Prim Hírek

Az EUDOK

Az EU-csatlakozást követően jelentősen megnőttek a minisztériumok integrációs feladatai. Az egységes kormányzati fellépés, a gyors és hatékony döntéshozatal érdekében fejlett dokumentáció-kezelő rendszerre volt szükség. A célra jött létre az EUDOK-rendszer, melynek alapvető célja, hogy kiszolgálja az európai uniós ügyek intézésének kormányzati koordinációját, biztosítsa az uniós dokumentumok illetékes szakértőkhöz és döntéshozókhoz való eljuttatását, az uniós dokumentumokkal összefüggő hazai intézkedések, ezen belül is különösen Európai Unió döntéshozatali tevékenységében képviselendő magyar álláspontok kialakításának folyamatát. A rendszer átfogó kereteket nyújt a beérkező uniós dokumentumok és az európai uniós ügyek intézése kapcsán keletkező hazai dokumentumok kezeléséhez, áttekinthető és széles körű keresési és szűkítési lehetőségeket teremt, biztosítja a beérkező és keletkező dokumentumok összecsatolását, átlátható mappa és felhasználói struktúrák mentén. A rendszer fontos feladata, hogy - az archiválás szempontjait is szem előtt tartva - regisztrálja és hosszú távra visszakereshetővé, azonosíthatóvá tegye a hazai keletkezésű dokumentumokat.

A Synergon által szállított szoftver összekapcsolja a minisztériumok és országos hatáskörű szervek uniós ügyekkel foglakozó részlegeit, megteremtve ezzel a hatékony tárcaközi kommunikációt. A rendszer középpontjában - a kormány által az uniós ügyek koordinációjára létrehozott - Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság és annak szakértői csoportjai állnak. Az EUDOK biztosítja a kapcsolatot a hazai adminisztráció és a Brüsszelben működő magyar Állandó Képviselet között.

A feladat teljesítése érdekében a Synergon a világ vezető portál technológiáját, a Plumtree Enterprise Web Suite rendszert alkalmazta. A Synergon a projekt keretében implementálta, testre szabta a rendszert, valamint oktatást biztosít a minisztérium munkavállalóinak.

Az EUDOK működése

A levelezőszerverből a portál automatikusan kinyeri a szükséges információkat és elhelyezi azt a rendszer megfelelő mappájában, esetenként ez manuálisan történik, melyről a szakcsoport tagjai e-mailes értesítést kapnak. A beérkező új uniós tervezet egy munkafolyamatot indít el, melynek eredménye a tárgyalási álláspont kialakítása. Erre a munkafolyamatra a portál külön felületet hoz létre a megfelelő szakértői csoport számára, melyhez a hozzáférés jogosultsági rendszer alapján történik. A munkafolyamaton belül zajlik a tárgyalási álláspont módosításával összefüggő folyamatok és az összes kapcsolódó kérdés követése. Az uniós terveztek feldolgozásához folyamatosan kapcsolódnak a belső feldolgozásban keletkező dokumentumok is.

A rendszer biztosítja a napirendek alapján az egyes ülések elektronikus előkészítését és az Unióból beérkező napirendeken szereplő napirendi pontokhoz hozzárendeli a vonatkozó anyagot, a dokumentumhoz kapcsolódó tárgyalási álláspont utolsó változatát és egyéb kapcsolódó dokumentumokat is. A portálon belül lehetőség van feladatlisták és feladatok felvitelére, naptár és dokumentumtár használatára, valamint fórumok működtetésére. A rendszer természetesen eleget tesz a közigazgatás működését szabályozó jogszabályoknak.