Prim Hírek

A „Bross Telecenter” elnevezésű rendszer alapját a Montana által fejlesztett MonDoc elnevezésű általános integrált irodai keretrendszer és a Globaltelecom Bt. mint alvállalkozó által szállított Avaya Alchemy termékcsalád ArgentBranch nevű hardver alkotja. A rendszer célja, hogy kisebb cégek és azok ügyfelei részére biztosítson titkársági funkciókat. A Globaltelecom Bt. fejlesztette az Avaya intelligens telefonközpont és az informatikai rendszer közötti kommunikációs csatolófelületet, valamint a call center híváskezelését lebonyolító funkciókat.

Az optimális és költséghatékony munka elvégzése érdekében a Montana előbb elkészítette a Bross üzleti koncepciójának megfelelő rendszer teljes körű felmérését.

A call center ISDN számokon hívható. Minden megbízóhoz tartozik egy telefonszám, amit a megbízó ügyfelei a call center felhívásakor használhatnak. A megbízók egymástól teljesen független cégek, amelyek a Bross központilag létrehozott titkárságának szolgáltatásait díjazás ellenében veszik igénybe. Működik egy ún. közös telefonszám is, ami leginkább a potenciális ügyfelek szolgálatába áll, de természetesen a rendszert más használók is hívhatják. Minden megbízónak van egy PIN kódja, amellyel azonosíthatják magukat a rendszerbe való belépéskor. A rendszer innen tudja, hogy Megbízó, vagy Ügyfél volt a hívó.

A titkárnői rendszer működése

• A titkárnői rendszer lényege s egyben célja, hogy a kisebb cégek, vagyis a megbízók a lehető legköltséghatékonyabban juthassanak hozzá személyes asszisztensi szolgáltatásokhoz.
• Minden titkárnő felhasználói névvel és jelszóval léphet a rendszerbe. A rendszert több titkárnő is használja egy időben, a call center a foglaltság ismeretében kapcsolja az éppen szabad titkárnőt, ha ilyen nincs, akkor a monitoron megjelenik egy jelzés, hogy vonalban van valaki. Amennyiben az adott titkárnő záros határidőn belül nem tudja fogadni a hívást, a rendszer automatikusan a következő titkárnőhöz irányítja. Amint a titkárnő kapcsolatba kerül a hívóval, a képernyőjén megjelennek a megbízó cég adatai, és látja, hogy a megbízó (PIN kód használatával) vagy annak ügyfele telefonál. Abban az esetben, ha az ügyfél a megbízóhoz tartozó számot hívta, a képernyőn megjelenik a megbízóhoz tartozó MonDoc környezet, így a titkárnő a hívott megbízó asszisztenseként áll rendelkezésre. Minden beszélgetés elején automatikusan létrejön egy aktivitás űrlap, amelyben a titkárnő rögzíti a beszélgetés tényét, tárgyát és időtartalmát. Az aktivitásból kiindulva - ahol meg van határozva a feladat, határidő és a végrehajtás - lehet a feladatokat elvégezni.
• A munkaidőn kívül érkező, vagy foglaltság miatt nem fogadott hívások tartalmát hangpostafiókban rögzíti a rendszer, és automatikus értesítést küld a titkárnőknek. Igény esetén a megbízók is automatikus értesítést kaphatnak (faxon, SMS-ben) a számukra érkezett üzenetekről.