltünk órákat a kutatással.

 

Ahhoz, hogy ne ússzunk el a papírmunkával, itt van néhány bevált tipp. 

 

  • Jelöljünk ki irattartókat, mappákat! Válasszunk különböző színűeket, esetleg érdemes felcímkézni őket, hogy egy pillantással be tudjuk azonosítani.
  • Tanácsos tematikusan vagy időrendben elrendezni a polcokon vagy a szekrényben, így a leggyakrabban használt dokumentumok könnyen elérhető helyen lesznek.
  • Az éppen futó projektekhez tartózó nyomtatványokat tartsuk kéznél, mondjuk az asztalunkon néhány függőmappában.
     

Szabványosítás és egységesítés

 

A szabványosított nyomtatványokkal egyszerűbb az élet. Ha egy cég ugyanazt a formát alkalmazza, akkor kisebb a hibázás esélye, és könnyebb feldolgozni az adatokat. Gyorsabb a papírkezelés és kevesebb idő megy el az adminisztrációval. 

 

Nem elég, ha kitaláltunk egy működő rendszert. A munkatársaknak is tudniuk kell, hogyan kezeljék a nyomtatványokat. Tartsunk képzéseket, ahol mindenki megtanulhatja. Folyamatosan tájékoztassuk őket az új eljárásokról, a frissen bevezetett jelölésekről. 

 

Így naprakész marad a nyilvántartás és nem szabadul el a pokol, ha valaki váratlanul szabadságra megy és helyettesíteni kell.

 

Gyakori hibák, amelyek elkerülhetők

 

Senki sem tökéletes, és a legnagyobb igyekezet ellenére is becsúszhat egy-egy baki. Alakítsunk ki egy logikus rendszert, és tartsunk rendet. A papírok könnyen elveszhetnek, ezért tároljunk mindent biztonságos és jól átlátható helyen, ahol esélye sincs például a huzatnak.

 

Elkerülhető, hogy a nem szigorú számadású nyomtatványok kezelése rémálommá váljon. Ha alkalmazzuk ezeket a tippeket, egyszerű és hatékony rutinként tudhatjuk le nap mint nap. 

 

Az első lépés ehhez az, hogy tisztán és rendezetten tartjuk az asztalunkat. Szánjuk hetente időt arra, hogy átnézzük, ellenőrizzük a dokumentumokat. Ne halogassuk a teendőket, amint megkapunk egy nyomtatványt, azonnal illesszük be oda, ahová tartozik!

Szponzorált cikkek ROVAT TOVÁBBI HÍREI

A hétköznapokat megkönnyítő töltőállomás: egy eszköz, amire mindenkinek szüksége van

A modern technológia életünk minden területére hatással van. Mindennapjaink elképzelhetetlenek okostelefonok, okosórák és egyéb digitális eszközök nélkül, amelyek folyamatosan kapcsolatban tartanak minket a világgal.

2024. szeptember 30. 21:31

Mi a különbség az ütvefúró és a fúrókalapács között?

Sajnos gyakran keverik össze ezt a két szerszámgépet, pedig a technikai felépítésük és a felhasználási módjuk is erőteljesen eltér. Ha éppen új szerszámot akarunk vásárolni, egy komolyabb felújítást vagy építkezést tervezünk, jobb, ha először utánanézünk mi a különbség a két gépezet között.

2024. szeptember 1. 22:21

Mi kell a villanypásztor házilag történő telepítéséhez?

Ahhoz, hogy telepítsünk egy villanypásztort, nem kell feltétlenül szakembert felbérelnünk. Mivel technológiailag bonyolult rendszerről van szó, már az előkészületeknél is észnél kell azonban lennünk.

2024. szeptember 1. 22:17

Már a modern technika is a segítségünkre siet, ha kényeztetésről van szó!

Ha valamiért jó ebben a korban élni, az többek között a számtalan kényelmi megoldásnak köszönhető. Gondoljunk csak bele: háztartási gépek, informatikai és közlekedési eszközök egész seregét vonultatjuk fel, amitől kényelmesebb, egyszerűbb és élhetőbb lesz az életünk.


 

2024. szeptember 1. 22:14

Hasznos tippek az otthoni hajvágáshoz

Fontos számodra a jó megjelenés, de nincs időd folyamatosan borbélyhoz járni? Nagy eseményre készülsz, de már nincs szabad időpont a barberednél? Az alábbi trükkök segítségével akár otthon is meg tudod oldani a frizuraigazítást!

2024. szeptember 1. 22:05

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Idén már ezernél is több résztvevőt várnak a Service Design Day-re

2024. október 7. 09:59

Innovációs versenyen méretik meg magukat a világ egyetemistái

2024. október 2. 19:34

Országos kutatásból netezési körkép: a magyarok többségének élete elképzelhetetlen net nélkül

2024. szeptember 29. 15:24

Éppen most robban a hazai előfizetéses e-kereskedelem

2024. szeptember 24. 15:10