Papírhalmozás helyett elektronikus számlák

Környezetkímélő informatikai megoldás az elektronikus dokumentumkezelés

forrás Prim Online, 2012. február 14. 09:19

A papír alapú iktatás felett eljárt az idő, a jövő útja az elektronikus dokumentumkezelés. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos. Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ.  Napjaink infokommunikációs változásai mind arra mutatnak, hogy egyre inkább valósággá válik az olyan irodai munkavégzés, ahol a papírfelhasználás minimálisra csökken.

A környezetvédelem és a társadalmi felelősségvállalás egyre inkább a vállalati működés és kommunikáció szerves és kiemelkedő részét képezi hazánkban is. Az egyre fogyatkozó természeti erőforrásokkal meggondoltan és tervezetten kell bánni, a pazarlás nem megengedhető. Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, ettől kezdve lehet elektronikus számlát kiállítani.
Az ügyintézés során keletkező papírmennyiség csökkenését azonban  a jogszabályok már nem csak lehetővé teszik, meg is követelik.

A dokumentumok és számlák digitális tárolásával kevesebb papírt használunk fel, hiszen nem kell a szükségesnél több példányban kinyomtatnunk a különböző dokumentumokat – ideális esetben pedig akár teljesen el is tekinthetünk ettől, például ha a fogadó fél is rendelkezik a mienkhez hasonló, elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel. Ha kevesebbet kell nyomtatni, fénymásolni, jelentősen csökken a veszélyes hulladéknak minősülű tonerek felhasználása is. Az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak köszönhetően csökken az az idő, amit az alkalmazottak az iratok előkeresésével töltenek.

Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható – a visszaélések elkerülése érdekében természetesen kontrollált, digitálisan aláírt módon. Rozenberszki Zsolt, az R&R Software Zrt. értékesítési vezetője elmondta, hogy az elektronikus dokumentumkezelés nem csak gazdasági, fenntarthatósági előnyökkel is jár. Az általuk fejlesztett FusionR EDM rendszer használatához felhasználói oldalról mindösszesen web-böngészőt, illetve a kezelt dokumentumképek megnyitásához szükséges alkalmazást igényel (.pdf-hez például Adobe Reader-t). Ily módon a rendszer bevezetése sem az IT támogató infrastruktúra fejlesztését, sem plusz karbantartási feladatok felvételét nem igényli. „A tavalyi évben a Central - Drinks Kft, a CBA franchise tagja, tízmilliárd forintos nagyságrendű forgalmat bonyolított, melyhez 1 milliónál is több számlát bocsátott ki. Az általunk fejlesztett dokumentumkezelő software segítségével, melyet a már meglévő vállalatirányítási informatikai rendszerbe integráltunk, üzembe helyezése óta 600 000 számla dokumentum másodpéldányának előállítási és tárolási erőforrásigényét spórolták meg. Ügyvitelük gyorsabbá vált, továbbá kímélve a környezetet, több mint 3,5 tonna papírral kevesebbet használtak” – mondta az értékesítési vezető példaként.
 

Trend ROVAT TOVÁBBI HÍREI

TECHXPO 2024: Már közel 360 ezren töltötték le a Digitális Állampolgár mobilalkalmazást

Megnyitotta kapuit a TECHXPO 2024, Közép-Európa legnagyobb tech csúcstalálkozója Budapesten. A négynapos rendezvény fajsúlyos nemzetközi konferenciaprogrammal indult, melynek nyitóelőadását Rogán Antal, a Miniszterelnöki Kabinetirodát vezető miniszter tartotta a Digitális Állampolgárság témájában. Előadott még a konferencián többek között Gerd Leonhard, a világ TOP 10 jövőkutatóinak egyike, Hong-Eng Koh, a Huawei Technologies globális közszolgálati iparági vezető kutatója, illetve Bojár Gábor, a Graphisoft alapítója is.

2024. november 22. 19:55

A Tenstorrenttel közösen fejleszti mesterségesintelligencia-megoldásait az LG

Az LG Electronics (LG) és a Tenstorrent bejelentette, hogy kibővítették együttműködésüket, amelynek célja a globális piacra szánt SoC-k, (System-on-Chips, azaz egylapkás rendszerek) fejlesztése. A partnerség révén az LG célja, hogy tovább bővítse a termékeihez és szolgáltatásaihoz használt AI-chipek tervezésében és fejlesztésében rejlő lehetőségeket. A vállalat elkötelezett az AI-alapú innovációk előmozdítása mellett, különösen a háztartási készülékek, az okosotthon-megoldások, valamint a jövőbeli mobilitási és kereskedelmi fejlesztésének területén.

2024. november 22. 18:14

Franciaországban már a mesterséges intelligencia deríti fel a villanyóraleolvasási hibákat

Az ENEDIS, Franciaország villamosenergia-hálózati elosztója az SAP Signavio Process Mining és az SAP Business AI megoldásait választotta annak érdekében, hogy automatizálja a mérőleolvasások során észlelt anomáliák megoldását, és megbízható számlázást garantáljon mintegy 600 000 üzleti ügyfelének.

2024. november 22. 14:58

A Vezetők között a Schneider Electric az e-autók töltését menedzselő megoldások piacán

A Vezető megoldásszállítók közé sorolta az IDC kutatócég „MarketScape: Worldwide Electric Vehicle Charging Management Solutions 2024 Vendor Assessment” elemzése a Schneider Electricet az elektromos járművek töltését menedzselő rendszerek piacán. A vállalat megoldásai átfogó töltőinfrastruktúra-kezelést biztosítanak a skálázhatóságra, a megbízhatóságra, a biztonságra és a felhasználói élményre összpontosítva.

2024. november 22. 13:17

Rébuszok helyett kézzelfogható megoldások a NIS2 fejtörőhöz

Nagy érdeklődés övezte a Gábor Dénes Egyetem NIS2 konferenciáját. Ennek egyik oka a téma aktualitása, hiszen a kiberbiztonság szavatolása kötelező törvényi előírás az érintett vállalatok részére. A másik ok, hogy kevés az egész folyamatot átfogó és bemutató esemény, amely nemcsak a NIS2 irányelvben meghatározott jogszabályi előírásokat mutatja be és értelmezi, hanem kézzelfogható, gyakorlati megoldásokat is kínál a vállalatok részére. 

2024. november 22. 11:39

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Idén is keresi a digitális szakma női példaképeit az IVSZ és a WiTH

2024. november 22. 16:40

Huszadik alkalommal adták át a Hégető Honorka-díjakat

2024. november 21. 16:58

Hosszabbít ’Az Év Honlapja’ pályázat!

2024. november 19. 09:54

Törj be a digitális élvonalba: Nevezz ’Az Év Honlapja’ pályázatra!

2024. november 14. 16:36