Prim Hírek

Az elektronikus üzletvitel nagyon érdekes, de a médiában alulreprezentált területe a szervezeti beszerzések (procurement) támogatása. Mit is jelent ez a fogalom? Az intézmény működéséhez szükséges, a fő értékteremtést támogató, rendszeres beszerzések számítógépesítését. Ezek a beszerzések rendszeresek, rutinszerűek, nem igényelnek egyedi döntéseket, viszont a költségeket jelentősen befolyásolják. A szervezeti beszerzések leggyakoribb tárgya az irodaszerek beszerzése (természetesen tágan értelmezve, vagyis a papír-írószeren kívül itt szerepelhetnek a bútorok, számítógép-tartozékok stb. is). Az internetes értékesítés, illetve az elektronikus áruházak elterjedésével ez a kör lassan könyvekkel, folyóirat- és online tartalom-előfizetéssel, szoftverekkel, sőt internetes pénzügyi szolgáltatásokkal vagy akár bedolgozókkal bővülhet.

A szervezeti beszerzések számítógépes támogatásának fő funkcióit egy eszköz példáján érdemes áttekinteni. Az eszköz a Sun- Netscape Alliance (SNA - a Sun, a Netscape és az AOL közös vállalkozása) BuyerXpert terméke, amelynek magyarországi szállítója az Icon Számítástechnikai Kft. Probojcsevity Ottó az EC 2000 rendezvényen e témában tartja előadását.

A BuyerXpert filozófiája a következő: adjunk egy internetes felületű katalógust dolgozóinknak, amelyben a munkakörüknek megfelelő választékból kedvükre böngészhetnek. Rendeléseket adhatnak fel, szolgáltatásokat, erőforrásokat foglalhatnak. A rendszer ezeket a kéréseket összegyűjti, ellenőrzi a megfelelő költségkereteket, kikéri az esetlegesen szükséges vezetői jóváhagyásokat, és az így összegyűjtött rendelésállományt a megkötött keretszerződésekhez igazítja. Ezek után az áruk útját követi a szervezet ügyviteli rendszeréhez kapcsolódva, a megrendeléstől a számla kiegyenlítéséig, illetve az adott tétel lekönyveléséig.

A megvalósított funkciólista az alapfunkciókon kívül számos olyan elemet is tartalmaz, melynek felbukkanása nem magától értetődő, de a használat során jelentős segítséget jelent: mód nyílik külső logisztikai, pénzügyi vagy kontrollingprogramokhoz való csatlakozásra, a vásárlói szokások automatikus elemzésére, ezáltal a készletezés optimalizálására vagy a belső telefonos támogatás ilyen irányú kiterjesztésére is.

Az internetes technológiák használatával természetesen ez a lista tovább bővíthető, és a legkülönbözőbb kívánságok is teljesíthetők: automatizálhatjuk például a sajtófigyelő cégek számára kijelölendő kulcsterületek kiválasztását, saját értékesítési hálózatunk belső ellátását, a dolgozók juttatásainak kezelését vagy a kiküldetések költségelszámolását is.

A BuyerXpert bevezetési tapasztalatai azt mutatják, hogy a számítógépesített beszerzés és társterületei nem kizárólag a nagy megtérülési mutatókat produkáló nagyvállalati környezetben hasznosak: a BuyerXperttel rokon SNA-termékekre épített intranetek beszerzőmoduljai már a tíz-egynéhány fős szervezeteknél is gyors megtérülést garantálnak, és a cég belső működésének, partnerkapcsolatainak jelentős javulását hozzák.

Érdekes elgondolkodnunk a szervezeti beszerzések számítógépesítésének szállítóoldali hatásain is: lehet, hogy az eddigi kulcstényezők - mint például a jól képzett értékesítési csapat, a gyors szállítás és a kitűnő termék - már nem elegendőek a sikerhez. Néhány éven belül azok lesznek az adott területet uraló szállítók, amelyek igazán be tudnak épülni a vásárló szervezetek folyamataiba. Várhatóan a szállítói szemléletet is átformálják a számítógépes megrendelések. Az internet ilyen vonatkozásai tegnap még utópisztikusnak tűnhettek, holnap pedig már nem marad a piacon olyan szereplő, aki ne élne az új technológiákkal.

A vázolt helyzet olyan létező jelenséget ír le, amellyel előbb-utóbb minden cég szembesül, csak rajtunk múlik, hogyan éljük meg a változásokat: kényszerként, amelyet a piac ránk erőltet, vagy lehetőségként, amellyel néhány folyamatunkat átszervezve új értéket teremthetünk.