Prim Hírek

Workflow. Az IQSYS rendszereinek fejlődése a workflow-menedzsment alkalmazásának oldaláról indult el. Első implementációik egy dobozos gyári rendszer felhasználásával kliens-szerver architektúrában működtek. Kezdettől rendelkezésre állt a workflow-ra jellemző folyamattervező modul, kliensoldalon a felhasználó feladatainak, dokumentumainak fogadására szolgáló munkakosár, a háttérben pedig az adatok tárolása Oracle-adatbázisban történt. A rendszerek alapját minden esetben az iktatómodul képezte, amelyben a szervezethez beérkező vagy onnan kiküldésre kerülő dokumentumok azonosítása történt meg. Ezt követően indult el a beérkezett és regisztrált dokumentum az ügykezelési folyamatok során, amelyek például ügytípusok alapján különbözőek lehettek. Referencia erre a megoldásra többek között az Agrárintervenciós Központ, ahol az agrárpályázatok szakmai nyilvántartását végző rendszerrel valósult meg adatszintű integráció.

1999-ben Magyarországon elsőként fejlesztették ki Oracle workflow engine-en alapuló megoldásukat (ERSTE Befektetési Rt.). Ez már a kor követelményeinek megfelelően háromrétegű architektúrában történt (adatbázis- és alkalmazásszerver, böngészős kliens). Ennél a megoldásnál nem volt megkötve az ügyfelek, a tervezők és a fejlesztők keze, így a felhasználói felületek és a funkcionalitás terén csak a képzelet szabott határt. A workflow engine alkalmazása mellett dokumentum- és tartalommenedzsment-funkcionalitást kellett biztosítani a munkafolyamatokhoz kapcsolódóan. A felhasználónak a webes felületről lehetősége nyílt a rendszerben tárolt dokumentumot letölteni, szerkeszteni, visszaírni (check out, check in), és az Oracle-adatbázisra épülő fejlett jogosultsági rendszer mentén szabályozott lett a mappák és dokumentumok létrehozása. A dokumentumok adatai alapján történő keresést önálló keresőfelület segítette. A Magyar Országos Levéltárban és a Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőségnél a rendszer már ily módon került implementálásra.

Az alapvető iktatási és ügykezelési feladatokon túl számos, üzletileg vagy a szervezet működése szempontjából kritikus folyamat támogatását valósították meg: beszerzés, publikáció, számlanyitás, szállítói számlaigazolás (Ganz Transelektro Villamossági Rt.), vevőszolgálat és reklamációkezelés (Euromacc Kft.), minőségirányítási dokumentációs rendszer működtetése (Sony Hungária Kft.), helpdesk, utazásengedélyezés stb.

Enterprise Content Management. A vállalati szintű tartalomkezelés a workflow-nál szélesebb körű funkcionalitást biztosít. Alkotóelemei közé tartozik maga a workflow- és folyamatkezelés, a keresés és kategorizálás, a tartaloméletciklus-kezelés, a dokumentumkezelési funkciók, valamint a tartalomelosztás.

Kezdetben kizárólag az Oracle-adatbázis felhasználásával építették fel a szakmai folyamatokban használt vagy ott keletkezett dokumentumok kezeléséhez szükséges rendszereket. A folyamatokban felhasználásra kerülő dokumentumok az adatbázis mellett létrehozott fájlrendszerben tárolódtak, ahol szigorú, adatbázisban rögzített hozzáférési szabályok, jogosultságok mentén nyílt alkalom az elérésükre. Ez kiindulópontot jelentett a fejlesztések következő generációjához, amikor már a dokumentumokat is az adatbázisban tárolták. Ez adott alapot arra, hogy a dokumentumokat a tartalmuk szerint is visszakereshetővé és kategorizálhatóvá tegyék. Minden módosítást naplóztak, és az egyes dokumentumverziókat is vissza lehetett keresni.

Az Oracle-technológia az elmúlt másfél évben jelentős eszközöket adott a cég fejlesztőinek kezébe a vállalati tartalom- és dokumentumkezelési feladatok megoldására. Az Oracle már 9iAS portálmegoldásaival - dokumentum-útvonal és -életciklus követése, check out, check in, keresési és csoportosítási funkciók, tartalom automatikus osztályozása - segítette a tartalomkezelést. Emellett megjelent egy másik termék, az Oracle 9iFS, amely robusztus eszközként központi tárolási lehetőséget és rugalmas tárolási szerkezetet, verziókezelést és hozzáférési kontrollt ad az e-maileknek, dokumentumoknak, prezentációknak, audio- és videofájloknak. Az Oracle 9iFS funkcionalitását és felhasználói felületeit egyedileg, a felhasználói igényeknek megfelelően lehet kialakítani az Oracle által biztosított fejlesztői eszközkészlettel (SDK).

A Collaboration Suite által tartalmazott Oracle Files lehetővé teszi a vállalatok számára a beruházási és üzemeltetési szempontból költségtakarékos, központi e-mail és fájlszerver-szolgáltatások megvalósítását. A Files rendelkezik előre definiált felhasználói felületekkel, és beépített lehetőségként tartalmazza a workflow-t, a kiterjesztett tulajdonságlistát, a verziókezelést és a tartalom alapú keresést.