Tippek a Xeroxtól az információs túlterheltség ellen

forrás Prim Online, 2008. december 12. 14:37

Kikapcsoljuk a mobiltelefonunkat? Ne vegyünk tudomást a hangüzeneteinkről? Dobjuk el a PDA-nkat? Ahogy a decemberi rohanásban közeledünk 2008 végéhez, és megfogadjuk, hogy 2009-ben kiegyensúlyozottan fogunk élni, ilyen és hasonló kérdések merülnek fel bennünk. Hogyan oldjuk meg tehát az információs túlterheltséget?

A Xerox társadalomkutatói 30 éve tanulmányozzák, hogy a dolgozók hogyan kommunikálnak egymással, hogyan szervezik a munkájukat és általános ügyeiket. A szakemberek az etnográfia módszereit használják arra, hogy a mindennapi viselkedést nyomon kövessék.
„Az információs túlterheltség leküzdése manapság a legtöbb nemzetközi vállalat számára elengedhetetlen, és a jövőben is az lesz. Kutatási eredményeink segítenek az embereknek abban, hogy kihasználják a rendelkezésre álló eszközöket, valamint olyan stratégiákat és technikákat kezdjenek el alkalmazni, amelyek megkönnyítik a közös munkát és az információ kezelését” – mondta Jenny Perotti, a Xerox Innovációs Csoport etnográfusa. Az etnográfusokból álló kutatócsoport eredményei rávilágítanak arra, hogy a módszerek használatával a munkavégzés leegyszerűsíthető.

A munkavégzés jövője (Future of work) című tanulmányuk alapján kilenc olyan tanácsot adunk, amelyek segítenek időt spórolni és leküzdeni az információáradatot.

1.    Tartsunk pihenőt.
Kézenfekvőnek tűnhet, de kevés ember szakít rá időt. Iktassunk be szüneteket a napi munkavégzésbe. Már az is növeli a munka hatékonyságát, ha egy pillanatra eltávolodunk az íróasztaltól, de egy rövid szundítás méginkább felfrissít.

2.    Egyszerűsítsük az időbeosztásunkat.
Próbáljuk meg az összes megbeszélést egy-egy napra időzíteni, így a fennmaradó napokon több időnk marad a bejövő információk feldolgozására. Sokkal jobban tudunk összpontosítani a teendőinkre, ha nem kell foglakoznunk a 20 perccel később kezdődő megbeszélés gondolatával.

3.    Archiváljunk.
Nincs rosszabb, mint amikor túl sok információval kell megbirkóznunk. Rendszeresen archiváljuk tehát a dokumentumokat.

4.    Rakjunk rendet az asztalunkon. Attól függően, hogy mi a célunk velük, fűzzük le, rendszerezzük, vagy dobjuk ki a papírokat, amint megkapjuk őket. A fontos dokumentumokat szkenneljük be és mentsük el, így megszüntethető a káosz az asztalunkon. Próbáljuk ki, hogy a számítógép asztalán egyáltalán nem használunk mappákat, és amikor szükségünk van egy anyagra, a keresőt vesszük igénybe.

5.    Egy anyaggal csak egyszer foglalkozzunk. Sokszor azzal vesztegetünk el időt, hogy ugyanazzal az anyaggal visszatérően foglalkozunk. Válaszoljuk meg a bejövő információt azonnal, fűzzük le vagy töröljük/semmisítsük meg a dokumentumot, amint a kezünkbe kerül.

6.    Felejtsük el az ingyenes információt.
Annak mindig ára van, gondoljunk csak a levélszemétre vagy a kéretlen megkeresésekre. Válasszuk a minőséget a mennyiség helyett. A számlák be- és kifizetését intézzük az interneten keresztül, és sose kérjünk ajánlatokat telefonunkra, illetve e-mail címünkre.

7.    Használjuk a kéznél lévő eszközöket.
Használjuk ki, hogy telefonunk segítségével a megfelelő információt a megfelelő időben kaphatjuk meg. Nem kell például időt vesztegetni térképek és útvonaltervek nyomtatására, ha mobilkészülékünkről elérhetjük őket. A GPS-szel rendelkező telefonokon pedig aktuális helyzetünk alapján hasznos információkhoz juthatunk.

