Haitec, IBM: kísérleti elektronikus levéltár

Kovács Attila, 2002. szeptember 26. 12:30

A Magyar Országos Levéltár még 2001. novemberében elhatározta, hogy egy kísérleti levéltári rendszert létesít, amellyel az elektronikus levéltárat modellezi. A rendszert hat hónap alatt a Haitec Magyarországi Kft. építette ki az IBM tartalomkezelő Content Manager szoftverére és szervereire alapozva - jelentették be a levéltárban szeptember 26-án tartott sajtótájékoztatón.

A Magyar Országos Levéltár jelenleg 800 intézménytől vesz át iratokat. Az elektronikus levéltár megvalósításának célja, hogy az iratok átadására kötelezett szervek az eredetileg elektronikus formában keletkező dokumentumokat (levelezést, adatbázisokat, nyilvántartásokat) elektronikusan továbbítsák a levéltár felé, ahol azokat a megfelelő formában digitálisan tárolják.

Mágnesszalagon már a nyolcvanas évek végén kerültek elektronikus iratok a levéltárba, ma azonban szinte lehetetlen az elolvasásuk, mert a két évtizeddel ezelőtti technika már eltűnt. Az elektronikus levéltár koncepciója hosszú távú. Az elektronikusan tárolt dokumentumokat évszázadok múltán is el kell érni, így az elektronikus levéltár bővíthető, biztonságos, szabványos iratkezelési technológián alapul, kizárja az utólagos módosításokat. Az elektronikus levéltári rendszer lehetővé teszi az állomány fogadását, rendszerezését, tárolását s a kutatói igények kiszolgálását akár webes felületen is.

A kísérleti elektronikus levéltári rendszer kipróbálása során három különböző hivataltól vettek át állományokat, melyeket indexadatokkal láttak el a kereshetőség érdekében, majd egy tizennégy színtű levéltári nyilvántartási hierarchia megfelelő részében helyezték el őket. A kísérleti elektronikus levéltár több mint 200 féle adatformátumot képes kezelni, köztük e-mail, HTML, MS Office fájlokat. A dokumentumok távolról is elérhetőek.

A levéltár, az IBM és a Haitec a projekt során olyan Európában egyedülálló, működő archiválórendszert hozott létre, amely az elektronikus iratok hosszú távú levéltári megőrzésének problémájával küzdő nemzetközi levéltári közösség számára is példaértékű. A tapasztalatok alapján a levéltár szerint megvalósítható az államigazgatásban keletkező elektronikus iratok levéltári átvételét, megőrzését, feldolgozását és használatát biztosító végleges rendszer kialakítása, melyre megfelelő kormányzati döntés esetén kerülhet sor.