Egyszerű digitális archiválási megoldás a Ricoh-tól
A DigiDocFlow rendkívül egyszerű megoldást kínál az irodai archiválásra, a Ricoh multifunkciós berendezéseihez. Az alkalmazás áthidalja a papír alapú dokumentumok és a digitális adatbázis közötti szakadékot; segítségével bármilyen papír alapú dokumentum három egyszerű lépésben archiválható majd bármikor visszakereshető.
A vállalkozásoknak manapság jogi, gazdasági és egyéb okokból szükségük van bizonyos dokumentumok – akár hosszabb távú – tárolására. Bár számos fejlett eszköz és szoftver áll az irodák rendelkezésére, a dokumentumokat legtöbbször mégis a helyi munkaállomásokra mentik el, ami nagymértékben megnehezíti azok kezelését, visszakeresését.
Kifejezetten az irodai archiválásra ajánlja a Ricoh DigiDocFlow nevű alkalmazását, melynek segítségével bárki könnyen és gyorsan digitalizálhatja, archiválhatja dokumentumait. A szoftver három egyszerű lépésben képes a dokumentum szkennelésére és intelligens hálózati tárolására, bármilyen adatbáziskezelő-, dokumentumkezelő- vagy CRM rendszerrel kompatibilis módon. Kapcsolatban áll az informatikai hálózattal, de futtatásához nem szükséges dedikált szerverkörnyezet. A DigiDocFlow egy biztonságos, központosított archiváló program, amely összekapcsolható a már telepített XML alapú alkalmazásokkal, ezzel kizárva a dokumentumvesztés kockázatát.
A DigiDocFlow szoftver digitalizálja az eredeti papír alapú dokumentumokat és megadott indexadatok beépítésével automatikusan elmenti őket. Ezek után bármely dokumentum, bármely időpillanatban egyetlen gombnyomással visszakereshető. A szövegen belüli keresést 100 százalékig támogató PDF-formátum nemcsak gyors és pontos keresést tesz lehetővé, de kifogástalanul kezeli a magyar ékezeteket, és digitális bélyegző elhelyezésére is képes a PDF állományon. A dokumentumok a szkennelés után akár .pdf, .doc, .tiff, .jpg vagy .xls formátumban is rendelkezésre állnak.
A dokumentumok visszakereséséhez egyszerűen csak be kell gépelni a keresett dokumentum egy kulcsszavát – mint például egy ügyfélnevet, egy dátumot, vagy egy árat – és a keresett fájl már fel is tűnik a képernyőn. A különböző keresési kritériumok dokumentumhoz rendelésével, a hálózaton keresztüli dokumentum-elérés és -kezelés személyre is szabható.
A DigiDocFlow mindemellett sokféle vonalkód szabványt tud értelmezni, a vonalkód információt feldolgozva egyaránt használható a dokumentumok kötegelt szkennelésére, illetve indexadatok megadására a felhasználó közvetlen beavatkozása nélkül is.
A DigiDocFlow a felhasználók igényeinek figyelembevételével került kifejlesztésre, használata rendkívül egyszerű: nem kell programozni, és nincs szükség betanításra sem. Magától értetődő működésének köszönhetően bárki elboldogul használatával, hiszen mindössze követni kell a Ricoh eszköz kijelzőjén látható egyszerű utasításokat. A dokumentum három lépéssel eltárolható a kiválasztott könyvtárba: csak be kell helyezni a Ricoh készülék lapadagolójába, ki kell választani a célkönyvtárat és megnyomni az indítógombot. A rugalmas adatbázis struktúrának köszönhetően a szoftver nemcsak a felhasználók, de a rendszergazdák munkáját is megkönnyíti.
A DigiDocFlow a már rendelkezésre álló interfészek segítségével bármely dokumentum-menedzsment rendszerrel összekapcsolható, nagyvállalati környezetbe is könnyen illeszthető; ekkor az alkalmazás csak az input oldali, szkennelési funkciókat egyszerűsíti és a bővített, bonyolultabb feladatokat a dokumentum-menedzsment rendszerre bízza. Leghatékonyabban a Ricoh Dokumentum szerverével képes együttműködni.
A DigiDocFlow egyszerű és mégis biztonságos szkennelési megoldást kínál az Equitrac költségfigyelő rendszer keretein belül is. A felhasználó mindössze azonosítja magát Pin kódjával vagy kártyájával az Equitrac felhasználói között, a Ricoh multifunkciós berendezés pedig az összes személyes információt a DigiDocFlow rendelkezésére bocsátja. Így lehetséges az egyedi jellegű szkennelés, ahol nincs szükség a felhasználó további beavatkozására – pl. saját e-mail cím vagy könyvtár megadására.
Kapcsolódó cikkek
- Új Ricoh multifunkciósok: Aficio SP 3400SF/SP 3410SF
- Komplett rugalmas irodai dokumentummegoldások App2Me funkcióval
- A Xerox az Affiliated Computer felvásárlásával az élre tört
- Biomasszából készült festéktoner
- Sikeres Ricoh-MTA SZTAKI k+f együttműködési projekt
- Megjelent az EMC My Documentum termékcsaládja
- Együtt fejleszt az Adobe és a Canon
- Új lehetőség SAP Business One felhasználóknak
- Vállalati szuperportál otthoni munkára
- Radikálisan új: cserélhető szenzoros Ricoh fényképező
Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Új elnökségi tagokat választott a Magyar Marketing Szövetség
A szakma meghatározó szervezete, a Magyar Marketing Szövetség (MMSZ) május 15-én, a Haris Parkban szervezte tisztújító közgyűlését, amelyen a tagok kibővült, immár 18 tagú Elnökséget választottak, amelyben továbbra is a hazai marketing és kommunikációs szakma meghatározó döntéshozói, illetve szereplői kaptak helyet.
Jön az év legnagyobb innovációs és startup fesztiválja
A 2015-ben indult Startup Safari Budapest hazánk egyik legnagyobb startup konferenciájaként idén ismét megnyitja kapuit, június 11-én 12 helyszínen közel 100 előadással és interaktív programmal várja az érdeklődőket, melynek során számos hazai szakember mellett nemzetközi előadókkal élőben is lehet majd találkozni és kérdezni tőlük. Nemcsak üzleti, hanem mélyebb technológiai és innovációs témákkal foglalkozik az esemény, angol és magyar nyelven egyaránt.
Teljes mértékben napenergiával működtethető a Lenovo üllői gyárának innovációs központja
Új, a nagy teljesítményű számítástechnikai (HPC) innovációkat ellátó napelemeket telepített a Lenovo üllői gyártóüzeme. A vállalat 2023 októberében átadott létesítményében működő globális innovációs központja ezáltal azt is biztosítja, hogy az ügyfelek 100%-ban napenergiával tesztelhessék a HPC-munkaterhelést.
Így működnek majd a távfelügyelt boltok
A közelmúltban jelentették be, hogy rövidesen Magyarországon is elindulnak az első úgynevezett „hibrid” boltok, melyek nappal a ma ismert formában, a megszokott nyitvatartási időn kívül pedig személyzet nélküli üzemmódban várják a vásárlókat. A lehetőség technikai feltételeiről, illetve a használatának módjáról a megoldást fejlesztő Laurel Kft. május 15-i retailkonferenciáján közöltek részleteket.