Dokumentumkezelés, információdigitalizálás

Széll András, 2002. július 27. 11:34
A számítógépes ügyintézés terjedésével előbb-utóbb szinte minden intézmény és szervezet potenciális felhasználója lehet a dokumentumok elektronikus feldolgozását professzionális szinten megvalósító rendszereknek. Ma a nagy irattárral dolgozó bankok, biztosítók, szolgáltatók, a nagy iratforgalommal rendelkező intézmények és vállalkozások, valamint a rendszeres és tömeges adatbegyűjtéssel foglalkozó szervezetek alkotják az elsődleges felhasználói kört. Az Online Marketing Ügynökség (OMA) júniusban a Gundel étteremben megtartott konferenciáján a hardver- és szoftverszállítók, valamint a tanácsadócégek előadói avatták be a hallgatókat az elektronikus dokumentumkezelés rejtelmeibe.
A dokumentumok keletkezése és kezelése minden gazdálkodó, állami és önkormányzati szervezet működésének szükségszerű velejárója. A dokumentumkezelési megoldások hozzásegítik ezeket a szervezeteket, hogy olyan elektronikus iratkezelési rendszereket, szabályokat és megoldásokat alakítsanak ki saját elvárásaiknak és belső szabályozásuknak megfelelően, amelyek valóban a tényleges feladatok megvalósítását segítik elő, és hozzájárulnak munkájuk hatékonyságának növeléséhez.

Az elektronikus dokumentumkezelés két alapvető, kezdő folyamata az imaging, vagyis a dokumentum képének számítógépre vitele, és a felismerés, azaz a dokumentum megfelelő azonosító jegyeinek tartalmi vagy formai alapon történő felismerése. Ezek segítségével a papíron tárolt információ beszkennelés után elektronikus információvá alakul át. Az eljárást végző szoftver a bevitelt követően a dokumentum tartalmát indexeli, majd felismeri, és a megfelelő helyen tárolja, hogy az információ a visszakeresési folyamatban megjeleníthető, kezelhető és akár újranyomtatható legyen. A beviteli (capture) folyamatban kiemelt szerepük van a képfeldolgozó kártyáknak. A szkennerhez választott vezérlőkártyának minden körülmények között névleges sebességgel kell tudnia kezelni a szkennert, és fogadni a felőle érkező adatfolyamot. Ezek a vezérlőkártyák külön számítógépet jelentenek a komputeren belül. Párhuzamos feldolgozó processzoraikon saját operációs rendszer fut, így a kép feldolgozásával egyidejűleg algoritmusok segítségével annak megtisztítását, minőségének javítását, komprimálását, valamint az adott formátumban történő tárolását is elvégzik.

A dokumentum a bevitel és a felismerés után archiválásra kerül, ami biztosítja a dokumentum eredeti képének megőrzését, illetve egyszerre több felhasználóhoz történő eljuttatását. A rendszereken belül jogosultságok alakíthatók ki, amelyek szabályozzák az egyes dokumentumokhoz történő hozzáférést, és amelyekkel adott esetben akár egy lapon belül is titkosíthatunk bizonyos részeket az egyes felhasználók előtt. Az archivált dokumentumok így az engedélyezett munkaállomások számára hozzáférhetők, és keresésük bármely indexálásra került adat alapján lehetséges. Természetesen arra is van mód, hogy az egyes dokumentumok akár intra-, akár interneten keresztül megnyithatók és szerkeszthetők legyenek, majd a szerkesztés utáni verzió új dokumentumként is tárolható.

A dokumentumkezelés egyik érdekes része a tudásmenedzsment. Azáltal, hogy a dokumentumok indexálása és szűrése tartalmi (!) feltételek alapján is lehetséges, megvalósítható például, hogy egy nagyvállalat humánerőforrás-osztályához beérkező több ezer önéletrajz szűrése automatikusan megtörténjen. Az egyes logikai kapcsolatok, szófordulatok, tipikus szerkezetek tárolása és szabályként való rögzítése segítségével pedig tanulásra képes informatikai rendszerek alakíthatók ki a vállalaton belül.

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Gépek is rajthoz állnak a most induló Országos IT Megmérettetésen

2024. október 28. 18:06

Megnyitott a Vatera Galéria, a válogatott műtárgyak új platformja

2024. október 22. 15:25

Egy év alatt 45 milliárd forintot loptak el tőlünk a digitális bűnözők

2024. október 15. 16:51

Idén már ezernél is több résztvevőt várnak a Service Design Day-re

2024. október 7. 09:59