Prim Hírek

Másfél éve készült ASP-összeállításunk riportalanyai a jövőt illetően úgy vélekedtek, hogy ennek a szolgáltatásformának az irodaautomatizálás, a csoportmunka és az iratkezelés terén lehet igazán jövője. Mivel az üzletvitelt meghatározó adatok házon kívüli szervereken való elhelyezésétől, ahogy Gaál Péter megjegyzéséből kiderült, világszerte ódzkodnak a cégek, a dokumentumkezelés mint az üzletmenet szempontjából ártatlanabbnak tűnő terület alkalmasabbnak látszott erre. A tények azonban rácáfoltak a fentiekre. A világon sehol sem lett az ASP-ből üzletág. Gaál szerint többek között azért, mert elfelejtve, hogy az emberi gondolkodásmód nem tud lépést tartani a technológia fejlődésével, át akartunk ugrani egy fejlődési fokot. "Az integrált megoldások területén az ASP csupán részszolgáltatás lehet. A kimaradt lépés az ASP ugródeszkájának is tekinthető, ahhoz pénzügyileg hasonló, de nem házon kívüli szolgáltatással kombinált konstrukció, a költségként elszámolható licencbérlet" - mondja Gaál.

A hazai cégek körében az ASP-nél jelenleg sokkal kedveltebb konstrukció a Microsoft OSL (Open Subscription Licence), de az Oracle-nek és más szállítóknak is van hasonló ajánlatuk. Az ügyfelek - pl. a Microsoft esetében hároméves szerződést kötve - általuk megválasztott időközönként költségként elszámolható használati díjat fizetnek a szállítónak, s a szoftverhasználat mellett, ha igénylik, upgrade-költségek nélkül mindig a legfrissebb szoftververziót használhatják. "Idehaza is - a nagyvállalatok után a középvállalatok körében ugyancsak - mind jobban terjedő konstrukcióról van szó. Ez utóbbi szegmensben ma már több tízezer PC, illetve hozzávetőleg ezer szerver található, így itt játszhat majd egyre jelentősebb szerepet a szolgáltatásként kapott ASP" - véli Gaál Péter.

Kiszolgáltak - kiszolgáltatottak?

Az elmondottak nem jelentik azt, hogy a jelenlegi ASP-ügyfelek ne lennének biztonságban - hangoztatja Gaál. Gazdaságos működésük nincs veszélyben, hosszú távon megtérülnek a befektetések.

A jövőben a szinte már szétválaszthatatlan informatikai és távközlési beruházásoknál figyelembe kell venni, hogy melyek a mindenképpen házon belül kezelni kívánt szoftverek, és melyeket érdemes inkább költségként elszámolva ASP-szolgáltatásként igénybe venni. Külföldi tapasztalatok azt mutatják, hogy az OSL-konstrukciót elfogadók lesznek többen, s ez inkább a közepes cégek szolgáltatásává válik. Azoké, amelyek elég nagyok már ahhoz, hogy a megoldás gazdaságos legyen számukra, illetve amelyek nem elég méretesek még ahhoz, hogy eltartsák a házon belüli informatikát.

Licenckavalkád

Valamennyi vállalat komoly erőforrásokat mozgósít, hogy kiválassza a működését legmegfelelőbben támogató alkalmazásokat. A technológiai elvárások definiálásával egyenértékű szempont, hogy a leggazdaságosabb, illetve a szervezet költségvetéséhez legmegfelelőbben illeszkedő - lehetőleg a folyamatos karbantartást, támogatást, frissítést stb. is biztosító - konstrukcióban történjen a vásárlás.

Ám a licenckonstrukciók kiválasztása - különösen nagyvállalati környezetben - nem egyszerű feladat. Ennek oka, hogy szoftverbeszerzéskor nem tulajdon-, hanem használati jogot vásárolunk. A szellemi termék tulajdonosa szabadon megszabhatja a programhasználat engedélyezési feltételeit, amelyeket a licencszerződés tartalmaz. Mondhatnánk ezek alapján, hogy "ahány gyártó, annyi szokás", de a helyzet még ennél is összetettebb, mivel a gyártó egy szoftvert többféle licenckonstrukcióban kínálhat. Ez utóbbi műfajnak számos neves cég is kiemelkedő művelője, és akkor az egyedi fejlesztésű szoftverek színes palettája még szóba sem került.

