Papírok a káoszban – a nyomtatványok rendszerezésének művészete
Aki nem szigorú számadású nyomtatványokkal dolgozik, az pontosan tudja, mekkora a veszélye annak, hogy egyszer elszabadul a káosz. Bár ezeket a dokumentumokat nem kell kötelezően nyilvántartani, sok apróságon múlhat, hogy a lázas papírmunkának átlátható rendszer lesz-e a vége.
Átutalási megbízás, munkáltatói igazolás, szabadságnyilvántartó, orvosi karton, menetlevél – ezek nélkül a papírok nélkül aligha boldogulnánk az életben. A Papír Box nem szigorú számadású nyomtatványaival találkozhatunk nap mint nap. Lehet, hogy otthon rejtőznek egy borítékban, rajtuk a személyes adatainkkal.
Miért jó a sorszámozás?
A sorszámozás sokat segíthet a nem szigorú számadású nyomtatványok rendszerezésében. Ha mondjuk több száz dokumentummal dolgozunk, ez életmentő lehet. Nem veszünk el a papírok tengerében, és nem töltünk órákat a kutatással.
Ahhoz, hogy ne ússzunk el a papírmunkával, itt van néhány bevált tipp.
- Jelöljünk ki irattartókat, mappákat! Válasszunk különböző színűeket, esetleg érdemes felcímkézni őket, hogy egy pillantással be tudjuk azonosítani.
- Tanácsos tematikusan vagy időrendben elrendezni a polcokon vagy a szekrényben, így a leggyakrabban használt dokumentumok könnyen elérhető helyen lesznek.
- Az éppen futó projektekhez tartózó nyomtatványokat tartsuk kéznél, mondjuk az asztalunkon néhány függőmappában.
Szabványosítás és egységesítés
A szabványosított nyomtatványokkal egyszerűbb az élet. Ha egy cég ugyanazt a formát alkalmazza, akkor kisebb a hibázás esélye, és könnyebb feldolgozni az adatokat. Gyorsabb a papírkezelés és kevesebb idő megy el az adminisztrációval.
Nem elég, ha kitaláltunk egy működő rendszert. A munkatársaknak is tudniuk kell, hogyan kezeljék a nyomtatványokat. Tartsunk képzéseket, ahol mindenki megtanulhatja. Folyamatosan tájékoztassuk őket az új eljárásokról, a frissen bevezetett jelölésekről.
Így naprakész marad a nyilvántartás és nem szabadul el a pokol, ha valaki váratlanul szabadságra megy és helyettesíteni kell.
Gyakori hibák, amelyek elkerülhetők
Senki sem tökéletes, és a legnagyobb igyekezet ellenére is becsúszhat egy-egy baki. Alakítsunk ki egy logikus rendszert, és tartsunk rendet. A papírok könnyen elveszhetnek, ezért tároljunk mindent biztonságos és jól átlátható helyen, ahol esélye sincs például a huzatnak.
Elkerülhető, hogy a nem szigorú számadású nyomtatványok kezelése rémálommá váljon. Ha alkalmazzuk ezeket a tippeket, egyszerű és hatékony rutinként tudhatjuk le nap mint nap.
Az első lépés ehhez az, hogy tisztán és rendezetten tartjuk az asztalunkat. Szánjuk hetente időt arra, hogy átnézzük, ellenőrizzük a dokumentumokat. Ne halogassuk a teendőket, amint megkapunk egy nyomtatványt, azonnal illesszük be oda, ahová tartozik!
Szponzorált cikkek ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Könnyen be lehet szerezni a szlovén autópálya matricát
Szlovénia a méreteit tekintve nem túl nagy ország, ám annál több lenyűgöző látnivalóval rendelkezik. Európa bármely országából könnyen megközelíthető, Magyarországgal autópálya köti össze. Szlovénián belül kifejezetten jól kiépített a gyorsforgalmi úthálózat, így könnyen és gyorsan lehet közlekedni dél-nyugati szomszédunknál gépkocsival.
Hagyományos elemek a modern világban, amit érdemes használni otthonunk szépítéséhez
A lambéria a ‘70-es ‘80-as években kezdte megvetni lábát Magyarországon. Hatalmas előnye, hogy bárhová tehető, gipszkartonra, OSB lapra, falra vagy közvetlenül a vakolatra, egy a lényeg, szilárd felület legyen.
Tedd még profibbá az otthoni pizzasütést!
Gyakran rendeltek pizzát otthonra, mert nem tudtok betelni a kemencés finomság számtalan változatának ízével, ropogós állagával, de hiába próbálkozol a sütéssel, mert nem sikerül előállítani hasonlót?
Tisztázzuk: mire való a cement?
A cement nagy és korszakalkotó találmánya az emberiségnek, ugyanis ez az hidraulikus kötőanyag jelentős mértékben hozzájárult a korábban használt fánál masszívabb és tartósabb építmények megalkotásához.
A hétköznapokat megkönnyítő töltőállomás: egy eszköz, amire mindenkinek szüksége van
A modern technológia életünk minden területére hatással van. Mindennapjaink elképzelhetetlenek okostelefonok, okosórák és egyéb digitális eszközök nélkül, amelyek folyamatosan kapcsolatban tartanak minket a világgal.