8.    Iratkozzunk fel RSS-gyűjtőkre, így az összes hírt egy felületen olvashatjuk.


9.    Menedzseljünk mobilon.
Használjunk e-mail klienssel ellátott mobileszközt, hogy az irodától távol töltött időszakban is intézhessük az ügyeket. Ha egész nap nyomon követjük elektronikus levelezésünket, előre tudunk dolgozni, és a kisebb ügyeket azonnal elintézhetjük. Nem muszáj tehát tétlenül várnunk, hogy aztán a felgyülemlett e-mailjeinket kelljen ellenőrizni.

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

A digitális bankolás jövője: személyre szabott ügyfélélmény és új generációs technológiák

A Deloitte legfrissebb, Digital Banking Maturity 2024 kutatásának eredményeiből kiderül, hogy a COVID-19 járvány idején elindult digitalizációs folyamatok nemhogy nem lassultak, hanem új lendületet kaptak a bankszektorban az elmúlt évek során, alkalmazkodva az ügyfelek folyamatosan bővülő igényeihez. A fejlesztések fókuszában a funkciók mennyisége helyett, egyre inkább a személyre szabottság, az ügyfélélmény fokozása és a költséghatékonyság kapott hangsúlyt. Emellett a korábban elhanyagolt területek, például a digitális jelzálog is előtérbe kerültek.

2024. november 21. 17:59

OMV: 2025 végéig országszerte elérhető lesz az ultragyors töltőhálózat

Országszerte 15 helyszínen már igénybe vehetőek az OMV új gyorstöltői. A társaság még idén megduplázza ultragyors töltéssel üzemelő töltőállomásai számát, 2025 végéig pedig közel 50 helyszínen összesen 80 villámtöltő pont működik majd az országban. A töltők legalább 100 kW teljesítmény leadására képesek, ami később több helyszínen akár a 200 kW-ot is elérheti, a hálózati kapacitás függvényében.  Az OMV saját applikációt is fejlesztett a töltőkhöz, amiben most különleges akciókkal várja az autósokat.

2024. november 21. 16:35

Nemzetközi szintre lép a karbonlábnyom-csökkentő magyar startup

Balogh Petya és az általa fémjelzett STRT Holding Nyrt., valamint két másik befektető látott fantáziát a digitális marketing tevékenységek, így a weboldalak és e-mail kampányok karbonlábnyomának csökkentésére specializálódott Carbon.Crane-ben. A világszinten naponta küldött 350 milliárd e-mail* és a 200 millió aktívan üzemelő weboldal** – a háttérben dolgozó szerverparkok miatt – egyre nagyobb, ráadásul egyre növekvő részét teszi ki a globális karbonkibocsátásnak, erre dolgozott ki egyedi megoldásokat a 100%-ban magyar tulajdonú és hazai alapítású startup. Az egyedi és innovatív szolgáltatásokat nemzetközi szinten is értékeli a szakma, amit legutóbb a MediaSpace Global Changemakers' Awards 2024 díjával ismert el.

2024. november 21. 14:56

Újabb kutatás cáfolja az AI-félelmeket

A Unisys friss kutatása szerint mind az alkalmazottak, mind a munkáltatók pozitívnak ítélik meg a mesterséges intelligencia (AI) munkahelyi hatását. A Magyarországon több mint 700 szakembert foglalkoztató vállalat négy országban elvégzett felmérése azt mutatja, hogy az AI alkalmazása növelheti a dolgozói elégedettséget, és segítheti a gyorsabb karrierépítést, míg a vállalatvezetők szerint versenyképességüket veszélyezteti, ha nem építik be a technológiát a működésükbe.

2024. november 21. 11:39

A Mikulás sem egyedül dolgozik, a cégednek sem kell

Egyre több vásárló igyekszik elkerülni a december végi vásárlási dömpinget, így az online megrendelések száma a karácsonyt megelőző hónapokban akár az éves átlag többszörösére is ugorhat. Az áruházak számára ilyenkor kiemelten fontos a forgalom maximalizálása, de a megugró ügyfélszolgálati igények kielégítése és a zökkenőmentes kiszolgálás biztosítása komoly kihívásokat jelent.

2024. november 21. 10:12

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Huszadik alkalommal adták át a Hégető Honorka-díjakat

2024. november 21. 16:58

Hosszabbít ’Az Év Honlapja’ pályázat!

2024. november 19. 09:54

Törj be a digitális élvonalba: Nevezz ’Az Év Honlapja’ pályázatra!

2024. november 14. 16:36

A virtuális valóság az egészségügyet is forradalmasíthatja

2024. november 12. 18:01