Az IPR-Insights magyarországi nagyvállalatok körében végzett felmérése és projekttapasztalatai alapján elmondható, hogy a cégek jelentős részénél egyidejűleg találhatók túl-, illetve hiányosan licencelt szoftverek, azaz a használatukhoz szükségesnél hol több, hol meg kevesebb licencet vásárolnak. Mindezek mellett - bár talán elsőre valószínűtlenül hangzik - sok esetben egyszerre tapasztalható licenchiány és -felesleg. Tévedés ne essék, ez nem az ügyfél tudatlanságából fakad, csupán abból a tényből, hogy a licenckonstrukciók már-már átláthatatlan kavalkádjából nem is olyan egyszerű a legmegfelelőbbet kiválasztani. Egy több száz, esetleg több ezer gépet üzemeltető vállalat esetében azonban már néhány százalékos túlbecslés is többmilliós felesleges költségterhet jelenthet. A néhány százalékos alulbecslés pedig súlyos, a jogi, az anyagi és az üzletviteli biztonságot fenyegető kockázatokat hordoz magában.

Ezért van létjogosultsága az önálló szakmává fejlődött licencelés- és szoftvereszköz-menedzsmentnek, becenevén SAM-nek (Software Asset Management), és válik értékes szolgáltatássá a szoftverbeszerzési tanácsadás. Ez utóbbi hozzáértő, a licencértékesítésben nem érdekelt, így nem túlbiztosításra utazó tanácsadót alkalmazva érheti el igazán a célját.

Külön szakértelmet igényel a szoftverlicencek könyvelése és kezelése, különösen azokban az esetekben, amikor a vállalatcsoport egy nemzetközi szerződés keretében vásárol. A különféle cégátalakulások, kiválások, összeolvadások, megszűnések és jogutódlások esetében a bokros teendők között a szoftverlicencek elrendezése gyakran elsikkad.

Speciális esetek

Az outsourcing és az ASP esetében a licencelés eltér a házon belüli használatra alkalmazottól. Informatikai outsourcingkor a szoftver- és hardvereszközök kihelyezését a számvitel szempontjából is fontos megfelelően előkészíteni. Többek között lényeges kérdés a szolgáltatóhoz kerülő informatikai vagyon megállapítása, mivel jellemzően már értékcsökkentett vagy leírt szoftverekről, illetve hardverekről van szó, amelyeknek a könyv szerinti és a piaci értéke néha jelentősen eltérő. Ennek pedig számos adózási és könyvelési vonzata lehet.

A szoftvereszközök kihelyezésekor a licencek tekintetében is alapos előkészítésre van szükség, amelynek során tisztázni kell, hogyan szabályozza a szoftver gyártója, azaz a szerzői jog tulajdonosa a kihelyezési tevékenységet. Létezik olyan licenctípus, amely feltétel nélkül átadható az outsourcernek, de legtöbbször szükséges a gyártó engedélye, illetve külön licenckonstrukciókkal vagy outsourcing-szerződésekkel oldják meg a kihelyezett üzemeltetésből adódó kérdéseket. Természetesen szerződésenként változhat, de a licencek kezelése, a szükséges feltételek és kötelezettségek ismerete jellemzően a szolgáltató feladata. A szoftverlicencekhez is tanácsos egy "due diligence" típusú alapos átvilágítást elvégezni, amely objektív és hiteles értékelést ad a vállalat licencállományáról, megmutatja a rendelkezésre álló források elosztását és használatát, az esetleges problémákat.

Érdemes tudni, hogy a gyártó licencszerződésben megfogalmazott engedélye változatlanul egy adott felhasználó cégre vonatkozik, tehát az esetleges mennyiségi kedvezményeket sem az outsourcer, hanem a végfelhasználó kapja, csak a licencek kezelése, a szoftverbeszerzések lebonyolítása és az üzemeltetés kerül át az outsourcer feladatai közé. Többek között ebből adódik az is, hogy pusztán azért, mert egy outsourcer több különböző vállalatot szolgál ki, nem tud kedvezőbb licencárakat biztosítani ügyfeleinek.

A speciális outsourcing-formációnak is tekinthető ASP szolgáltatója nem feltétlenül a szokásos módon, az ügyfél által korábban beszerzett eszközök kihelyezését követően szolgáltat, hanem egy általa felépített rendszer funkcióit és üzemeltetését értékesíti. Ennek megfelelően itt a szoftverek licencszerződései a fentiektől eltérőek, azokat a szolgáltató az ügyfelektől függetlenül, közvetlenül a gyártóval köti meg. Ezek a szerződések jellemzően az adott időszakban az adott rendszerhez hozzáférő felhasználók számával arányos díjakat tartalmaznak, ezért lehetséges, hogy az ASP akár napi hozzáférés után számláz az ügyfeleinek, és nem az örökös használati díj arányos részét fizetteti meg.